A burocracia dentro de uma empresa, apesar de necessária, pode gerar atrasos nos processos administrativos, principalmente sem uma boa ferramenta de otimização.
Nesse sentido, os ERPs facilitaram a vida de quem trabalha com os processos administrativos de uma indústria.
A integração dos dados entre setores evitou uma série de problemas. Não era mais necessário registrar dados de um mesmo cliente (o que custava tempo) e também evitou erros decorrentes dessa repetição.
Para o departamento de vendas, entretanto, havia a possibilidade de criar sistemas ainda mais otimizados, que servissem melhor às necessidades especiais desse setor.
É nesse contexto que surgem os grandes CRMs (Customer Relationship Management), pioneiros nessa categoria de sistema, como o Salesforce, Zoho e Microsoft Dynamics, por exemplo.
Atualmente eles contam com uma gama de funcionalidades que exploram desde a integração de aplicações em nuvem até funções baseadas em Inteligência Artificial (como chatbots e gerenciamento de Big Data).
Contudo, sistemas robustos costumam ter preços que justificam sua estrutura. A implantação e o treinamento necessários para a integração podem exigir muito tempo, entre outros fatores.
As grandes empresas globais têm capacidade de cuidar dos custos para esse processo, porque têm recursos financeiros e pessoais. Dessa forma, as empresas menores acabam ficando de lado, mesmo sendo também dependentes de um bom CRM.
A partir do reconhecimento desse contraste, surge então uma nova opção, CRMs enxutos, como o Agendor, Pipedrive e o próprio Ploomes. Suas funcionalidades são direcionadas para necessidades específicas de determinadas empresas, portanto são enxugados para serem 100% explorados.
Então como escolher a melhor opção para o meu negócio? Preciso de um sistema mais simples ou mais robusto? Meus vendedores vão adotar um sistema complexo? Quanto tempo de treinamento isso exigirá? Veja abaixo as principais diferenças entre as opções do mercado e finalmente tire a sua dúvida:
Quantidade não é qualidade
Aplicativos totalmente customizáveis, chatbots, métricas de sucesso, inteligência artificial voltada para análise de Big Data e Internet das Coisas e integração com aplicativos são alguns dos exemplos oferecidos por sistemas de CRM, principalmente aqueles mais robustos.
Quando utilizadas sabiamente, todas essas funcionalidades podem tornar sua equipe de venda extremamente eficaz em qualificar e converter leads com um ROI invejável.
Evidentemente que há diferenças em relação a cada um desses serviços. Cada empresa vai fornecer um CRM com uma gama de recursos diferentes e complexos que podem ser adaptados para seu negócio.
Escolher uma dentre as várias opções no mercado, portanto, não é uma tarefa fácil.
Se você já teve a experiência de entrar numa grande loja de ferramentas, sabe muito bem da variedade de ferramentas e equipamentos engenhosos.
Essas inúmeras utilidades podem parecer muito tentadoras de início e comprá-las antecipadamente pode realmente te ajudar a salvar tempo num futuro infortúnio.
Contudo, se o seu orçamento não é tão generoso, gastar dinheiro com um conjunto de peças que vai ser pouco ou nada utilizado é jogar dinheiro fora.
Da mesma forma, o que pode acontecer com grandes CRMs é comprar um conjunto magnífico de recursos e usar nem metade deles, pelo simples fato de não precisar.
Ferramentas de criação de aplicativos mobile, por exemplo, podem ser úteis, mas ter uma equipe de desenvolvimento pode ser uma opção mais viável que contratar um sistema completo para isso.
Se sua intenção é apenas trocar uma lâmpada, não é necessário comprar um conjunto com 200 opções de chave de fenda.
Por isso, menos pode ser mais e escolher um CRM enxuto pode ser uma opção mais econômica e viável.
Muita informação, pouco tempo
Comprar novos sistemas pode ser uma tarefa um tanto quanto frustrante. Se você já buscou uma das opções deve ter esbarrado com a grande quantidade de informações disponíveis.
Tutoriais, vídeos engraçadinhos, páginas com design colorido e gritante. Você dedica algum tempo vendo isso, mas mesmo assim é difícil entender realmente como isso vai funcionar na prática.
Imagine então que seus vendedores precisam ter treinamento sobre cada uma das funções presentes no CRM escolhido para garantir que eles vão performar bem com ele.
