Trabalhar mais nem sempre significa trabalhar melhor. Quando falamos em pequenas e médias empresas, apenas estressar processos sem saber qual o retorno que eles podem gerar é um risco para o crescimento.
Dessa forma, antes de decidir aumentar o volume de trabalho, é preciso se questionar: “há forma melhor de realizar essa tarefa com a mesma quantidade de recursos?”
Pois é nisso que se baseia o conceito de “Lean Manufacturing”. A manufatura enxuta (como é conhecida em português) vai se preocupar em otimizar os processos atuais ao máximo, evitando a necessidade de investimentos mais arriscados.
É evidente que, na prática, isso é muito mais complexo do que parece. Por isso, vamos explicar melhor qual é a origem do termo e como a sua aplicação se tornou essencial para todas as indústrias modernas.
História do Lean Manufacturing
O conceito de Lean Manufacturing não é puramente teórico. Na realidade, a manutenção enxuta surgiu da necessidade prática de uma indústria. Se você já ouviu o termo “Toyotismo”, provavelmente sabe de quem estamos falando.
A Toyota Motor Corporation, assim como outras indústrias japonesas que viram seu país destruído pela 2ª Guerra Mundial, se depararam com um cenário no mínimo desanimador.
Era necessário reconstruir o país com poucos recursos e na maior velocidade possível. De outra forma, o mercado japonês continuaria defasado em relação aos países mais desenvolvidos.
O que muitas empresas fizeram na época foi investir no modelo fordista. O intercâmbio de profissionais japoneses para os Estados Unidos trouxe esse método de produção em massa e com pouca variedade de produtos.
Apesar de ganhar em quantidade, o modelo não era compatível com todos os segmentos do mercado. Não havia condições de utilizar extensos pátios para estoque de automóveis e muito menos para manter uma grande variedade de veículos sempre disponíveis.
Sabendo dessa situação, a Toyota resolveu transformar a maneira como era baseada a produção. O novo modelo trazia uma forma de produzir altamente personalizada que operasse a partir da demanda imediata.
Veja como funciona o modelo Toyota de produção:
O Lean Manufacturing foi responsável por impulsionar os resultados da Toyota de forma vertiginosa. O crescimento não passou despercebido por outras indústrias e logo passou a ser adotado nas empresas japonesas em larga escala.
Essa grande mudança é o que tornou o Japão uma das potências atuais e fez com que muitas outras indústrias de países desenvolvidos trocassem o obsoleto modelo fordista. Mas, então, o que caracteriza a manufatura enxuta?
O que é Lean Manufacturing
Com o objetivo de aumentar a produtividade e a eficiência, o conceito de Lean Manufacturing surgiu para reduzir erros e desperdícios na produção industrial.
Foi criado pelo engenheiro da fabricante de automóveis Toyota, Taiichi Ohno, e, por esse motivo, tornou-se conhecido como sistema Toyota de produção.
Apesar de ter seu surgimento atrelado ao setor industrial, a metodologia funciona também em outros segmentos, sobretudo se objetivo é melhorar os processos e gerar mais valor para os clientes.
No que diz respeito à redução de desperdícios no setor industrial, o modelo tem como foco 7 áreas: transporte, inventário, movimentação, espera, produção excessiva, processamento excessivo e defeitos.
Já em relação aos seus princípios, podemos citar: valor, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e perfeição.
Esses princípios têm como intuito a entrega de produtos de qualidade dentro do tempo estimado de produção. Conheça, a seguir, cada um deles:
Valor
O princípio relacionado ao valor representa tudo o que é importante para o cliente em uma solução, ou seja, tudo aquilo que ele está disposto a pagar para obter.
Sendo assim, todos os itens que não estão alinhados com as necessidades e desejos dos consumidores são eliminados do processo de Lean Manufacturing.
O resultado é a entrega de produtos de qualidade, eliminando desperdícios e aumentando a satisfação dos clientes.
Fluxo de valor
Já o fluxo de valor diz respeito às etapas de produção de um produto: desde a criação até a distribuição.
A partir do ciclo contínuo de produção, há um aumento da eficiência e da agilidade na entrega dos produtos, contribuindo também para a redução de desperdícios na companhia.
Produção puxada
Na produção puxada, a confecção só ocorre quando há uma demanda prévia por parte dos clientes. Assim, os consumidores serão os responsáveis por definir a quantidade de produtos manufaturados.
