O departamento financeiro é, sem dúvidas, um dos mais burocráticos e processuais entre os mais diversos segmentos de empresas – e empresas de SaaS não são exceção.
Nos dias de hoje, é comum comparar uma empresa a um grande organismo vivo.
Na analogia para o universo corporativo, as áreas da empresa e as pessoas que a compõem são como órgãos e tecidos que mantém a sobrevivência e o funcionamento desse corpo.
Primeiramente, é importante lembrar que uma empresa, seja do tamanho que for, precisa dessa divisão em setores, áreas ou departamentos. Assim é permitido o mínimo de organização para que a operação flua e a empresa funcione.
No entanto, muitas vezes a estruturação desta área é deixada para o segundo plano, preferindo primeiramente deixar questões de produto e operação em ordem para que o negócio possa, de fato, começar a rodar.
E o que faz um departamento financeiro?
O departamento financeiro é responsável pela administração dos recursos de uma empresa. Em muitos negócios (pequenos e grandes), ele também é responsável por suprimentos, ou seja, pelas compras necessárias para manter a operação rodando.
É uma área de diversas responsabilidades que requer muita atenção e visão de futuro, uma vez que, de forma bem resumida, lida com o dinheiro da empresa. A forma como a área é conduzida pode impactar diretamente nos resultados e na sobrevivência da empresa no longo prazo.
Veja abaixo algumas atribuições básicas de um departamento financeiro:
- Tesouraria: responsável pelo fluxo de caixa;
- Gestão de contas a pagar e a receber: realiza os pagamentos de parceiros e fornecedores e controla os recebimentos dos clientes;
- Planejamento Financeiro: responsável pelo orçamento e pela atribuição de metas a partir dos dados e do cenário atual da empresa;
- Contabilidade: responsável pelo cálculo do lucro/prejuízo da empresa, bem como por lidar com questões fiscais e tributária, ou seja, faz a gestão do patrimônio da empresa;
- Relação com investidores: responsável pelos métodos e práticas que propiciem a interação entre atividades e departamentos jurídico, contábil/fiscal, financeiro, marketing e de comunicação a fim de estabelecer uma ligação entre a administração da empresa e seus acionistas;
- Gestão de riscos: avalia riscos de mercado, de crédito, de câmbio e outros riscos financeiros que impactam diretamente na saúde financeira da empresa.
Como otimizar o departamento financeiro de empresas de SaaS?
É claro que, em grandes empresas, existe no mínimo um responsável para cada subárea citada e equipes inteiras executando as mais diversas atividades que tangem esse universo.
No entanto, muitas vezes em empresas jovens e pequenas, como as startups, toda essa responsabilidade pode recair para uma pessoa só – ou, então, também pode ser comum que cada um faça de tudo um pouco.
Além disso, um grande número de processos burocráticos e engessados pode passar a falsa impressão de que tudo corre bem. Mesmo com todos os boletos pagos em dia e caixa, isso não é sinônimo de eficiência e saúde financeira.
Uma equipe financeira bem estruturada faz com que o restante do time foque nas coisas que realmente dizem respeito à sua área de atuação (vendas, tecnologia, atendimento).
Confira abaixo um breve tutorial de ações simples, porém importantes, para que o seu departamento financeiro opere com eficiência máxima e, assim, garanta a saúde financeira da sua empresa.
1. Automatizar processos
Em empresas que começam pequenas, como as startups de SaaS, é comum que uma única pessoa seja responsável por diversas funções – algumas delas até fora de sua área de conhecimento ou formação.
Isso acaba sendo gerando a necessidade de aprender coisas novas todos os dias, seja na prática ou pelo autodidatismo.
Apesar do grande mérito que isso representa, infelizmente o ser humano está muito suscetível a falhas principalmente nestas condições. Confiar a resolução de tarefas e cálculos de forma manual deixa muitas brechas para erros.
Como o departamento financeiro de uma empresa engloba operações extremamente delicadas. Haja vista que lida com todo o dinheiro da organização, um erro bobo pode ter consequências muito sérias – o famoso efeito borboleta.
Por isso, se torna primordial automatizar processos: evitam-se erros dos mais diversos (desde cálculos até o esquecimento do envio de uma segunda via de boleto, por exemplo), traz agilidade ao departamento, faz com que menos pessoas sejam necessárias para a operação e ajuda na satisfação do cliente (que passa a sofrer menos com os problemas causados pelos pontos já citados).
