Gestão de processos: o que é e um guia para a eficiência

Aumente a eficiência e produtividade da sua empresa com uma estratégia de gestão de processos eficaz. Melhore seus resultados hoje mesmo!
Rackel
04/03/2024 | 8 min

A busca por eficiência, qualidade e alinhamento de processos é essencial para o sucesso de uma organização. Nesse contexto, a gestão de processos surge como uma abordagem estratégica fundamental para entender, otimizar e controlar as operações de uma empresa.

Ao focar na análise, design, execução e monitoramento dos processos, a gestão procura não apenas melhorar a forma como o trabalho é realizado, mas também garantir que as metas da organização sejam alcançadas de maneira eficiente. 

Pensando nisso, a Ploomes preparou este conteúdo para explicar tudo o que você precisa saber sobre a gestão de processos e um guia para implementar na sua empresa.

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma estratégia para entender, controlar e otimizar as operações de uma organização. Ela envolve a análise, o design, a execução e o monitoramento dos processos para garantir que todos atinjam eficiência máxima

Em resumo, se trata de um conjunto de práticas e metodologias destinadas a melhorar a forma como o trabalho é realizado dentro da empresa, com foco total em alcançar metas organizacionais específicas, relacionadas ao crescimento, aumento das vendas, entre outras.

Depois de adotar a gestão de processos, as organizações conseguem visualizar melhor seus fluxos de trabalho e identificar áreas de melhoria. Isso permite fazer ajustes contínuos para aumentar a eficiência, a qualidade e a capacidade de resposta às demandas do mercado.

Benefícios da gestão de processos

Implementar a gestão de processos traz muitos benefícios, como o aumento da eficiência operacional e a melhoria da qualidade dos produtos e serviços oferecidos. Mas essas não são as únicas vantagens dessa estratégia:

Aumento da eficiência operacional

Um dos principais benefícios da gestão de processos é o aumento da eficiência operacional. Funciona assim: ao analisar e otimizar os processos existentes, é possível identificar e eliminar atividades desnecessárias, simplificar fluxos de trabalho e reduzir o tempo necessário para completar tarefas. 

Como resultado, isso não aumenta só a produtividade geral, mas também permite que a empresa atenda às demandas dos clientes de forma mais rápida e eficaz. Ou seja, o foco está em unir agilidade e eficiência.

Melhoria da qualidade dos produtos e serviços

Isso ocorre depois que é feito uma análise sobre os processos de produção e entrega de um produto, para identificar as áreas onde a qualidade está deixando a desejar. 

Depois de fazer isso e implementar medidas corretivas para resolver esses problemas, aumenta a satisfação do cliente e reduz a quantidade de retrabalho e custos associados a defeitos ou erros humanos.

Redução de custos e desperdícios

A gestão de processos também ajuda as empresas a reduzir custos e desperdícios desnecessários. O foco está em identificar e eliminar aquelas atividades que não agregam valor ao processo ou substituir elas por outras melhores

Ao melhorar a eficiência dos processos, a empresa consegue reduzir o desperdício de materiais e recursos, o que contribui para uma operação mais sustentável e financeiramente responsável.

Maior alinhamento entre as equipes

Por fim, a gestão de processos também ajuda a promover um maior alinhamento entre as equipes ao documentar e padronizar os processos de trabalho. 

A empresa, com isso, pode garantir que todos os funcionários estejam seguindo os mesmos procedimentos e trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Isso promove a colaboração e aumenta a eficácia geral.

Etapas para implementar a gestão de processos

A implementação bem-sucedida da gestão de processos requer um planejamento cuidadoso. Existem várias etapas-chave que devem ser seguidas ao implementar essa estratégia.

Saiba quais etapas são essas e como fazer:

Identificação e mapeamento dos processos existentes

A primeira etapa no processo de implementação da gestão de processos é a identificação e mapeamento dos processos existentes na organização. 

Isso envolve a documentação detalhada de todos os processos de negócios, desde a entrada de pedidos até a entrega do produto final. 

Análise e identificação de gargalos e pontos de melhoria

Uma vez que os processos tenham sido mapeados, o passo seguinte é fazer a análise detalhada para identificar gargalos e pontos de melhoria. 

Isso pode envolver entrevistas com funcionários, a análise de dados operacionais e a observação direta dos processos em ação. O objetivo é identificar atividades que são ineficientes, redundantes ou que não agregam valor ao cliente.

Redesenho dos processos e definição de indicadores de desempenho

Com base na análise dos processos, a próxima etapa é redesenhar tudo o que for necessário para tornar eles mais eficientes. Isso pode envolver muitos fatores, como simplificar fluxos de trabalho, a automação de tarefas manuais e a revisão de políticas e procedimentos. 