Perfeição
Por último, a perfeição atua na melhoria contínua dos processos. Além de otimizar a previsão das demandas, o conceito prevê a melhora na qualidade dos produtos e na velocidade da produção.
Lean Manufacturing: desperdício zero
Se o objetivo é agregar valor ao cliente, o excesso de desperdícios é um fator que não deve estar presente no processo de produção.
Isso porque, a metodologia Lean se baseia na eficiência, na redução de custos e, sobretudo, no aperfeiçoamento dos processos.
Sendo assim, tudo o que gera um alto volume de custos e recursos desnecessários deve ser eliminado a fim de reduzir desperdícios na companhia.
No entanto, é comum que muitas empresas tenham dificuldade de enxergar, de forma clara, quais fatores geram desperdício, o que pode causar prejuízos financeiros a médio e a longo prazo.
Para poder operar da maneira mais enxuta possível, a Lean Manufacturing se baseia em evitar todo e qualquer tipo de desperdício.
Mas quais são, exatamente, esses desperdícios? Ao todo são listados 8 motivos (que originalmente eram 7) para a perda de recursos ao longo do oferecimento de um produto:
- Processamento impróprio
- Superprodução
- Excesso de estoque
- Excesso de transporte
- Movimentos desnecessários
- Defeitos de produção
- Espera
- Talentos não aproveitados (o mais recente da lista)
Nos próximos tópicos vamos explicar melhor o que são cada um deles:
1) Processamento Impróprio
Você não precisa de um rifle de precisão para matar uma barata, provavelmente um jornal velho dá conta do recado. O mesmo vale para qualquer serviço/produto que for oferecer para seu cliente.
Exigir análises e relatórios excessivos ou acrescentar etapas desnecessárias no processo compra vão servir apenas para encarecer o produto e complicar a vida dos seus clientes.
Dessa forma, realizar um processo da forma mais simples e lógica possível é um dos objetivos do Lean Manufacturing.
Padronizar tarefas, por meio de um roteiro de produção ou pelo uso de ERP entre os setores, vai garantir que seus colaboradores trabalhem mais rápido para atender ao seu cliente.
2) Superprodução
Se a meta da manufatura enxuta é evitar o desperdício, então a superprodução deve ser evitada a todo custo. Produtos que ficam muito tempo parados acabam perdendo valor, afetando o retorno do custo de produção.
Para evitar que isso ocorra, é crucial que nada seja produzido sem que haja demanda. A superprodução vai exigir mais estoque, mais transporte e maior movimentação desses itens em excesso.
Como vou disponibilizar meus produtos de maneira imediata se eles precisam ser produzidos em primeiro lugar? A melhor forma de evitar que seu cliente fique esperando é implantar uma ferramenta de previsão de demanda.
A Indústria 4.0 permite o uso de plataformas que oferecem forma eficientes e rápidas de organizar seus dados e criar projeções robustas. Saber utilizar isso ao seu favor é o que vai garantir o dinamismo necessário para sua produção (o famoso Just in Time).
3) Excesso de estoque
A superprodução não é o único problema relacionado ao estoque. Manter um armazém sempre lotado de matéria-prima também pode gerar desperdícios.
Isso porque uma aquisição exagerada de materiais pode te privar de investimentos direcionados para o crescimento da indústria.
Outro fator é a vulnerabilidade desse estoque. Fatores naturais ou humanos podem acabar comprometendo a integridade do seu armazém e, consequentemente, da sua matéria-prima.
Usar ferramentas que permitam uma melhor previsibilidade de todo o processo comercial vão te ajudar a fazer o controle de matéria-prima. Assim como na superprodução, o Just in Time só existe se houver previsibilidade para produção imediata.
4) Excesso de transporte
O transporte por si só é um desperdício. Transportar é mais uma necessidade natural do processo do que um investimento em si.
Dessa forma, quanto menos houver a necessidade de transporte, menor será o custo repassado para o consumidor final.
Proximidade é a palavra-chave para evitar esse desperdício. Garantir que as etapas do processo produtivo estão o mais próximas possível vai agilizar a produção.
Estar próximo às suas fornecedoras também pode diminuir suas perdas relacionadas com transporte.
5) Movimentos desnecessários
O espaço da produção precisa ser o mais organizado e prático possível e seus operadores precisam estar cientes disso.
Movimentos desnecessários na produção vão aumentar o tempo investido na manufatura de um componente.
Otimizar ao máximo esse tempo, mesmo que em alguns segundos, vai fazer a diferença quando fazemos a somatória no final do mês. Isso também cria melhores condições para que o Just in Time seja possível.
