Você sente dificuldade de organizar sua pauta no trabalho e sente que isso já está atrapalhando seu dia a dia? A matriz de priorização pode ser o que faltava para dar mais clareza às suas tarefas.
Ela é simples de montar e ajuda a aumentar a produtividade, permitindo entregar resultados cada vez melhores. Além disso, evita desentendimentos e outros desgastes entre gestores e colaboradores ou dentro da equipe.
Quer aprender a criar uma matriz para priorizar tarefas? Preparamos este conteúdo explicando o que é, como usar, seus principais tipos e de que maneira você pode se organizar. Boa leitura!
O que é matriz de priorização?
A matriz de priorização não é uma ferramenta específica, mas um estilo de metodologia que tem como foco principal a organização das tarefas na pauta de um profissional ou de uma equipe.
Alguns modelos dentro desse tipo de matriz incluem o GUT, RICE, 4×4, entre outros que serão explorados em detalhes adiante. O importante é você ter em mente que a priorização ajuda a organizar e classificar tarefas e projetos de acordo com sua importância e urgência.
Ao proporcionar isso, a matriz facilita o processo de tomada de decisões, permitindo que os colaboradores e gestores concentrem seus esforços em atividades mais relevantes para as metas da empresa.
Quais são os benefícios da matriz de prioridades?
Sabe aqueles momentos em que sua pauta fica tão sobrecarregada que você já não sabe mais o que precisa fazer primeiro?
O principal benefício de uma matriz de prioridades é otimizar processos e a eficiência da gestão.
Dessa forma, qualquer profissional pode trabalhar com maior clareza sobre suas tarefas, inclusive a prioridade de cada uma dentro da pauta. Isso acaba evitando confusões desnecessárias e sobrecarga de trabalho.
Uma matriz de priorização também contribui para distribuir melhor os recursos humanos e monetários da empresa. Quando há certeza sobre quais atividades são mais importantes, pode-se investir o que for necessário para que essas demandas sejam atendidas.
Como usar uma matriz de priorização?
A principal pergunta que uma matriz de priorização ajuda a responder é: o que eu preciso fazer primeiro? Para isso, no entanto, é necessário saber usá-la a seu favor.
Criar a sua matriz é mais simples do que você imagina, e para provar isso nós listamos abaixo os passos para elaborá-la.
1. Liste o que precisa ser priorizado
O primeiro passo para montar uma matriz de priorização é olhar para todas as suas tarefas pendentes ou recorrentes e listá-las.
Nesse momento, é importante ser o mais completo possível, anotando tudo o que está no radar da equipe ou do gestor.
Ao listar as atividades, lembre-se de considerar o prazo médio solicitado para a entrega de cada uma.
Reflita, ainda, sobre o impacto que cada uma tem para os resultados da equipe ou da empresa – se são de extrema importância ou se são mais básicas, por exemplo.
2. Enumere critérios de seleção
Depois de listar as demandas, é preciso definir os critérios que serão usados para priorizá-las. Você pode definir quais serão os critérios, já que eles podem variar de acordo com o contexto.
Geralmente, eles envolvem fatores como urgência, impacto, esforço necessário, custo e retorno esperado.
É importante que os critérios sejam claros e objetivos,para que não haja dúvida sobre o que cada um significa e de que forma foi avaliado dentro do processo.
3. Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Depois que você definir quais são os critérios para priorizar cada demanda, atribua um sistema de pontuação ou notas para deixar isso claro.
Exemplo: se um critério é “urgência“, você pode usar uma escala de 1 a 5, onde 1 significa que a tarefa não é urgente e 5 indica que ela precisa ser resolvida imediatamente. A mesma lógica pode ser aplicada aos demais critérios.
4. Monte uma tabela com as informações
A melhor forma de analisar essa matriz visualmente é montar uma tabela para fazer o cruzamento das informações.
