Se você procurou por um sistema de gestão de relacionamento com o cliente já deve saber sobre as funções do CRM que a maioria das empresas oferece.
Mas e se lhe dissermos que existem algumas ferramentas que você nem sabia que existiam dentro de um sistema como esse?
Funil de vendas, dados em nuvem, integração com uma variedade de aplicativos, históricos de negociações, caixa de e-mails e sistema de telefonia por IP, entre outras qualidades são possíveis de ser encontradas em qualquer CRM do mercado.
Contudo, existe ainda um universo de ferramentas menos prováveis de encontrar, mas que podem impulsionar o seu negócio. Quer saber mais sobre elas? Continue lendo e descubra.
Automação de Propostas
Você já ouviu falar de automação de propostas?
Esse é um recurso não tão comum entre as funções de CRM e que pode agilizar muito o trabalho na sua empresa.
A apresentação de uma proposta é uma etapa muito importante da negociação, pois é um documento que carrega consigo a imagem da sua empresa.
Por isso, é importante tomar todos os cuidados necessários durante a sua elaboração.
Uma formulação genérica demais, por exemplo, pode mostrar uma cultura engessada ou ainda deixar a sensação de uma proposta incompleta e amadora.
Por outro lado, colocar todas as informações manualmente e ainda cuidar da parte textual pode tomar muito tempo. Há ainda a possibilidade de surgir erros durante a formulação que só serão percebidos pelo cliente. Errar um CNPJ, por exemplo, poderia afetar gravemente a imagem da sua empresa, sem falar em possíveis problemas legais.
Novas soluções para velhos problemas
Sabendo da existência desse problema, alguns CRMs disponibilizam um sistema de automação de propostas. Dessa forma seus vendedores não precisam sair do sistema e ainda evitam gastar tempo com um processo tão demorado.
Assim como outros conteúdos textuais que precisam ser gerados diariamente, o processo de elaboração pode ser um processo custoso.
Isso se deve ao fato que o tempo usado por seus vendedores poderia ser utilizado para fazer aquilo que eles realmente deveriam fazer: conseguir novos Leads (potenciais negócios) para sua empresa.
A maioria dos CRMs do mercado que possuem esse recurso permitem algumas personalizações, como nome do cliente, data e uma tela de produtos.
Se você busca uma opção mais personalizável e completa, o sistema de automação de propostas e documentos do Ploomes pode ser a melhor opção para o seu negócio.
Ela permite não apenas a inserção de dados para uma negociação específica, como também inclui cálculos de imposto no produto final na estrutura da proposta.
Além disso, a criação dos modelos é feita junto com uma equipe de design pronta para fazer as alterações necessárias para deixar o documento com a imagem buscada por sua empresa.
Automação de Documentos
Semelhante à automação de propostas, também é possível encontrar entre as funções de CRM um sistema de automação de documentos.
Para manter um bom registro dos seus negócios, é sempre bom ter alguma forma de comprovação das movimentações ou dos acordos feitos com o cliente.
Dependendo do seu negócio, principalmente se considerarmos o setor de serviços, contratos também podem ser essenciais para a formalização de uma venda.
Contudo, a burocracia pode ser um impeditivo para a performance dos seus vendedores.
Assim como nas propostas, a repetição de uma tarefa que exige algum nível de detalhe pode apresentar alguns erros durante a elaboração.
Embora os documentos tenham que obedecer a uma rigidez formal maior, a precisão de detalhes é essencial para garantir que nenhum empecilho possa surgir na relação com o cliente.
Supondo, por exemplo, que um dos seus vendedores cometa um erro de digitação em um dos números do CNPJ da empresa do cliente durante a elaboração de um contrato. Isso pode afetar não apenas a credibilidade da sua empresa, como pode tornar todo o acordo inválido.
Devido a esses fatores alguns CRMs passaram a incluir também um sistema de automação de documentos.
Da mesma forma que as propostas, o padrão necessário para todos os documentos é mantido e repetido em cada nova formulação.
Enquanto isso, as informações necessárias para definir as condições específicas de cada negociação são puxadas diretamente do seu próprio banco de dados e inseridas automaticamente para garantir a eficiência da operação.
