Compliance é um termo que vem ganhando cada vez mais destaque no mundo dos negócios. Em sua essência, a ideia por trás dessa prática é a de garantir que as empresas sigam todas as leis, regulamentações e padrões éticos relevantes para o seu setor de atuação.
Estruturar uma área de compliance pode ser essencial para a sobrevivência do negócio. Estar em dia com as exigências legais e jurídicas faz parte da manutenção administrativa de qualquer empresa. Em um cenário de competitividade acirrada e mudanças regulatórias constantes, ter um programa de compliance robusto pode ser a chave para a sobrevivência e sucesso de um negócio.
Entretanto, alguns segmentos, precisam manter especial atenção para esses aspectos, visto que existem obrigações legais específicas para cada ramo.
Dessa forma você protege sua empresa de eventuais problemas que possam afetar seu orçamento ou a imagem do negócio.
Se você tem dúvidas sobre compliance, neste texto a Ploomes vai explorar o que é essa prática, sua importância para as empresas e como implementar um programa eficaz no seu negócio.
O que é Compliance?
Compliance vem do verbo inglês “to comply” que não tem uma tradução exata para o português, mas significa “estar em conformidade com leis ou regras”.
Portanto, o que é compliance? É a política de garantir que o negócio estará em conformidade com as leis e regulamentos de um país.
O termo que se refere ao conjunto de práticas e políticas utilizadas pelas empresas para garantir que estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao seu setor de atuação, bem como com as normas éticas e os padrões de conduta exigidos.
Como é bem conhecido, o Brasil possui um regimento legal complexo e que passa por inúmeras alterações. Só a Constituição Federal atual já coleciona mais de 100 emendas.
Sendo assim, é necessário que todas os processos realizados por cada colaborador estejam em conformidade com os textos atuais da legislação.
Mas não basta que apenas as medidas administrativas sejam cumpridas. Todos os colaboradores precisam se comprometer com a missão de impedir qualquer atividade ilegal dentro do negócio.
O objetivo do compliance é evitar que as empresas sofram sanções legais, prejuízos financeiros, danos à reputação ou outras consequências negativas decorrentes do descumprimento das leis e normas.
Os programas de compliance incluem a elaboração de políticas, treinamentos, monitoramento, avaliação de riscos, entre outras medidas que visam garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e normas aplicáveis.
Esses programas devem ser adaptados à realidade de cada empresa, levando em conta o setor em que atuam, os riscos envolvidos e a cultura organizacional.
Elementos-chave de um sistema de compliance
- Código de Conduta: Documento que estabelece os valores, princípios e padrões éticos que a empresa espera que seus funcionários e colaboradores sigam.
- Treinamento: Programas educacionais para conscientizar os funcionários sobre questões de compliance e orientá-los sobre como agir corretamente em diversas situações.
- Avaliação de riscos: Identificação e análise das áreas de maior risco para a empresa, a fim de desenvolver estratégias para mitigá-los.
- Controles internos: Implementação de procedimentos e medidas de monitoramento para evitar violações de compliance e identificar comportamentos inadequados.
- Canal de denúncias: Mecanismo seguro e confidencial que permite que funcionários e terceiros relatem suspeitas de irregularidades sem medo de represálias.
- Auditoria interna e externa: Avaliação periódica dos processos de compliance para verificar a eficácia do sistema e fazer ajustes quando necessário.
- Aplicação de sanções: Definição clara de consequências para violações de compliance, que podem incluir advertências, treinamento adicional, suspensões ou até mesmo demissões, dependendo da gravidade da infração.
Por que o compliance é tão importante?
A importância do compliance para as empresas é cada vez mais evidente. Em primeiro lugar, estar em conformidade com as leis e regulamentos é uma exigência legal, e a falta de compliance pode resultar em multas, sanções ou outras punições legais.
Além disso, o descumprimento das normas pode gerar danos à imagem da empresa e à sua reputação junto aos clientes, fornecedores e investidores. Em um mundo cada vez mais conectado e com consumidores cada vez mais conscientes, a reputação da empresa pode ser um fator determinante para o seu sucesso ou fracasso.
Outro ponto importante é que um programa de compliance bem implementado pode trazer benefícios financeiros para a empresa. Ao reduzir os riscos de multas e sanções, a empresa pode economizar recursos financeiros e investir em outras áreas que gerem mais valor para o negócio.
