Sem dados precisos não é possível que um gestor consiga trabalhar de maneira embasada para tomar as melhores decisões para o negócio. Os relatórios gerenciais, por isso, servem como aliados da gestão de qualquer empresa, garantindo que sempre haja informações confiáveis para elaborar os planos de ação e, também, ajudar a entender melhor cada setor.
Se você ainda não tem uma cultura de elaborar relatórios gerenciais bem definida na sua empresa, após a leitura deste artigo certamente vai querer rever seus conceitos. Caso já tenha, este texto também serve para você.
A seguir, apresentamos as melhores formas de criar esses documentos, além de salientar a importância deles para o sucesso das vendas.
Boa leitura!
O que são relatórios gerenciais?
Em resumo, podemos definir os relatórios gerenciais como documentos que auxiliam no entendimento e acompanhamento do desempenho de cada setor de uma empresa. Eles são uma ferramenta extremamente útil para qualquer gestor, pois garantem que haja o embasamento necessário para facilitar a tomada de decisão.
Na prática, com relatórios gerenciais bem estruturados – mostraremos adiante como elaborar um relatório – você consegue escolher com muito mais segurança quais caminhos são melhores para o negócio.
Sabe aquelas reuniões com a diretoria da empresa, onde há uma certa pressão para ter as respostas para questões como “de que maneira aumentar as vendas no próximo trimestre?”, os relatórios gerenciais vão ajudar você a se posicionar com mais segurança.
Qual a importância dos relatórios gerenciais?
Imagine o seguinte cenário: as vendas da empresa caíram no último trimestre e a diretoria está cobrando uma ação urgente para alavancar os números a um patamar superior aos últimos resultados. Como saber qual decisão tomar se não há nenhum embasamento para fazer isso da maneira correta?
A importância dos relatórios gerenciais está justamente neste ponto. Eles são elaborados de maneira detalhada, tornando possível uma análise profunda dos dados e, dessa forma, ajudando a encontrar respostas para as perguntas feitas e para as que sequer foram pensadas.
Lembre-se: os relatórios devem ser sempre os mais completos possíveis, porém, isso não significa que devem abusar de certo nível de complexidade. Sabe aquele ditado que diz que “menos é mais”? Os documentos devem ser concisos, apresentando apenas o que tiver relevância para a empresa. Tenha em mente o público-alvo para o qual você irá apresentá-los.
Leia também: Conheça os 10 melhores cursos de vendas para se destacar no mercado
Como elaborar relatórios gerenciais?
Pois bem, agora que você já sabe o que são relatórios gerenciais e qual a importância deles para a sua empresa ou a organização para a qual você trabalha, chegou a hora de aprender como elaborar esses documentos de modo que sejam eficazes e cumpram com seu objetivo. A seguir, listamos algumas dicas essenciais.
1. Comece pelo motivo
Antes de tudo, logo no início do relatório é imprescindível identificar o motivo pelo qual o documento foi criado. Para solucionar um problema? Qual? Priorize sempre descrever isso de maneira clara, para poupar tempo de quem está lendo e ir direto ao ponto.
2. Adicione somente o que for importante
Na hora de apresentar esse relatório, lembre-se de selecionar apenas as informações mais importantes, aquelas que você considera indispensáveis para o entendimento de quem for ler o conteúdo. Fazer isso facilita a análise.
Não significa que um documento mais completo não possa ser criado, com informações secundárias, mas dê prioridade para o que é, de fato, relevante em um primeiro momento.
3. Adote a estratégia do funil
No marketing há o chamado “funil de vendas”, onde os conteúdos começam a ser abordados de maneira mais geral no topo e vão afunilando até chegar ao fundo, sempre mais aprofundados, valorizando o detalhamento das informações.
Nos relatórios gerenciais essa estratégia também funciona. Após descrever o motivo pelo qual o documento foi criado, exponha os dados mais importantes primeiro – uma espécie de resumo do trabalho.