Dessa forma, é possível atender a uma necessidade pontual mantendo todas as operações dentro do CRM, enquanto garante a facilidade de uso por parte do vendedor.
Interface Centralizadora
De um ponto de vista prático, manter todas as tarefas centralizadas numa única interface (seja ela um aplicativo ou um programa) pode ser mais desejável.
Imagine se o Facebook precisasse do Instagram para postar fotos, do WhatsApp para mandar mensagens e do Word para postar textos. Ninguém usaria uma rede social que precisasse de tantas telas para ser usada.
Manter isso numa interface para celulares, então, seria ainda pior. Entrar em vários aplicativos apenas geraria maior gasto de bateria, banda de internet e provavelmente faria o usuário repensar sobre a utilidade de um sistema assim.
Da mesma forma, quando falamos em otimização de performance em vendas, manter todos os afazeres dos vendedores dentro de uma única ferramenta é crucial para garantir o crescimento da empresa com um gasto menor de recursos.
Sabendo dessa necessidade, entre as funções do CRM que não são tão comuns está a possibilidade de fazer ligações.
Ligar diretamente para o cliente pode ser uma abordagem mais interessante que um e-mail e pode decidir os detalhes finais para a venda.
É evidente que seus vendedores poderiam realizar esse procedimento sem a necessidade da intermediação de um sistema. Contudo, com a adição dessa funcionalidade, é possível ter um registro preciso do que seus funcionários estão fazendo.
E os gestores não são os únicos beneficiados com essa aplicação. O vendedor também evita de fazer o retrabalho de discar um número diferente para cada ligação, discando o número a partir dos dados já cadastrados do cliente.
Dessa forma, também é possível fazer um melhor acompanhamento da negociação. Por meio do pipeline é possível decidir quais são as melhores etapas para fazer uma ligação e o que foi feito em cada etapa.
Unindo o registro à geração de relatórios é possível fazer uma análise e garantir uma abordagem mais amigável para com o cliente.
Integração com E-mail
Importante forma de comunicação corporativa escrita, o e-mail também é parte essencial em negociações entre empresas (B2B).
Como mencionado anteriormente, fazer uma ligação pode fornecer uma melhor aproximação com seu cliente.
Contudo, a depender da familiaridade que um Lead tem com a sua marca, abordá-lo dessa maneira logo de início pode parecer inconveniente.
Os e-mails, portanto, permitem uma forma menos agressiva de aproximação com diversas possibilidades de formatos.
Dessa forma, a integração do e-mail corporativo com seu sistema é uma das funções a buscar em seu CRM.
Assim como nas funções voltadas para a realização de ligações, a integração com e-mail agiliza o processo de elaboração extraindo dados já cadastrados.
Pelo CRM da Ploomes, por exemplo, quando o vendedor decide criar uma nova mensagem para um cliente dentro da negociação, o endereço já é preenchido automaticamente. Também há a possibilidade de incluir uma assinatura para cada vendedor, facilitando o processo de identificação com a empresa.
Múltiplos Funis de Venda
Serviços/produtos diferentes podem ter processos de venda diferentes. O perfil do comprador pode exigir outras abordagens, a dimensão da venda pode alterar os procedimentos necessários e, dependendo da complexidade do seu negócio, pode ser mais interessante dividir o processo por categoria de produto.
Ter um único pipeline para registrar tudo isso pode ser limitante para seu vendedor. Um formato engessado acaba escondendo as particularidades presentes no cotidiano prático da sua empresa.
O resultado, naturalmente, é uma visão deturpada da diversidade de aspectos presentes em cada negociação.
Em outras palavras, se não leva em conta todos os detalhes, então você tem a definição de nada.
Portanto, a possibilidade de criar diversos pipelines é uma dentre as funções do CRM que são muito vantajosas para seu negócio.
Assim você pode especificar um processo com riqueza de detalhes, ao mesmo tempo que garante a boa performance dos seus vendedores por meio de padrões de funis de venda bem definidos.
É possível, por exemplo, fazer um funil para marketing, garantindo que eles (time de vendas) achem os MQLs (Leads Qualificados de Marketing); passem para outro funil, de vendas e sejam convertidos em SQLs (Leads Qualificados por Vendas).