Quais os benefícios de aplicar o compliance na sua empresa?
Agora que você já sabe como o compliance funciona, chegou a hora de listarmos os benefícios dessa prática para a sua empresa. Confira!
Redução de riscos e custos
O compliance ajuda a evitar problemas legais e regulatórios, reduzindo o risco de sanções e multas. Também contribui para a proteção da empresa e de seus colaboradores contra processos judiciais. Além disso, reduz o risco de perdas financeiras e protege a empresa contra danos à sua reputação.
Aumento da eficiência operacional
Os processos ficam claros e bem definidos, o que serve para reduzir o retrabalho e aumentar a produtividade. Os colaboradores passam a ter uma melhor compreensão do seu papel e de quais atividades devem ser realizadas. Também aumenta a capacidade da empresa em lidar com mudanças regulatórias e de mercado.
Melhora a reputação
Além de proteger a reputação da empresa, o compliance também a melhora, afinal, a conformidade com leis e regulamentos é vista como uma prova de responsabilidade e comprometimento com a ética. Junto disso, há a possibilidade de gerar maior confiança nos clientes, parceiros e investidores, assim como ser traduzido em vantagem competitiva, fidelizando os consumidores.
Aumento da transparência
Os processos de compliance ajudam a tornar sua empresa mais transparente e responsável, o que contribui para a prevenção de conflitos de interesse e atividades fraudulentas. Com isso, é promovida toda uma cultura de ética e integridade do negócio.
Fortalecimento da governança corporativa
O compliance, por último e igualmente importante, cultiva a conformidade e ética do empreendimento. Faz isso ao reforçar as políticas e procedimentos internos, aumentando a responsabilidade dos gestores e membros da alta cúpula de administração da empresa.
Leia também: ESG: o que é, pilares e como aplicá-lo aos negócios
O que é o Compliance como Política Interna?
As empresas precisam implementar políticas rígidas que impeçam qualquer ato ilícito em seu interior. Fraudes ou corrupção para com funcionários, fornecedores ou agentes do governo precisam ser evitados a todo custo.
Isso deve incluir monitoramento das movimentações e documentos gerados. Caso seja encontrada alguma irregularidade, é necessário que a área de compliance saiba como aplicar punições e corrigir as ilegalidades.
Procedimentos internos, auditorias e análise da documentação vão fazer parte das medidas necessárias para garantir a saúde jurídica do negócio.
Outra ferramenta que é útil para melhor controle são os Procedimentos Operacionais Padrões (POPs). Eles são similares ao roteiro de produção no sentido que eles padronizam atividades repetitivas, mas podem ser aplicados em todas as áreas.
Com procedimentos padrões, fica mais fácil encontrar incongruências. A partir dos desvios é possível identificar rapidamente se o erro foi acidental ou se há alguma motivação por trás.
É necessário também fortalecer uma cultura corporativa direcionada para compliance. Uma identidade forte depende da integridade de uma empresa.
Portanto, é necessário que os colaboradores saibam o que é compliance, tenham conhecimento claro sobre as políticas internas do negócio e quais condutas éticas estão atreladas ao seu trabalho e à imagem da corporação.
Além disso, essa política precisa ser reforçada pela gestão. Se os gestores mantiverem seu comprometimento com a transparência e valores da empresa, então há menores chances dos colaboradores buscarem benefícios por meio de fraudes ou demais atos ilícitos.
O que é o Compliance como Política Externa?
A transparência da sua indústria também precisa se refletir nas interações com clientes e, principalmente, na relação com as instituições governamentais.
Qualquer incentivo privado a agentes do governo ou órgãos de fiscalização pode ser entendida como suborno, mesmo que haja boas intenções. Além disso, sugere que seus produtos ou serviços não atingem os padrões de qualidade estabelecidos.
Portanto, assumir o compromisso com as devidas exigências legais faz com que seus clientes confiem mais na qualidade dos seus produtos e serviços.
Isso não serve apenas para melhorar a percepção sobre a qualidade, mas também porque calotes, quebras de contrato e fraudes podem ocorrer durante a negociação.
Quando falamos em vendas entre corporações, estamos considerando valores e proporções muito elevados. Se a sua empresa não for vista como confiável, dificilmente outras empresas vão querer sequer iniciar uma negociação.
