A tecnologia VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) revolucionou a maneira como nos comunicamos, eliminando as barreiras tradicionais e aproximando as pessoas através de redes de dados.
Atentas ao mercado, muitas empresas estão adotando o VoIP como forma de reduzir os custos operacionais, ampliar sua presença global e aumentar a produtividade da equipe.
Neste artigo, a Ploomes mergulha profundamente no VoIP e explica o que é essa tecnologia, como funciona e de que maneira torna a comunicação mais eficiente e econômica. Boa leitura!
O que é o VoIP?
O VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), é uma tecnologia revolucionária que permite a transmissão de chamadas de voz através da Internet, substituindo as antigas linhas telefônicas tradicionais baseadas em circuitos.
Em vez de usar redes de telefonia convencionais, o VoIP converte a voz em dados digitais e a envia pela Internet, tornando as comunicações mais eficientes e econômicas para as empresas.
O processo de funcionamento do VoIP não chega a ser muito complexo, mas é bastante eficiente.
Funciona assim: ao fazer uma chamada, a voz é digitalizada e dividida em pequenos pacotes de dados. Esses pacotes são enviados pela internet em tempo real e, no destino, são remontados em voz novamente, permitindo que as pessoas se comuniquem como se estivessem usando linhas telefônicas tradicionais.
Outro ponto positivo é que as tarifas para chamadas VoIP costumam ser significativamente mais baixas do que as cobradas por operadoras telefônicas tradicionais, especialmente em chamadas internacionais. Ou seja, são mais vantajosas em termos financeiros.
Como utilizar o sistema VoIP na minha empresa?
A implementação do VoIP em uma empresa pode trazer inúmeros benefícios, melhorando a eficiência das comunicações internas e externas, reduzindo custos e aumentando a produtividade geral.
Listamos, abaixo, um passo a passo com todas as etapas necessárias para utilizar o sistema VoIP de maneira eficiente na sua empresa.
Avalie as necessidades
Antes de começar, é essencial entender as necessidades específicas da empresa. Considere o número de funcionários, a quantidade de chamadas internas e externas feitas diariamente, requisitos de conferência e recursos adicionais desejados.
Escolha um provedor
Pesquise e selecione um provedor de VoIP confiável que ofereça planos adequados ao tamanho e às necessidades da empresa. Certifique-se de que o provedor tenha uma boa reputação, qualidade de serviço e suporte técnico adequado.
Verifique a infraestrutura da rede
Certifique-se de que a infraestrutura de rede da empresa seja adequada para suportar o tráfego VoIP. É essencial ter uma conexão de Internet estável e de alta velocidade para garantir a qualidade das chamadas.
Adquira um hardware e software
Dependendo das necessidades da empresa, pode ser necessário adquirir telefones VoIP, adaptadores de telefone ou headsets compatíveis com VoIP. Além disso, alguns provedores oferecem softwares de comunicação integrados que permitem realizar chamadas diretamente do computador.
Faça a configuração e a integração
Uma vez que o hardware e o software estejam em mãos, a equipe de TI deve configurar os dispositivos e integrar o sistema VoIP à infraestrutura existente. Isso inclui configurar os telefones, roteadores e outros dispositivos necessários.
Treine os funcionários
É essencial fornecer treinamento adequado aos funcionários para que eles possam utilizar todas as funcionalidades do VoIP. Mostre como fazer chamadas, transferir ligações, configurar correio de voz e usar recursos adicionais, como videoconferência, se disponíveis.
Faça testes e monitoramento
Antes de implementar totalmente o VoIP, é importante realizar testes para garantir que tudo esteja funcionando corretamente. Monitore o sistema regularmente para identificar e resolver quaisquer problemas que possam surgir.
Realize a implementação gradual
Para evitar problemas drásticos, implemente o VoIP gradualmente. Comece por alguns departamentos ou filiais antes de estender a implantação para toda a empresa.
Com a implementação correta e adoção do VoIP, sua empresa pode desfrutar de comunicações mais eficientes, redução de custos com telefonia e ter uma maior flexibilidade na gestão das comunicações internas e externas.
Quais são os benefícios de utilizar o VoIP?
O uso do VoIP oferece uma série de benefícios significativos para empresas e usuários, tornando-se uma escolha cada vez mais popular em todo o mundo. Veja as vantagens em aderir a essa tecnologia.