Uma das formas de evitar isso é a chamada manutenção autônoma, também de origem japonesa. Ela consiste em treinar seus operadores a agir de forma cooperativa para a manutenção frequente do processo produtivo.
Isso inclui sugerir novas maneiras de organizar o espaço de trabalho com o intuito de deixá-lo mais organizado e dinâmico.
6) Defeitos de produção
Desperdício típico da produção em massa, os produtos defeituosos são ainda mais preocupantes para a Lean Manufacturing. Com os recursos contados, cada defeito significa retrabalho.
Evitar esse desperdício exige um mapeamento da sua linha de produção a fim de encontrar quais são os problemas mais frequentes. Ao encontrá-los, é necessário estabelecer processos de controle de qualidade mais rígidos ou encontrar maneiras mais eficientes de realizar essa etapa.
A padronização do trabalho (assim como a manutenção autônoma citada anteriormente) vai permitir melhor controle sobre os defeitos de produção e orientar seus operadores a não os repetir.
7) Espera
Produzir sob demanda (Just in Time) não significa deixar sua produção ociosa até que a demanda chegue. Seu maquinário e seus colaboradores não podem ficar ociosos.
Estabelecer formas de redistribuição do trabalho entre seus operadores ou fomentar um fluxo contínuo são essenciais para manter a manufatura enxuta funcionando.
Como a produção do Lean Manufacturing não permite uma estocagem excessiva de produtos, é improvável que surjam momentos onde não há demanda alguma. Contudo, se isso ocorrer, é possível que você esteja precisando de uma ferramenta para impulsionar suas vendas e aumentar sua carteira de clientes.
8) Talentos não aproveitados
O mais recente desperdício listado para Lean Manufacturing é a incapacidade de explorar os talentos de seus colaboradores. O fordismo era um processo baseado numa produção mecânica e em massa, permitindo pouco espaço para sugestões.
Na manufatura enxuta ocorre o total oposto. Com a urgência em otimizar os processos da melhor forma possível é necessário dialogar com quem entende melhor da produção na prática, os colaboradores.
Valorizar a capacitação e o treinamento são essenciais para garantir que as pessoas da sua indústria sejam capazes de colaborar, de fato, com o crescimento do negócio e operar da maneira mais eficiente.
Como aplicar o Lean Manufacturing?
Aplicar o Lean Manufacturing requer algumas regras básicas. A primeira delas é o mapeamento dos processos.
Afinal, é quase impossível entregar produtos de valor para o cliente quando existem processos desorganizados e desalinhados, concorda?
Além disso, é importante manter o foco nas necessidades dos clientes, entendendo, de fato, o que eles precisam e como a sua empresa pode ajudá-los.
Seguindo esse conceito, aproveite para descobrir o que pode ser eliminado para tornar o processo mais produtivo e funcional.
Sendo assim, sua empresa só irá fabricar aquilo que é realmente necessário, visando a excelência e a busca por melhorias constantes.
Confira as dicas de como implementar o Lean Manufacturing na sua empresa:
Saiba o que gera valor para sua empresa
O primeiro passo para implementar a metodologia Lean é entender o que de fato gera valor para sua empresa e o que acarreta em desperdícios.
Ao fazer isso, você saberá exatamente qual parte do processo precisa de ajustes e quais falhas impactam no seu negócio.
Organize os processos da empresa
Para que as ações gerem o resultado esperado, é fundamental que os processos estejam visualmente organizados.
Assim, toda a equipe conseguirá trabalhar de forma padronizada, evitando erros e com mais produtividade.
Contar com ferramentas que detalham todo o fluxo de trabalho é uma maneira de garantir que todas as atividades sejam desempenhadas com eficácia e em tempo hábil.
O Kanban – ferramenta que detalharemos a seguir – é um recurso que torna esse processo mais fluido, permitindo que todos os envolvidos no projeto tenham clareza de suas tarefas.
Estabeleça ciclos
Depois de analisar os processos da empresa é hora de colocar a mão na massa. Em empresas com um grande volume de processos e tarefas que se repetem, é importante estabelecer ciclos para que todas as etapas sejam revistas ao fim de cada fase.
Isso é fundamental, pois evita que erros se repitam, transformando-os em aprendizados.
Para que isso ocorra, toda a equipe precisa estar ciente de suas atribuições, analisando de forma periódica os resultados gerados.
