Se tem um assunto que sempre aparece em qualquer papo de negócios é a produtividade. E não é por menos, já que ela é a chave para qualquer empresa se manter competitiva.
De maneira geral, a produtividade mede o resultado do que uma organização produz dividido pelos recursos que ela usa.
Para conseguir entender como anda a produtividade de uma empresa, é preciso primeiro identificar as métricas que medem o desempenho dos colaboradores e dos setores.
Nesse sentido, os Indicadores de produtividade são métricas importantes para rastrear quanto trabalho está sendo feito e como isso está impactando os resultados.
Conseguir mais com menos recursos e em menos tempo é fundamental em um ambiente econômico competitivo que exige um desempenho cada vez melhor das empresas.
Portanto, garantir o bom desempenho da equipe é fundamental. Mas como isso é feito?
A seguir, você vai descobrir como os indicadores de produtividade podem impulsionar o desempenho das equipes e, consequentemente, os resultados do negócio. Confira!
O que é produtividade?
A produtividade pode ser definida como a relação entre o resultado alcançado em uma tarefa em função do tempo disponível para realizá-la. Ou seja, quando temos apenas uma hora para fazer uma tarefa, e ela foi feita dentro deste tempo, significa que ela foi produtiva.
Basicamente, ser uma pessoa produtiva é conseguir realizar uma atividade no prazo proposto utilizando todos os recursos disponíveis. De maneira geral, a produtividade tem muito a ver com a otimização do tempo.
É muito importante não confundir produtividade com trabalhar sem parar. Esse conceito está ligado em fazer um bom gerenciamento de tempo para conseguir finalizar todas as atividades propostas e não em trabalhar por horas.
No caso de uma empresa, o conceito de produtividade precisa estar ligado também à proposta de valor da companhia.
Por exemplo, uma empresa de fast fashion produz muito mais peças por dia do que uma marca de moda mais artesanal com peças 100% feitas à mão. Isso não significa que uma seja mais produtiva que a outra, mas sim, que elas têm outra proposta.
Por conta disso, não existe uma fórmula padrão para medir a produtividade, já que ela depende de diversos fatores que, na maioria das vezes, não são iguais.
No entanto, é possível determinar indicadores de produtividade que podem potencializar os resultados da empresa e os resultados individuais de cada colaborador.
O que são indicadores de produtividade?
Os indicadores de produtividade são uma maneira de entender se processos estão sendo produtivos e eficientes. Eles medem as diversas atividades dos colaboradores relacionadas aos objetivos da empresa e ajudam a destacar oportunidades de melhoria buscando sempre maximizar a eficiência.
Esses indicadores podem ser quantitativos ou qualitativos. Nesse sentido, uma maneira comum de acompanhar a produtividade é usar indicadores-chave de desempenho, os KPIs.
Com o uso deles, é possível encontrar a combinação certa entre produtividade e eficiência para ajudar a manter a qualidade de entrega de colaboradores de diversos setores.
Com esses KPIs “rodando”, o próximo passo é analisar o resultado de cada indicador. Eles irão mostrar como foi a produtividade e eficiência de determinado período e quais foram os meios utilizados para entregar das tarefas.
Fazer essa análise é essencial para estabelecer as medidas de qualidade da empresa e dos colaboradores. Dessa forma, sempre que um indicador ficar abaixo do objetivo definido, fica mais fácil descobrir as razões e ajustar.
No entanto, medir a produtividade em muitos trabalhos pode não ser fácil. Por exemplo, como a produtividade de um gerente de marketing deve ser medida? Ou então a de um profissional da área financeira?
Por isso, a escolha dessas métricas é muito importante para que todas façam sentido para cada colaborador.
Antes de implementar as métricas de produtividade, discuta com seus funcionários o que eles acham que deve ser rastreado e de que forma.
Assim, você garante que as métricas que está medindo sejam relevantes e realmente ajudem a equipe a ter um melhor desempenho.
Quais os indicadores de produtividade?
Veja a seguir os principais indicadores de produtividade que podem ser aplicados em qualquer setor de uma empresa.
Indicadores de qualidade
Esses indicadores mensuram se o resultado final de um produto ou entrega atende às expectativas previstas no início do projeto. Eles podem medir o número de produtos vendidos, ou a satisfação do cliente com a empresa, por exemplo.
Indicadores estratégicos
Eles permitem analisar se as metas estão, de fato, sendo alcançadas. Nesse caso, são avaliadas as porcentagens atingidas durante um determinado período. Se o número for insatisfatório, será preciso revisar sua estratégia.
Indicadores de lucro
Eles determinam se um projeto é lucrativo para que a empresa decida se deve ser mantido dentro de seu escopo de atuação. O ROI – Return on Investment – é uma métrica útil para acompanhar, pois determina quanto lucro você vê para cada centavo investido.