O tempo necessário para garantir a melhor performance pode ser alto e impedir que os vendedores realizem bem aquilo que eles foram contratados para fazer, vender.
Envios automáticos de e-mail personalizados e pipeline ajudam muito na hora de acompanhar múltiplos clientes. Ainda assim, um sistema diferente que oferece múltiplas opções de personalização e nenhuma orientação pode gerar mais gasto de tempo que eficiência.
Esse prejuízo poderia compensar caso fosse garantido que, passado algum tempo após a implantação, houvesse aproveitamento total do sistema contratado.
Contudo, a duração desse procedimento para um grande CRM pode demorar até mais de um ano. O processo de vendas exige uma corrida contra o tempo e o fator humano nem sempre pode ser automatizado, não é possível usar tanto tempo.
Menos é mais: escolha um CRM enxuto
É assim que CRMs mais simples podem ser uma opção melhor. Eles não têm tantas funções e aplicações se comparados aos grandes CRMs, mas sua simplicidade permite que o tempo de aprendizado seja consideravelmente menor.
Sua implantação pode durar alguns meses ou até menos, diferentemente dos CRMs robustos, em que projetos de implantação duram de semestres a anos, tendo um custo elevado.
Dessa forma, o foco desse time fica em encontrar possíveis clientes e convencê-los a comprar seu produto/serviço, não aprender a mexer num software.
O gasto de tempo, que antes era voltado para entender o sistema, agora pode ser usado, de fato, para gerar os resultados que precisam compensar o gasto com a compra do sistema.
Se analisarmos, por exemplo, o sistema de automação de propostas do CRM da Ploomes, o foco é em facilitar os processos que gastam tempo, com a menor necessidade de criar novos procedimentos.
Inicialmente são definidos os padrões das propostas junto com a equipe de implantação, de forma a ajustar conforme a identidade da empresa. Com os modelos definidos, é possível então usá-los com todos os clientes, sem a necessidade de elaborar uma nova proposta do zero a cada negociação.
Uma visão melhor do seu negócio
Outro fator importantíssimo para a garantia de que o CRM vai ser eficiente é o registro frequente de informações em seu banco de dados.
Com um bom registro das negociações, é possível então criar relatórios que definam os futuros rumos da equipe de venda e possíveis melhorias nas deficiências encontradas.
Entretanto, como foi dito antes, a experiência do setor de vendas é muito dinâmica e isso pode gerar resistências no registro de dados no CRM após a implantação.
Quando há esse estranhamento entre usuário e plataforma, o que acontece normalmente é o retorno do usuário às antigas técnicas de registro. Mesmo planilhas de Excel podem ser preferíveis a um software que não foi bem aceito pela equipe.
Pensando nos negócios em geral – mas, principalmente, aqueles que buscam crescimento -, manter um registro de dados impecável é crucial. Sem essas informações, é impossível criar relatórios condizentes com a realidade.
Esse tipo de acompanhamento é essencial para gerar crescimento. Com bons diagnósticos é possível apontar novos rumos e encontrar as deficiências enquanto elas ainda são pequenas.
Nesse sentido, comprar um CRM menor pode ser melhor. A simplicidade pode ser menos intimidadora e reduz o desgaste do vendedor com a ferramenta.
Tudo tem seu preço
Um ponto sensível na aquisição de um CRM é o preço. Por mais que ferramentas de otimização tenham potencial para maximizar a receita de uma empresa, é necessário analisar bem o quanto se está disposto a gastar.
Grandes CRMs têm planos generosos, cheios de recursos para sua empresa e seus vendedores, mas os valores acompanham o grau de complexidade dessas tarefas.
É importante ressaltar que esse tipo de serviço requer não somente uma assinatura, mas também o custo de implantação. Quanto maior a empresa e a quantidade de funcionalidades contratadas, mais cara sai a conta.
Sendo assim, o ponto de vantagem dos CRMs menores é o preço reduzido. Devido à sua simplicidade e implantação mais curta, o custo é mais baixo, sendo ideal para pequenos negócios.