Há ainda outras funcionalidades que podem ser melhores empregadas em funis específicos. Dessa forma também é feito o melhor uso do CRM contratado.
Checklists
Entre os exemplos de funções do CRM que podem ser melhor aplicadas em funis múltiplos, temos as checklists de negócios.
Se cada processo tivesse o mesmo pipeline, seria necessário criar uma checklist geral, o que geraria todo tipo de incongruência no uso cotidiano.
Imagine que sua empresa forneça peças necessárias para a produção em série e também disponibilize um serviço de instalação desses componentes.
Alguns clientes podem já ter uma estrutura de instalação, dispensando os seus serviços, e outros não.
Dessa forma, fazer um checklist que sirva a ambos os casos pode gerar algumas confusões indesejáveis. Colocar num mesmo processo “contatar e enviar equipe de instalação” dá margem a ambiguidades que ocasionam situações desagradáveis na relação com o cliente.
Enviar uma equipe quando não foi pedido é um gasto de recursos sem retorno e não oferecer quando necessário pode demonstrar amadorismo.
Apesar de estarem relacionadas a coisas triviais como “o que levar numa viagem”, as checklists podem ser muito úteis justamente para evitar esse tipo de transtorno.
Citando a criação de checklists do CRM da Ploomes como exemplo, elas podem ser utilizadas como lembretes ou serem obrigatórias, evitando que nada fique para trás.
Dessa forma, além de ter uma política comercial e um processo de venda bem definido, é possível controlar a ordem que os procedimentos precisam ser feitos.
Níveis de Acesso
É natural em muitas empresas haver hierarquias entre os diferentes cargos.
Se considerarmos principalmente a experiência de cada membro integrante, é importante que haja algumas restrições na modificação dos componentes operacionais.
É por isso que uma das possibilidades de funções do CRM é a de criar níveis de acesso para cada usuário.
Explicando melhor, para que haja um melhor uso do sistema, é possível restringir certas funcionalidades para cada usuário.
Dessa forma, seus vendedores podem ser autorizados a cadastrar novos clientes e incluir novos negócios, mas nunca poderão alterar os detalhes do pipeline.
Quem será responsável por definir os aspectos mais procedimentais são somente o gestor ou outra posição à escolha do administrador da conta.
Assim você evita riscos como a alteração de partes essenciais do processo de vendas por profissionais com outras atribuições. O fator humano não é uma ciência exata, então ter esses mecanismos de controle é crucial para a segurança do seu negócio.
Aplicativo Mobile
Além de uma boa interface, um sistema precisa ser acessível. Por isso, ter suas funções de CRM disponíveis também num formato para smartphones e tablets é essencial.
As obrigações de um vendedor podem exigir muito trabalho longe da mesa do escritório e fazer o registro em um computador nem sempre é a maneira mais prática.
Durante as visitas, manter o foco na conclusão da venda precisa ser o foco principal do vendedor. Se for necessário mais de uma por dia, então, fica ainda mais difícil sentar e organizar tudo. Da mesma forma, fazer esse procedimento na frente do cliente pode gerar estranhamento.
Por isso, disponibilizar o uso do sistema em outros meios é uma função do CRM que traz melhor mobilidade e otimização. Além de trazer também um formato mais amigável.
Você sabia que a Ploomes também tem uma versão de aplicativo do seu CRM, se quiser ver mais detalhes, confira o manual feito pela nossa equipe de suporte ou acesse as versões disponíveis para Android e iOS.
As melhores funções de CRM são as melhores funções para seu negócio
A pluralidade de recursos no mercado de CRMs reflete, portanto, a diversidade dos modelos de negócio.
Na busca por se adaptar melhor às diferentes exigências, novas soluções surgem, trazendo possibilidades de otimizar o seu negócio, otimizando ao máximo o gasto de recurso necessário.
É evidente que, assim como as inovações chegam, deixar de acompanhá-las pode ser um risco. Implementar novos sistemas com uma estrutura antiga gera uma série de gastos complementares que poderiam ser evitados com uma adaptação antecipada.
Saber das funções do CRM, então, é estar atualizado sobre o seu mercado e ter conhecimento de ferramentas que podem impulsionar o seu negócio.