É necessário transparecer segurança não apenas na entrega, mas em todas as etapas da venda.
Essa imagem também precisa estar presente em ações promocionais. Tornar sua marca pública é importante para a atração de novos clientes, mas, dependendo de como ela é feita e quais os produtos ou serviços envolvidos, pode ser necessário tomar precauções.
Medicamentos, tabaco e outros produtos sofrem de uma série de regulamentações. Mesmo que uma ação irregular gere retorno, estar sujeito a multas pode colocar seu negócio em risco.
Portanto, é necessário que seus setores comerciais e de marketing estejam cientes sobre o que é compliance para a sua empresa antes de tomar qualquer decisão.
Outro fator é a relação com agentes externos. A relação com empresas e profissionais parceiros precisa ser transparente. Dessa forma, é importante reforçar que as bonificações são resultado dos esforços dos envolvidos, do contrário podem ser entendidas como extorsão.
Qual a relação entre compliance e LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma legislação brasileira que estabelece regras para o tratamento de dados pessoais por empresas e organizações.
Seu objetivo é garantir a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos indivíduos, além de estabelecer direitos e obrigações para as empresas que tratam desses dados.
O compliance, por sua vez, é um conjunto de práticas adotadas pelas empresas para garantir que suas atividades estejam em conformidade com as leis, normas e regulamentos aplicáveis.
A relação entre compliance e LGPD é muito importante, uma vez que as empresas precisam estar em conformidade com a lei para evitar sanções e multas. As empresas que não cumprem as regras estão sujeitas a multas e suspensão das atividades de tratamento de dados pessoais.
O compliance com a LGPD envolve a implementação de políticas e procedimentos internos para garantir a proteção dos dados pessoais, a realização de treinamentos para os colaboradores e a designação de um encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
As empresas também devem adotar medidas de segurança para proteger os dados pessoais de acesso não autorizado, roubo ou vazamento. Sendo assim, a relação entre compliance e LGPD é essencial para garantir a conformidade das empresas com as regras de proteção de dados pessoais.
Como criar um programa de compliance?
A criação de um programa de compliance é um processo complexo, mas nada impossível de ser realizado caso você siga os passos corretos. A seguir, listamos as principais etapas para criar e aplicar corretamente o compliance na sua empresa.
- Analise os riscos: realize uma análise dos riscos que a empresa pode enfrentar em relação à sua atividade e aos regulamentos aplicáveis. Identifique as áreas de maior risco e as possíveis consequências para a empresa em caso de não conformidade.
- Defina políticas e procedimentos: com base nos resultados da análise de riscos, defina as políticas e procedimentos que devem ser adotados para garantir a conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis.
- Treine e conscientize: realize treinamentos para os colaboradores sobre as políticas e procedimentos adotados, bem como sobre os regulamentos aplicáveis e os riscos associados à não conformidade.
- Monitore e avalie: crie um sistema de monitoramento e avaliação para garantir a conformidade contínua da empresa com as políticas e procedimentos adotados. Esse sistema deve incluir a realização de auditorias internas e a revisão regular das políticas e procedimentos.
- Gestão de incidentes: crie um plano de gestão de incidentes para lidar com eventuais violações às políticas e procedimentos adotados. Esse plano deve incluir procedimentos para investigação de incidentes, medidas corretivas e comunicação com as partes interessadas.
- Revisão e melhoria contínua: revise periodicamente o programa de compliance para avaliar sua efetividade e identificar possíveis melhorias. Isso pode incluir a revisão das políticas e procedimentos, a atualização dos treinamentos e a adoção de medidas adicionais para reduzir riscos.
Aprenda sobre compliance e LGPD para a área comercial com especialistas
A relação entre compliance e LGPD é de extrema importância para o setor comercial de uma empresa, já que a LGPD estabelece regras para o tratamento de dados pessoais e o setor comercial lida com dados de clientes e fornecedores, por exemplo.
Ao implementar um programa de compliance que atenda às exigências da LGPD, a empresa pode garantir que está em conformidade com a legislação e que está protegendo adequadamente os dados pessoais de seus clientes e fornecedores.
Para ajudar você com essa questão, a Ploomes realizou um webinar sobre LGPD e compliance para a área comercial, onde você encontra tudo o que precisa saber sobre as aplicações de LGPD para a área de vendas da sua empresa.