- Redução de custos: o VoIP é mais econômico em comparação com as telefônicas tradicionais. As chamadas via Internet tendem a ser mais baratas, especialmente em chamadas de longa distância e internacionais, o que resulta em economias para empresas que realizam muitas ligações.
- Integração de serviços: a tecnologia permite a integração de diversos serviços de comunicação em uma única plataforma. Além das chamadas de voz, é possível realizar videoconferências, enviar mensagens instantâneas, compartilhar arquivos e realizar chamadas em grupo.
- Maior flexibilidade e mobilidade: com o VoIP, é possível fazer chamadas de qualquer lugar com acesso à Internet. Isso permite que os funcionários trabalhem remotamente ou em movimento, sem perder acesso às comunicações da empresa.
- Escalabilidade: o VoIP é facilmente escalável para acompanhar o crescimento da empresa. Adicionar novos usuários ou linhas é uma tarefa simples e rápida, não exigindo instalação física de novas linhas telefônicas.
- Recursos avançados: a tecnologia oferece muitos recursos avançados, como correio de voz em e-mail, identificação de chamadas, encaminhamento de chamadas, atendimento automático, gravação de chamadas e muito mais. Isso melhora a eficiência das comunicações e a produtividade da equipe.
- Qualidade da chamada: com o progresso da tecnologia, a excelência das chamadas VoIP teve um considerável aprimoramento ao longo dos anos. Com uma conexão de Internet estável, as chamadas podem oferecer áudio claro e sem falhas.
- Sustentabilidade: o uso do VoIP também contribui para a sustentabilidade ambiental, uma vez que a transmissão de dados pela Internet é mais eficiente em termos de energia do que as redes telefônicas convencionais baseadas em circuitos.
Todos esses benefícios contribuem diretamente para o VoIP ser cada vez mais incluído dentro das empresas.
Conheça ferramentas de VoIP
Existem muitas ferramentas de VoIP no mercado, preparadas para atender a cada necessidade. Com certeza você já conhece muitas delas, e se ainda não as utiliza, pode ser uma ótima alternativa inseri-las no dia a dia da empresa.
1- Allow
Com recursos avançados e uma interface amigável, a Allow oferece chamadas de alta qualidade, videoconferências e mensagens instantâneas, facilitando a comunicação entre equipes e clientes. Sua tecnologia escalável e flexível permite que empresas de todos os tamanhos se beneficiem de uma solução de comunicação eficiente, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
2- VIP Solutions
A ferramenta da Vip Solutions conta com videoconferência e mensagens integradas, além de seu sistema ser altamente escalável, adaptando-se às necessidades de empresas de todos os portes e proporcionando flexibilidade para trabalhar de qualquer lugar.
3- Zenvia
O VoIP da Zenvia possibilita a comunicação empresarial de forma eficiente e econômica. Conta com encaminhamento de chamadas, correio de voz e relatórios detalhados. Ideal para uma experiência simplificada, garantindo a qualidade das chamadas e aprimorando a colaboração entre equipes em qualquer lugar, impulsionando o sucesso dos negócios.
4- Google Voice
Oferecido pelo Google, o Google Voice é uma solução de VoIP que permite chamadas de voz pela Internet e oferece recursos como encaminhamento de chamadas e transcrição de correio de voz.
5- RingCentral
Uma plataforma de comunicações unificadas, o RingCentral oferece serviços de chamadas VoIP, videoconferência, mensagens e colaboração, adequados para empresas de todos os tamanhos.
6- Skype
Um dos mais populares e pioneiros serviços de VoIP, o Skype permite chamadas de voz e vídeo gratuitas entre usuários, além de chamadas para números de telefone fixo e móvel por meio de créditos pré-pagos.
7- Zoom
Inicialmente conhecida como uma plataforma de videoconferência, o Zoom também oferece recursos de chamadas de voz pela Internet. Tornou-se uma ferramenta amplamente utilizada para comunicação empresarial e reuniões virtuais.
8- Microsoft Teams
Integração com o pacote de produtividade Microsoft 365, o Microsoft Teams permite chamadas de voz, videoconferências, bate-papo em grupo e compartilhamento de arquivos, tornando-se uma solução completa para comunicação e colaboração empresarial.
Entenda como funciona a integração entre CRM e VoIP
A integração entre CRM e VoIP é o diferencial que sua empresa necessita para melhorar a estratégia de vendas. No link acima, você confere um conteúdo que a Ploomes preparou sobre o assunto, onde você entende como funciona a conexão entre as duas soluções e porque isso é tão vantajoso.