Algumas atividades possíveis e importantes de serem automatizadas:
- Assinaturas de contratos;
- Envio de boletos e notas fiscais;
- Ações de cobrança para clientes inadimplentes;
- Bloqueio de clientes inadimplentes;
- Cancelamento de contratos e assinaturas.
2. Estabelecer métricas
Independente do segmento da empresa e, dentro dela, do setor ou departamento, estabelecer métricas é fundamental para atingir os objetivos.
Elas ajudam a traçar um caminho e, ao longo dele, avaliar o desempenho do setor. E a vantagem aqui é a alta capacidade de empresas de SaaS gerarem métricas! Dessa forma, é possível identificar gargalos e mudar rotas caso necessário.
Um departamento financeiro lida, no final das contas, com o dinheiro da empresa. Então, as métricas estabelecidas para esse setor indicam como os recursos estão sendo usados e como as demais áreas estão performando.
Ainda, elas ajudam a prever e enxugar gastos, reduzir o custo fixo e fazer projeções de receita a fim de tomar decisões estratégicas sobre investimentos. Exemplos de métricas úteis para o departamento financeiro são:
- ROI – retorno sobre o investimento
- CAC – custo de aquisição por cliente
- crescimento real de receita
- receita por empregado
- fluxo de caixa
- lucro
3. Padronizar as suas vendas
Para empresas de SaaS, que ganham na recorrência, é muito fácil se deixar levar pelo “quanto mais clientes, melhor”.
Principalmente no início de suas atividades, quando é necessário juntar um caixa e formar a carteira de clientes. E isso se faz negociando e fechando a qualquer custo.
Como resultado, muitos dos clientes trazidos nessa onda acabam sendo não-fit com o negócio. Isso dá margem para operações em caráter de exceção dentro do financeiro, o que pode comprometer a organização do setor e o fluxo natural de suas atividades.
Por isso, é importante desde o começo estabelecer um padrão para as vendas, e que esteja bem alinhado entre as equipes de vendas e financeira.
Isso contribui, inclusive, para uma maior previsibilidade do retorno das métricas de determinado período.
Alguns exemplos de padronizações:
- descontos máximos por plano e por vendedor
- definição de um público-alvo
- estabelecer piso de usuários
- valor dos planos
Leia também: Vendas indiretas em SaaS: como se beneficiar dessa tendência
4. Ter um ERP ou um sistema integrado
Um departamento financeiro é sinônimo de muita papelada e documentos. Muito mais do que você acharia ser possível!
Principalmente em startups e empresas muito jovens, nas quais é comum o Financeiro também fazer as vezes de RH, Contabilidade, Suprimentos, Administrativo…
Desta forma, é muito fácil se atrapalhar e acabar com a organização, gerando dores de cabeça desnecessárias, o que também resulta em perda de tempo, de energia e de esforços.
Por isso torna-se tão importante ter um sistema que centralize a organização e gestão de todas estes documentos e burocracias.
Os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais) nasceram justamente para essa função de otimizar o tempo dos gestores.
Esse tipo de ferramenta oferece serviços como fluxo de caixa, gerenciamento de contas a pagar e a receber, controle de estoque, cálculos de impostos, dentre outras várias funcionalidades que, além de automatizar certas ações financeiras, tornam desnecessário que o operador precise trocar de sistema ou método a cada operação (por exemplo, ter cada funcionalidade em uma planilha diferente).
A saúde do seu negócio depende do seu departamento financeiro
Algumas das ações listadas neste artigo são simples e podem ser resolvidas em uma reunião entre os tomadores de decisão envolvidos (como estabelecer metas e padronizar vendas, por exemplo).
Outras requerem esforços um pouco maiores que podem envolver pessoas internas, externas e recursos financeiros (como a implantação de um sistema como o ERP, que pode ser demorada e custosa).
Mantendo a organização financeira da empresa, enxerga-se com maior clareza onde existe a oportunidade de economizar, o que traz mais retorno, qual área ou produto não está performando como deveria e assim por diante.
E isso, além gerar previsibilidade neste tema – o que contribui para planejamentos a curto, médio e longo prazo e evita surpresas desagradáveis ao final de um período – dá a empresa mais credibilidade e a torna mais atrativa para investimentos. O que pode ter impacto direto na continuidade da operação em startups.