Além disso, é importante definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) que serão usados para monitorar o sucesso dos novos processos implementados e identificar mais áreas de melhoria.

Implementação e monitoramento dos processos

Por último, depois de estruturar os novos processos, é hora de colocar tudo em prática na empresa. Isso envolve:

  • Realizar treinamentos para funcionários; 
  • Atualizar sistemas e tecnologias;
  • Comunicar claramente as mudanças aos colaboradores e gestores. 

Uma vez implementados, esses processos precisam ser monitorados de perto para garantir que estão funcionando conforme o esperado. Lembre, também, de fazer ajustes sempre que achar necessário para melhorar o desempenho.

Metodologias de gestão de processos

Existem várias metodologias diferentes que as empresas podem usar para implementar a gestão de processos, cada uma com suas próprias abordagens e técnicas específicas. Conheça algumas das principais e veja como funcionam:

Kanban

O Kanban é uma metodologia de gestão visual que se concentra na organização e priorização do trabalho. Baseado em um sistema de cartões ou placas, permite que as equipes visualizem o fluxo de trabalho, identifiquem gargalos e priorizem tarefas com base na demanda do cliente. 

Isso serve para promover um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo entre todos, onde as equipes podem responder rapidamente às mudanças no comportamento do cliente e no ambiente de mercado.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de melhoria contínua, é composto por quatro etapas: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir)

Essas etapas são realizadas de forma cíclica, com o objetivo de promover melhorias contínuas nos processos empresariais. O ciclo PDCA é uma metodologia orientada a resultados, que incentiva as equipes a experimentar e aprender com suas experiências.

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Seis Sigma

O Seis Sigma é uma metodologia focada na redução da variabilidade e no aumento da qualidade. Funciona assim: o objetivo é alcançar um nível extremamente baixo de defeitos ou erros em produtos ou serviços.

Uma das principais características do Seis Sigma é se basear em dados e análises estatísticas. Essa metodologia usa uma variedade de ferramentas e técnicas estatísticas para medir, analisar e melhorar seus processos.

Melhores práticas e ferramentas para otimizar os processos de negócios

Além das metodologias de gestão de processos mencionadas acima, existem ótimas práticas e ferramentas úteis para otimizar seu negócio. Entenda cada uma delas com mais detalhes abaixo:

Automação de processos

A automação de processos busca substituir as tarefas manuais por sistemas automatizados, reduzindo o tempo e os recursos necessários para realizar essas atividades. Isso é útil para processos repetitivos, onde o trabalho humano pode ser substituído por softwares.

Ao automatizar processos, é possível aumentar a eficiência operacional, reduzindo erros, acelerando o tempo de execução e liberando os funcionários para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado.

Uso de software de gestão de processos

O uso de software de gestão de processos fornece uma plataforma centralizada para documentar, monitorar e gerenciar todos os processos da empresa, permitindo uma colaboração mais eficiente entre as equipes e uma visão geral mais clara das operações.

Esses softwares contam com recursos como modelagem de processos, automação de fluxo de trabalho, gestão de documentos e análise de desempenho. Isso permite identificar áreas de melhoria, implementar mudanças rapidamente e monitorar o desempenho.

Integração de sistemas e fluxos de trabalho

Outra boa prática é fazer a integração de sistemas e fluxos de trabalho para garantir uma operação eficiente e sem falhas. 

Isso envolve a conexão de diferentes sistemas e aplicativos usados pela empresa, garantindo que os dados e outras informações estejam sempre acessíveis a todos de maneira simples.

Automação dos processos de vendas

Dentro das práticas de otimização de processos de negócios, a automação dos processos de vendas é crucial para a eficiência das operações comerciais. 

Uma das ferramentas mais usadas para automatizar os processos de vendas é o Customer Relationship Management (CRM), que permite gerenciar e analisar todas as interações com clientes e leads.

CRM

Um software CRM permite armazenar informações detalhadas sobre seus clientes, incluindo histórico de compras, preferências de produtos e comunicações anteriores. Com isso, a equipe de vendas pode personalizar suas abordagens e oferecer um atendimento melhor.

Além disso, um CRM geralmente inclui recursos de automação, como e-mail marketing, agendamento de follow-ups e pontuação de leads (lead scoring), que ajudam a simplificar e acelerar os processos de vendas. 

Isso permite que os vendedores se concentrem nas atividades de maior valor, como o fechamento de negócios e desenvolver o relacionamento da marca com o público, enquanto as tarefas repetitivas e administrativas são tratadas automaticamente pelo sistema.

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