Nela, cada linha representa uma demanda, enquanto cada coluna será um critério de avaliação, como urgência, custo e impacto.
É por meio dessa tabela que as prioridades vão ser identificadas, dando certeza de qual a real urgência de cada uma e dos prazos.
5. Associe as pontuações de cada demanda
Com a tabela pronta, o próximo passo é somar as pontuações de cada demanda para obter um valor total para cada uma.
Esse valor será o resultado final da avaliação, representando a prioridade de cada atividade de acordo com os critérios selecionados. Quanto maior a pontuação total, maior a prioridade da tarefa.
6. Monte o ranking das demandas
Depois que você calcular a pontuação, monte um ranking dessas demandas, da maior para a menor pontuação. Lembre-se que pontuações mais altas dão um senso de maior urgência, enquanto mais baixas significam que a tarefa pode esperar.
Essa matriz serve tanto para profissionais que desejam organizar melhor sua própria pauta quanto para equipes.
O gestor pode criar uma matriz e compartilhar com os colaboradores, criando uma cultura focada em objetividade e saber o que é prioridade.
Quais são os principais tipos de matrizes de priorização?
Como explicado anteriormente, a matriz de priorização é mais um estilo do que uma ferramenta.
Existem, no entanto, diferentes tipos de matrizes que podem ser usadas para dar mais objetividade ao trabalho.
A seguir, confira alguns modelos populares e como eles funcionam.
1. Matriz GUT
A Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) trabalha esses três critérios principais. A gravidade indica o impacto do problema ou tarefa; a urgência é o prazo necessário para resolver; e a tendência é o quanto a situação pode piorar se não for resolvida.
O modelo é útil para situações em que é necessário priorizar problemas ou assumir maiores riscos no trabalho, já que leva em conta a urgência, a gravidade e a tendência de agravamento da situação.
2. Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower foca em dois critérios: urgência e importância. As tarefas são classificadas em quatro quadrantes: urgente e importante, não urgente mas importante, urgente mas não importante, e não urgente nem importante.
Esse modelo é um dos melhores e mais claros para mostrar o que fazer primeiro e como organizar a lista de tarefas focada em resultados.
3. Matriz RICE
A Matriz RICE é a sigla para Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). Ela é mais usada para desenvolvimento e lançamento de produtos. A soma das pontuações de cada critério determina a prioridade das tarefas.
O modelo é excelente para encontrar um meio-termo entre o impacto esperado de uma ação e o esforço necessário para dar conta das tarefas que a envolvem.
4. Matriz BASICO
A Matriz BASICO usa seis critérios para avaliar a prioridade de uma tarefa: Benefício, Abrangência, Satisfação, Investimento, Cliente e Operação. A soma final de cada um é o que determina o grau de prioridade.
Esse tipo de matriz é útil para vendedores que lidam diretamente com clientes e precisam estar atentos às métricas de satisfação do atendimento.
5. Matriz 4×4
A Matriz 4×4 é um modelo simples que classifica as tarefas em quatro quadrantes, cruzando dois eixos principais: esforço e impacto.
As tarefas com maior impacto e menor esforço devem ser priorizadas, enquanto aquelas com baixo impacto e alto esforço podem ser adiadas, distribuídas ou eliminadas.
6. Matriz Custo x Benefício
A Matriz Custo x Benefício é a mais indicada para projetos que envolvem investimento financeiro. Ela compara o custo de uma ação com o benefício – ou retorno – esperado pela empresa.
Essa matriz ajuda a tomar decisões estratégicas com maior convicção, minimizando os riscos de alocar recursos do negócio para áreas ou atividades que podem não dar tanto retorno ou pior, gerar prejuízos.
Aprenda a fazer a gestão do tempo de maneira eficaz
Uma matriz de priorização está relacionada diretamente com a importância de otimizar o tempo. Isso significa focar no que realmente traz benefícios para a empresa ao invés de passar horas todos os dias em tarefas sem valor agregado.
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