Algumas empresas podem não contar com processos organizados e bem estruturados, mas de alguma forma eles fazem parte do dia a dia do negócio e regem algumas das principais atividades dos colaboradores.
De fato, os processos são responsáveis por colocar em prática todas as ações que foram definidas na estratégia, aumentando a eficiência e garantindo que as tarefas sejam cumpridas no prazo estipulado.
E se o foco é padronizar a operação, tornando-a mais produtiva e eficaz, por que, então, observamos ainda processos mal estruturados e que fogem do seu sentido natural?
O aumento no volume de tarefas, prazos apertados, a falta de um alinhamento entre a equipe e a ausência de clareza dos objetivos são algumas das razões para que a definição dos processos não saia como o planejado.
Nesse sentido, vale contar com alguns recursos para garantir a gestão dos processos em um negócio, facilitando a rotina de todos os profissionais envolvidos.
O BPM (Business Process Management) é a metodologia capaz de corrigir problemas e ajudar a lidar com demandas a curto e a longo prazo.
Quer saber como colocar esse método em prática no seu negócio? Continue lendo e aprenda!
O que é BPM?
Não é novidade que a criação de processos em prol da organização da rotina existe há bastante tempo.
Egípcios e romanos já criavam processos com foco na expansão dos impérios, abrindo espaço para o método que conhecemos e utilizamos atualmente.
Mas é de 1911 a primeira documentação que temos notícia: foi quando o termo Gerenciamento de Processos de Negócios tornou-se conhecido graças à publicação de um artigo por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management“.
O estudo tinha como defesa a melhoria da produtividade a partir da metodologia da gestão de processos a partir de uma boa remuneração.
Mais adiante, nas décadas de 1950 e 1960, métodos como Kanban e Kaizen surgiram para viabilizar o gerenciamento de processos, fazendo com que o recurso começasse a fazer parte do dia a dia das indústrias e empresas do mundo todo.
Assim, no início dos anos 2000 o termo foi, pela primeira vez, utilizado da forma como o conhecemos pela Gartner: Business Process Management Suite.
A partir da padronização dos processos e da organização dos fluxos de trabalho, a metodologia BPM viabiliza a melhoria contínua do negócio.
Com base na automação, controle e análise dos fluxos da empresa, o recurso viabiliza o atingimento de metas e objetivos, levando em conta fatores como colaboradores, sistemas, clientes e parceiros.
Acontece que, para que funcione corretamente, é necessário ter uma visão sistêmica dos processos da organização, realizando estudos e monitoramentos constantes.
Só assim o foco em resultados poderá ser levado em conta, uma vez que a identificação das necessidades estará sempre visível para a equipe.
Embora o conceito exista há algum tempo, é a tecnologia que tem possibilitado sua execução, permitindo o controle da operação de ponta a ponta.
Qual a diferença entre BPA e BPM?
Como você viu, a metodologia intitulada BPM engloba os requisitos teóricos para tornar o gerenciamento de processos em uma empresa possível.
Nesse caso, embora a automação de processos esteja prevista no método, existe outra ferramenta responsável por promover as atribuições tecnológicas necessárias: a BPA.
Business Process Automation ou Automação de Processos de Negócios é o nome dado à metodologia capaz de utilizar sistemas avançados para otimizar processos repetitivos e manuais.
Sendo assim, enquanto o BPM cuida do gerenciamento dos processos e da organização dos fluxos, o BPA tem o papel de automatizar todas as funções operacionais, dando mais agilidade e eficácia aos processos de uma empresa.
E como se diferem BPM, BPMN e BPMS?
Além da metodologia relacionada aos aparatos tecnológicos responsáveis por automatizar os processos e os fluxos organizacionais, existem outras siglas que compõem esse recurso tão importante para as empresas.
- BPM (Business Process Management): permite a organização e a estruturação dos processos em uma empresa, padronizando e melhorando a execução dos mesmos.
- BPMN (Business Process Modeling and Notation): viabiliza a visualização dos fluxos de processos de uma companhia, aplicado, normalmente, a partir da metodologia Canvas.
- BPMS (Business Process Management Suite): é o software utilizado para aplicar o BMN nas empresas, ideal para mapear, automatizar e monitorar os resultados dos processos.
Qual a importância do BPM para o seu negócio?
Um dos objetivos do BPM é controlar de maneira eficiente o fluxo de trabalho de uma empresa.
Além disso, ao utilizar a metodologia, fica claro para a empresa como organizar os seus processos e quais resultados esperar disso.
Com o aumento da previsibilidade, fica fácil realizar o planejamento empresarial com assertividade, controlando prazos e orçamentos, por exemplo.
Com os processos organizados, é possível mapear as metas de forma realista, melhorando os resultados, a eficiência operacional e a competitividade do negócio.
Além disso, o apoio da tecnologia surge para fortalecer cada processo relacionado à rotina operacional, poupando tempo e energia em tarefas operacionais e repetitivas.
Outro ponto positivo é a capacidade de resolução dos problemas.
