O que considerar para contratar um ERP (Enterprise Resource Planning)?
O ERP integra em uma única base de dados todas as suas informações. É uma plataforma de software desenvolvida para os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento das informações de negócio e permitindo a otimização do fluxo de informações.
Para uma tomada de decisão consciente de um sistema desse nível, separamos alguns tópicos que são interessantes para serem levados em consideração na hora de escolher contratar um ERP:
1. Expertise no Tema
O quão conectado com esses assuntos você está? O recomendável nesse caso é aprendermos conceitos que ainda não temos familiaridade, estudarmos possibilidades e fazermos testes e demonstrações.
Dessa forma, você conquista mais conhecimento e as chances de aquisição de uma boa ferramenta são maiores.
Esse artigo é um bom material de educação para esse tipo de decisão, mas é sempre bom estudarmos ao máximo sobre quais são as melhores opções para o nosso negócio, seja para contratar um sistema ERP ou não.
Afinal, existem ferramentas mais robustas, mais simples, mais caras etc. Nem sempre, a ferramenta mais famosa ou cara é a melhor opção para o seu negócio, mas sim a ferramenta com os módulos que mais agregam à sua operação.
2. Custos de Implantação de um ERP
Pouquíssimas ferramentas são “No Touch”, ou seja, que te obrigam a se virar para imputar dados e aprender a usar.
Na maioria das vezes, as empresas adotam modelos de implantação e adoção para suas vendas. Assim, por um custo pré-definido (além da recorrência), eles passam todas as diretrizes, adaptam o sistema e garantem que as bases de dados e outputs analíticos sejam como você queira.
Esse processo é a chamada customização, e o custo é realmente bom para que a sua equipe não perca tempo descobrindo tudo durante a operação.
A pergunta que fica é: Esses são custos baixos ou altos para a sua realidade? Ferramentas muito caras em sua recorrência tendem a cobrar implantações milionárias também.
Se não for muito para o bolso da sua empresa, vá em frente. Caso contrário, avalie o primeiro tópico, pois você ainda não está fazendo a escolha certa.
De qualquer forma, esse assunto não inclui apenas em custos monetários, mas investimento de tempo e de recursos. Quanto menos intuitiva a plataforma, mais pessoas precisarão estar incluídas nesse processo.
Qual é a disponibilidade da sua equipe para estarem envolvidos em uma implantação muito robusta?
3. Atualizações do Sistema
Qual o nível de inovação da ferramenta? E qual é o nível de inovação que sua empresa está aberta para ter? Aqui encontramos dois questionamentos diferentes, mas que trazem um mesmo ponto de atenção: a inovação.
Se você trabalha em uma grande empresa, você com certeza já se deparou com um sistema que parece ter vindo diretamente dos anos 90. Esse não é a imagem que nós, por exemplo, queremos passar.
Existem ERPs que ainda não se preocupam com isso e fazem acompanhamento interno ou utilizam essas ferramentas muito antigas e desatualizadas sem reclamar. Uma hora ou outra a obsolescência vai chegar e a sua empresa não estará preparada para revoluções digitais que ocorrerão.
Mas o que pode envolver atualizações de sistema além do layout nesse caso? Além de atualizações funcionais por meio de UX e Design Thinking, integrações via API (Application Programming Interface) são uma tendência que não para de crescer.
Integrações nada mais são do que formas de sistemas de gestão diferentes conversarem. Como você já deve saber, a utilização de outros sistemas para o seu negócio pode acontecer. Por isso, é muito melhor quando existe a oportunidade do seu ERP trabalhar dados nativamente com, por exemplo, um CRM.
4. Papel da área de TI
É sempre interessante a participação de um profissional de Tecnologia da Informação para a tomada de decisão. É ele que vai confirmar a viabilidade de integrações via API, avaliar dificuldades de implantação e aplicação e ajudar com custos operacionais de troca.
Sem isso, a escolha errada pode custar não só para a empresa, mas para a equipe de TI que ficará responsável pelos problemas técnicos que irão aparecer com o tempo.
5. Manutenção
Quem fará a manutenção das informações? O TI? O gestor? Existe algum tipo de suporte pela empresa que oferece o software?
ERPs são sistemas robustos e, às vezes, precisam da disponibilidade e um profissional desses após a compra. Infelizmente, esses sistemas não funcionam sozinhos e sem um responsável pelo funcionamento e análise.
Quando as dúvidas aparecem é interessante a ferramenta disponibilizar um suporte em português para qualquer dúvida que você tiver. Não tenha medo de ligar, abrir um ticket ou enviar um e-mail. A obrigação do time de pós-venda é solucionar as suas dúvidas.