Indicadores de capacidade
Esses indicadores medem o quanto uma pessoa ou equipe pode produzir em um determinado período com determinados recursos. Isso permite definir prazos de entrega mais realistas.
Indicadores de rotatividade de funcionários
Serve para medir o percentual de funcionários que deixam a empresa em um determinado período de tempo. A fórmula para calcular a taxa de rotatividade de funcionários é:
Taxa de rotatividade de funcionários = (Número total de desligamentos de funcionários / Número médio de funcionários) x 100.
É preciso incluir nesse cálculo todos os funcionários em período integral, meio período e estagiários, mas deixe de fora temporários ou terceirizados programados para sair no final de seu contrato
Uma rotatividade baixa em comparação com a média do setor geralmente é uma coisa boa, mas não se muitos dos funcionários que saem são os melhores. Nesse caso, a qualidade importa tanto quanto a quantidade.
Qual a importância de utilizar indicadores de produtividade?
Pequenas, médias e grandes empresas podem ter muitas vantagens ao utilizar indicadores de produtividade.
Eles acompanham os sucessos e as deficiências de uma empresa. Por isso, o uso da análise dos dados desses indicadores serve, inclusive, para uma tomada de decisão mais confiável.
É importante ressaltar que os indicadores podem ser alterados conforme as mudanças do mercado, do setor e das demandas em evolução da empresa.
Os indicadores de produtividade servem como um guia para seguir o caminho certo para o sucesso e, justamente por isso, devem ser revistos periodicamente.
Por exemplo: digamos que o planejamento para o ano de 2020 precisou ser alterado drasticamente, quando a pandemia afetou radicalmente o dia a dia das empresas em todo o mundo.
No entanto, isso vale não só para grandes eventos, mas também para outros pontos, como mudanças no comportamento do consumidor e novo posicionamento de mercado.
Algumas outras vantagens dos indicadores são:
- Entregam uma compreensão clara do status da empresa em relação aos objetivos desejados;
- Possibilidade de atualizar a estratégia em tempo real e se destacar entre os concorrentes;
- Melhora a percepção das equipes e como os colaboradores estão enxergando a estratégia da empresa;
- Os colaboradores se envolvem mais com objetivos reais e de fácil compreensão;
- Fica mais fácil detectar gargalos e possibilidades de melhorias nos processos;
- Impulsiona os resultados e aumenta os lucros.
Como ser mais produtivo?
Embora ser produtivo seja importante em todos os aspectos da vida em que os resultados são necessários ou quando as pessoas desejam atingir metas, isso provavelmente é considerado mais importante no ambiente de trabalho.
À medida que o ambiente de trabalho se desenvolveu e mudou para combinações de pessoal, remoto e híbrido nos últimos anos, formas mais flexíveis de trabalho ganharam espaço.
Algumas dessas mudanças incentivaram as pessoas a trabalhar de forma mais eficaz, mas para outras, essas novas dinâmicas apresentam desafios de produtividade.
Por isso, é preciso desenvolver novas formas de acompanhar a eficiência e motivar sua força de trabalho.
Fazer alguns ajustes simples no dia a dia cria possibilidades de ver um aumento na produtividade, seja qual for o setor do funcionário.
Veja algumas dicas para ser mais produtivo:
- Vá aos poucos: não tem como esperar transformar todos os seus hábitos de produtividade da noite para o dia. É preciso se concentrar em fazer pequenas mudanças para ver o que funciona – e o que não funciona.
- Gerenciamento do tempo: para ser produtivo, o tempo gasto em atividades também deve gerar resultados.
- Responsabilidade: se você deseja aumentar sua produtividade no trabalho, ter alguém responsável por você pode realmente ajudar. Que tal encontrar um colega interessado em aumentar sua própria produtividade? Converse com ele e combinem de fazer check-ins mútuos semanais ou crie um sistema de diário pessoal para se responsabilizar por metas atualizadas regularmente – mantendo os dois no caminho certo.
Veja como ser mais produtivo utilizando a Matriz de Eisenhower ou a técnica de Pomodoro.
Conclusão
Trabalhar com indicadores de produtividade é essencial para atingir melhores resultados de maneira mais rápida e assertiva.
O uso desses índices permite que você entenda qual foi seu desempenho passado e faça ajustes para melhorar ainda mais no futuro.
Lembre-se de manter esses indicadores sempre atualizados e bem definidos para cada departamento ou função. Também saiba que não é preciso saber todos os detalhes de como todos os colaboradores trabalham, os indicadores estão aí para medir a produtividade individual e dos times, focando na entrega.
Aproveite e descubra como fazer uma boa gestão do tempo e produtividade.