Dessa forma, quando um ciclo termina, os insumos serão utilizados para o desenvolvimento de estratégias mais alinhadas ao seu negócio.
Conte com ferramentas para otimizar os processos
Para construir processos padronizados e automatizados, é fundamental contar com ferramentas que ajudem nesse processo, reduzindo a incidência de erros e aumentando a produtividade da equipe
Kanban
A ferramenta Kanban é responsável por controlar o fluxo de produção em uma empresa. Além de permitir um maior controle dos processos e das tarefas em andamento, o Kanban possibilita maior autonomia aos profissionais, tornando sua rotina mais organizada e produtiva.
5S
Já a metodologia 5S apresenta um bom ambiente de trabalho como um local propício para a criação de boas soluções. Sendo, assim, composta por 5 etapas:
- Seiri – Senso de utilização;
- Seiton – Senso de organização;
- Seiso – Senso de limpeza;
- Seiketsu – Senso de padronização;
- Shitsuke – Senso de disciplina.
PDCA
Uma das ferramentas imprescindíveis para a manufatura enxuta, o ciclo PDCA otimiza a solução de problemas a partir de 4 etapas: Plan, Do, Check e Act.
As etapas em questão referem-se, respectivamente, ao planejamento, execução, conferência dos resultados e na ação com base nas análises feitas.
Visa a melhoria contínua e na identificação de gargalos para a otimização de processos.
Kaizen
Já a definição da metodologia Kaizen gira em torno da melhoria contínua dos processos. Assim, o método busca eliminar desperdícios e aprimorar processos, equipamentos e outros recursos de produção de forma constante.
KPI
KPIs são indicadores-chave de performance, responsáveis por mensurar a performance da empresa e compreender se as mudanças feitas contribuíram de forma positiva ou negativa para os resultados da organização.
Tome projeções realistas como base
Lembra que falamos sobre considerar as necessidades dos clientes para nivelar o volume de produção?
Aqui, esse fator ganha ainda mais importância, pois, além de levar em conta o que o consumidor precisa, a companhia também deve observar as nuances de mercado.
Ao tomar como base questões econômicas, por exemplo, fica fácil projetar o que será necessário produzir tendo em vista as mudanças de mercado.
Dessa maneira, você evita gastos desnecessários e garante a saúde financeira do empreendimento.
Foque no controle de qualidade
Se existem falhas no processo e perda da qualidade nos produtos é preciso ter atenção redobrada. Isso porque esses são fatores comuns para gerar desperdício na companhia, o que dificulta a comercialização e gera um alto volume de devoluções.
Sendo assim, é fundamental contar com um plano de controle da qualidade envolvendo todas as etapas de produção.
Dessa forma, haverá uma melhoria nos processos e, consequentemente, na qualidade do produto ofertado.
Reduza o tempo de produção
Já falamos sobre a importância de padronizar e estruturar os processos para a qualidade das entregas.
Entretanto, ao fazer isso, sua empresa também estará reduzindo o tempo de produção, o que aumenta a escala de criação de novos produtos e escala os resultados da companhia.
Foque na melhoria contínua
Por mais que os processos estejam estabelecidos e a equipe saiba exatamente o que precisa fazer para obter os resultados desejados, dificilmente uma estratégia não passará por melhorias, certo?
Assim, para que a metodologia Lean cumpra o seu papel, é importante que você e sua equipe façam análises constantes de todas as ações realizadas.
Feito isso, é hora de definir os próximos passos, replicando o que deu certo e tomando medidas para contornar o que não saiu como o esperado.
Nesta etapa, é importante que toda a equipe seja envolvida no processo, contribuindo com análises e percepções de todas as ações realizadas até o momento.
Como você viu, a metodologia Lean Manufacturing depende de fatores essenciais para que se tenha o sucesso esperado.
Revisão de processos, equipe treinada e pronta para seguir fluxos de trabalho bem estabelecidos são alguns exemplos.
Lean Manufacturing: produzir melhor para não produzir em excesso
Evitar custos ao máximo é o dever de toda indústria moderna. Produzir em massa, por simplesmente produzir, oculta muitos problemas que poderiam ser reduzidos com processos otimizados.
Mesmo não estando num contexto radical, como um pós-guerra, é necessário recuperar o crescimento industrial brasileiro. O Lean Manufacturing tem muito a oferecer nesse sentido. Mesmo estando tão distantes dos japoneses, há muito a se aprender com esse novo modo de produzir.
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