Opções de CRM
Considerando a totalidade desse quadro, separamos alguns exemplos de grandes CRMs. Lembrando que o preço da implantação é negociado, então varia de caso para caso:
Salesforce
Um dos mais conhecidos do segmento, oferece uma gama de recursos para automação em vendas e marketing. É uma empresa com base em diversos países, incluindo Brasil, e também oferece serviços de consultoria.
Principais serviços:
Plataforma Lightning:
Uma plataforma de personalização rápida e fácil de aplicativos. Pode ser usado tanto para aplicativos internos da empresa, podendo modificar o que aparece na tela dos vendedores, quanto para aplicativos para clientes.
Einstein:
É uma inteligência artificial que analisa a Big Data de seus sites e aplicativos com o intuito de ranquear os clientes com mais chance de conversão (leads) e oferecer produtos adequados ao seu cliente.
Por meio dele também possível desenvolver chat bots que ajudem a diminuir a carga de trabalho da equipe de vendas.
Salesforce Platform:
Uma base de clientes pré-cadastrados de outras empresas que também usam Salesforce, reduzindo assim o tempo necessário para cadastro.
Preço de assinatura por usuário: planos de U$25 a U$300 – varia de acordo com as funcionalidades contratadas.
Zoho
Também é uma empresa de CRM internacional, mas não tem contato no Brasil. Assim como outros CRMs dessa lista, possui uma variedade de aplicativos para integração.
Principais serviços:
SalesIQ
É a inteligência artificial do Zoho que rastreia e identifica os visitantes do seu site, além de possibilitar chats ao vivo com os clientes.
Campanhas
Criação de newsletters por e-mail e integração nas redes sociais.
Desk
Ferramenta de atendimento ao cliente, podendo designar prioridade e a descrição do problema, de forma a otimizar o trabalho do suporte.
Preço de assinatura por usuário: planos de U$30 a U$75.
Microsoft Dynamics
A criadora do Windows também desenvolveu um CRM integrado aos seus sistemas existentes. Tem presença mundial consolidada por anos no mercado de softwares.
Principais serviços:
Integração com Office
Familiares para o público geral, a Microsoft Dynamics permite a criação de arquivos de Word, PowePoint e Excel dentro do aplicativo e registra compromissos no Outlook.
Integração com Adobe
Permite a criação de peças visuais para campanhas e propostas de negócios a partir de modelos pré-prontos.
Realidade aumentada
Um dos recursos pilares da Indústria 4.0 e ainda pouco explorado no Brasil, mas que pode ajudar na hora de fazer projeções de compra e na visualização de produtos.
Preços de assinatura por usuário: planos de R$154,90 a R$498,20
Ploomes
Uma startup brasileira com um CRM voltado para indústrias e distribuidoras/revendedoras. Oferece um funil de vendas que pode ser modificado para os diversos processos do seu negócio, acompanhamento de clientes e permite a automação de propostas altamente personalizáveis.
Principais serviços:
Permite a criação de propostas personalizáveis de acordo com a identidade visual da empresa e com o número de padrões necessários para os diversos processos. Essas propostas são preenchidas com dados registrados para cada cliente, tornando o processo muito mais ágil – as propostas são geradas em até 3 minutos, com total alinhamento de design e assertividade nas informações.
Controle do processo de vendas
Possibilidade de criar mais de um funil de vendas, de forma a permitir melhor adequação à variedade de negociações da sua empresa, agendamento de compromissos com integração com Google Calendar e Outlook e controle dos motivos de perda das negociações são alguns exemplos que dão maior domínio sobre os processos comerciais.
Organização da base de clientes
Os clientes são todos registrados na base de dados do sistema e podem ser divididos em diferentes categorias para melhor administração, além de ter um histórico individual para acompanhamento futuro.
O que podemos concluir?
Quantidade nem sempre é qualidade, por isso é sempre bom fazer uma boa análise de qual a melhor opção de CRM no mercado.
Com grandes sistemas cheios de recursos, também surgem usuários atarefados com pouco tempo para utilizá-los. Se sua empresa precisa de espaço para crescimento, escolher uma opção mais dinâmica pode ser a solução ideal.
A manutenção de uma estrutura maior também exige custos maiores, resultando em gastos que podem se mostrar desnecessários quando o uso não justifica o preço.
Por fim, o que vale mais a pena, uma caixa cheia de ferramentas que nunca serão usadas ou uma chave de fenda que resolve seus problemas diários?