Ao conseguir se antever aos desafios corporativos, a empresa consegue evitar ao máximo as falhas no processo, garantindo a segurança e a qualidade das entregas.
Todavia, é importante se atentar às nuances do mercado, entendendo o seu caráter competitivo e a digitalização do mundo dos negócios.
Em suma, seu papel concentra-se em 4 fatores cruciais:
- Experiência do cliente;
- Experiência dos colaboradores;
- Gerenciamento da cadeia de suprimentos;
- Estrutura Omnichannel.
BPM e a tecnologia
Com a ascensão de métodos como chatbots, Inteligência Artificial e outras tecnologias, as empresas começaram a rever os seus processos para aproveitar a inovação da melhor forma possível: seja obtendo mais agilidade na operação ou atingindo a plena satisfação dos clientes.
Assim, o BPM é um dos recursos utilizados quando o assunto é controlar, de forma eficiente, os fluxos de trabalho de uma empresa.
Com o intuito de acompanhar essa evolução e suportar um maior volume de armazenamento de dados, a tecnologia começa a ser amplamente utilizada, agilizando processos do negócio e lançando mão dos recursos em nuvem para garantir mais segurança na manipulação dos dados.
Uma coisa é certa: para se adaptar em um ambiente de mudanças constantes, as tecnologias surgem para tornar a metodologia BPM ainda mais eficaz, reduzindo erros humanos, a falta de comunicação nas organizações.
No entanto, é nítido o desafio de integrar diferentes tipos de APIs, fornecedores e tecnologias.
Dessa forma, utilizar o que há de melhor na tecnologia torna esse processo mais eficiente, garantindo uma integração eficaz e produtiva para as empresas.
Como aplicar o BPM ao seu negócio?
Antes de colocá-lo em prática, é importante ter em mente que o BPM tem como principal fundamento a melhoria contínua.
Nesse sentido, sua aplicação funciona como um ciclo que prevê, em cada uma das etapas, o aprimoramento dos processos.
Faça o mapeamento de processos
Como mencionamos, a metodologia BPM pode ser utilizada nos mais diversos segmentos: do varejo à indústria. Justamente por isso, cada empresa terá processos distintos para mapear.
A primeira etapa deve ser o momento de detalhamento dos processos, ou seja, de todas as fases para que o negócio funcione.
No varejo, por exemplo, tudo começa no pedido que chega para o time de vendas, verificação dos produtos em estoque e, por fim, o envio para o comprador.
No entanto, em cada uma dessas etapas existem processos cruciais para que a venda se concretize da melhor forma possível.
Portanto, se debruçar sobre cada procedimento permite entender os pontos de gargalo, melhorando as entregas aos consumidores.
Realize a padronização de processos
Depois de mapear os processos, você e sua equipe já estão aptos a padronizá-los, definindo uma base para o cumprimento das etapas e, consequentemente, tornando a mensuração dos resultados mais eficiente.
Além de analisar os indicadores de desempenho com assertividade, os KPI’s estão bem definidos, permitindo mapear os erros caso eles aconteçam.
Mas atenção, cada processo precisa seguir uma jornada que faça sentido para o negócio. Assim, o processo de uma empresa de varejo será diferente de um fluxo de trabalho de uma indústria, por exemplo.
Assim, é fundamental se atentar ao seu negócio para que tudo saia conforme o planejado.
Foque na melhoria dos processos
Para que a otimização dos processos ocorra em todas as fases do negócio, é preciso levar em consideração a melhoria contínua – etapa em que a tecnologia, juntamente com a análise, serão fundamentais para compreender o que deve ser otimizado.
Assim, um sistema de gestão pode e deve fazer parte desta etapa, facilitando a integração e a comunicação entre os departamentos da empresa.
Com todas as informações documentadas no sistema, a equipe terá mais autonomia para consultar dados importantes, pensar em melhorias e analisar a performance dos processos.
Promova a otimização de processos
Agora que os processos e pontos de melhoria foram mapeados, é hora de trabalhar na otimização dos processos.
A ideia é que todos os setores sejam impactados pelas melhorias propostas, tornando o fluxo de trabalho eficiente em todas as frentes.
Uma boa maneira de realizar essas melhorias é a partir da gestão de indicadores. Só assim será possível acompanhar as entregas, controlar as metas do negócio e entender as oportunidades de tornar os processos ainda mais eficientes.
Como o CRM pode ser usado para o BPM?
Que a tecnologia possui um papel importante no controle dos processos, nós já sabemos. Mas você sabia que o CRM é a ferramenta que ajuda a colocar toda a teoria em prática?
Além de eliminar falhas e esquecimentos, um CRM permite a personalização de múltiplos fluxos de trabalho, ajudando a definir etapas, regras, formulários, checklists, entre outras atribuições.
O Ploomes – ferramenta desenvolvida para controlar processos da área comercial e do marketing, também conta com um alto nível de personalização, permitindo a automatização dos processos e a transformação de fluxos operacionais mais dinâmicos.
Quer saber mais sobre os benefícios da plataforma e como ela pode simplificar a sua rotina e a da sua equipe? Conheça o Ploomes!