Caso o diretor ou controlador da empresa não esteja com tempo suficiente para ler todo o relatório, isso dará uma ideia para ele ou ela de que o objetivo foi alcançado ou não. Caso não, destaque as possíveis alternativas para solucionar o problema.
4. Detalhe o que precisa mudar e quais os custos
Além de apresentar o problema e suas possíveis soluções, é fundamental adicionar no relatório, da maneira mais detalhada possível, o que será necessário mudar para alcançar o objetivo e quanto isso vai representar em despesas para a empresa.
Por exemplo: a solução para o problema da queda de vendas no último trimestre é contratar mais vendedores? Se sim, descreva quantos serão necessários e de quanto investimento será preciso para arcar com os custos de contratação desses profissionais.
5. Use uma linguagem simplificada
Sempre que possível, fuja de palavras, siglas ou termos difíceis, que vão dificultar a compreensão de quem está lendo. Muito cuidado, também, com gráficos e tabelas no relatório. Eles só devem ser adicionados no documento caso ajudem na tomada de decisão, caso contrário, vão apenas atrapalhar ou confundir ainda mais o diretor.
BÔNUS: ferramentas
Existem ferramentas que são capazes de ajudar a criar bons relatórios gerenciais. Listamos as principais a seguir:
- Excel / Google Sheets;
- Softwares CRM e ERP;
- Aplicativos de gestão.
Quais são os tipos de relatórios gerenciais?
Confira os cinco principais tipos de relatórios gerenciais em uma empresa.
1. Relatório de financeiro
Fundamental para empresas de qualquer segmento, o relatório financeiro serve como um balanço geral de todas as finanças, como o fluxo de caixa (entradas e saídas), quais contas pagar, como está a inadimplência dos clientes e todos os demais fatores necessários para administrar de maneira positiva o capital de giro e garantir a saúde financeira do negócio.
2. Relatório de controle
Mais focado para a área logística, servindo para controle de estoque – entradas e saídas de mercadorias, projeção de pedidos, entre outros -, assim como supervisionar o desempenho das metas e do time, dando ao gestor uma previsão das matérias-primas que serão necessárias para alcançar todos os objetivos.
3. Relatório de análise
Serve, literalmente, para qualquer um dos setores da empresa, já que seu objetivo é analisar um problema específico e encontrar possíveis soluções para ele.
O relatório de análise precisa ser o mais aprofundado possível, assim como os demais, para oferecer um panorama completo da situação para o gestor.
4. Relatório de crescimento
Pode ser feito de maneira geral, sobre toda a empresa, ou específica, analisando individualmente cada setor.
O relatório de crescimento tem como objetivo criar uma linha do tempo e fazer um comparativo do desempenho da empresa nos últimos meses e anos.
Os resultados ajudam a entender o que precisa ser melhorado em cada setor ou no empreendimento como um todo.
5. Relatório de satisfação
Quer descobrir a quantas anda a satisfação do seu público-alvo com os produtos ou serviços da empresa? O relatório de satisfação é elaborado a partir dos resultados da aplicação de uma pesquisa de satisfação.
Essa pesquisa também pode ser com o público interno, buscando ouvir a opinião dos colaboradores sobre assuntos específicos. O feedback da pesquisa serve como munição para propor novas ações.
Então: qual o impacto de um bom relatório gerencial?
Como você aprendeu até aqui, relatórios gerenciais são fundamentais para o entendimento dos problemas da empresa e de possíveis soluções para eles.
Por meio de um documento detalhado, é possível apresentar para a diretoria dados precisos, que vão ajudar a embasar a tomada de decisão sobre os rumos de todos os setores da empresa.
Outro ponto que requer total atenção para garantir o bom desempenho dos relatórios gerenciais são os indicadores de vendas.
Caso ainda não os conheça, leia agora mesmo o artigo que a Ploomes preparou com exclusividade para você, explicando sobre os 12 principais indicadores de vendas.