Portanto, se a sua opção de escolha não tenha um time responsável por isso, sugiro que retorne ao primeiro assunto que abordamos.
6. Sigilo e Confidencialidade
Qual é o nível de segurança que a empresa pode oferecer? São raros os contratos que não envolvem cláusulas sobre a segurança de informação e imagino que sua base de clientes e suas respectivas informações sejam dados importantes e restritos aos gestores internos.
Aqui o ponto de atenção é simples: garanta que isso seja incluído para a sua empresa. Uma dica para garantir isso com termos técnicos e aprofundamento de informações é a inclusão do responsável de TI, como falamos sobre a importância da área, anteriormente.
7. Aderência da Equipe
Existem 2 tipos de aderência: uma que abrange a plataforma como um todo e outra que abrange módulos específicos. Isso não significa que ter uma é melhor do que ter a outra.
Em um mundo ideal, claro que um vendedor entender sobre um módulo de RH é algo muito interessante. Porém, quando ele não entende nem do seu próprio módulo, as coisas começam a se complicar.
Quando observamos o outro lado da moeda, a falta de aderência pode ser um problema muito grande.
Isso faz com que a plataforma não seja alimentada e nem utilizada pelas equipes responsáveis. Isso compromete o engajamento do time e, consequentemente, dos resultados da empresa.
Nunca esqueça que uma ferramenta gerencial é geralmente de controle por várias pessoas e garantir o interesse delas em relação ao sistema é muito importante. Quanto mais intuitiva e agradável a ferramenta, menos problemas de aderência você terá.
8. Necessidade de Treinamento
Acredito que nesse ponto as informações sobre implantação e suporte já estejam mais claras. Porém, uma dúvida pontual pela equipe é uma coisa, não entender nada sobre a plataforma depois da implantação é outra.
O sistema intuitivo o suficiente para precisar de treinamento? Quanto tempo demora para a ferramenta estar funcionando e seu máximo potencial?
Existem empresas conhecidas que buscam tirar cada centavo do seu bolso. Isso pode indicar que o processo de implantação não é estruturado o suficiente para o seu caso.
Isso não quer dizer que a contratação de uma consultoria é algo ruim, mas deixe claro que a necessidade obrigatória de um treinamento após a implantação não o que você procura, afinal, você está pagando uma recorrência e o mínimo de responsabilidade que a empresa precisa ter com você é a otimização e a rapidez.
Se houver alguma consultoria específica que for interessante, não hesite em entender mais sobre e calcular o payback para isso.
9. Escalabilidade da Solução
Que a opção deve ser utilizada por diversas áreas já entendemos. Os módulos de um ERP permitem a utilização para diversas equipes. Contudo, se aumentarmos o número de funcionários que usam, a fluidez dos processos e a vasão de atividades é comprometida?
Assim, como falamos sobre a aderência do time, é necessário entender que para uma grande equipe de usuários, a plataforma precisa ser boa e engajar da mesma forma.
Muito bom se duas pessoas entendem e utilizam o sistema, melhor ainda se 40 o fazem também.
10. Efeito Lock-in
O Lock-in é um termo técnico utilizado majoritariamente pelas empresas de tecnologia que indica a dependência de um cliente a algum serviço ou produto, impedindo o cliente de trocar sem implicar custos adicionais substanciais.
Além disso, a ideia é que o fornecedor quer o Lock-in do cliente, enquanto o cliente quer evitar Lock-in, sendo que o que define o grau é Switching Cost (o custo de troca). Assim sendo, o ideal é que nada te segure em outra opção.
As empresas precisam ter a liberdade para sair quando quiserem de um sistema. Fornecedores que buscam o Lock-in de seus usuários criam custos contratuais, obsolescência programada, treinamentos específicos etc.
Os que são antecipados pelos consumidores, tornam o risco menor. Garanta que os seus dados não estarão presos dentro da plataforma que você for dispensar, ou seja, que a exportação da base de dados e relatórios seja simples e fácil.
Considerações
Foi um prazer compartilhar esses pontos em um artigo. Esperamos que você fique mais preparado, tenha mais autoridade e mais confiança na hora de escolher uma ferramenta de gestão administrativa para o seu negócio.
Visto que o Ploomes não é um ERP, mas sim uma ferramenta de gestão comercial, funil de vendas e automações, o CRM (Customer Relationship Management).
Junto ao CRM e ao SCM, o ERP fica completo e claro em suas oportunidades relacionadas aos indicadores internos e tendências.
Caso tenha interesse em nos conhecer melhor, fale com um de nossos consultores. Ah, e alguns tópicos mencionados nesse artigo também servem para a adoção de um CRM.
