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Automação de processos manuais

Automação de Processos Manuais: Como Ganhar Tempo e Dinheiro

A automação de processos na produção é um dos marcos da Terceira Revolução Industrial. Uma linha de produção formada por robôs permitiu a economia de tempo e recursos, além de evitar acidentes motivados pelo fator humano.

Agora, em plena Indústria 4.0, mais do que automatizar máquinas de produção, busca-se alternativas para realizar todo tipo de processo com o auxílio da tecnologia.

Pedidos podem ser encomendados por internet sem deslocamento ou auxílio de vendedores, ferramentas de busca mostram os melhores resultados a partir de uma base de dados e as melhores ofertas chegam até você por meio de sugestões em redes sociais.

Em meio a esse contexto, entretanto, há alguns setores que não acompanham tais inovações.

Ainda hoje se gasta muito tempo com processos manuais que já possuem alguma forma de automação. O segmento de vendas é um dos exemplos desse fenômeno.

Por mais que os vendedores busquem novas soluções para resultados mais eficientes, é difícil atingir uma melhora significativa sem uma ferramenta que os ajude com as tarefas manuais do cotidiano empresarial.

Como sei que processos podem ser automatizados? Quais são as opções que o mercado oferece? Qual o meu ganho com a automação de processos? Para ter as respostas para essas perguntas continue lendo abaixo.

Envio de e-mails padronizados

É parte do senso comum que os e-mails são uma ferramenta importante para a comunicação corporativa.

A possibilidade de anexar arquivos e comportar uma variedade de formatos ajuda tanto na comunicação interna, quanto na prospecção de novos clientes e divulgação de campanhas.

Se seu vendedor procura enviar e-mail para um cliente específico, o melhor é fazer isso de forma manual. Contudo, esse meio permite a criação de campanhas para diversos clientes, ajudando a atrair mais leads (potenciais clientes).

Dependendo do tamanho do público que você atinge com os e-mails, digitar cada endereço manualmente é uma tarefa impraticável.

Imagine todo o tempo perdido procurando os e-mails dos decisores que você quer abordar, passar eles para uma lista e, a cada nova campanha, ter que inserir um a um na barra de destinatários. Deu para notar que isso não parece ser o mais prático.

Como fazer a automação desses processos?

Com o uso de serviços de E-mail Marketing, como o MailChimp, é possível criar listas de endereços personalizadas e programar o envio de mensagens.

O perigo da “robotização” na automação desses processos é eliminado por campos dinâmicos. O nome do cliente, por exemplo, é alterado para cada endereço, tornando a aproximação mais natural, mesmo que automática.

Algumas plataformas de Outbound Marketing (ou seja, prospecção ativa e direcionada) ainda disponibilizam cadências de envio de e-mails e métricas para medir seus resultados.

Há, ainda a possibilidade de integrar esses sistemas a um CRM (Customer Relationship Management ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente). Essas plataformas comerciais permitem a criação de listas de clientes para seus vendedores que também podem ser importadas para integrações externas, como as citadas acima.

Dessa forma, todo o processo de geração de novos leads é feito de forma rápida e eficiente. Chega de planilhas perdidas ou listas inseridas manualmente, todo trabalho é aproveitado para ações futuras dos vendedores.

Registro de Follow Up

Follow up, traduzido da língua inglesa, significa “fazer acompanhamento” ou, simplesmente, “acompanhar”. Quando o cliente já foi abordado, não basta apenas esperar uma resposta dele.

Quando falamos então em comércio B2B (Business to Business, ou seja, de empresa para empresa), o acompanhamento é extremamente importante.

Dependendo da demanda de trabalho, não é difícil que um negócio fique preso aos processos internos. Uma negociação que era para ser feita em uma semana pode ser esquecida ou postergada infinitamente pelo simples fato de não ter uma atenção por parte de quem está vendendo.

Da mesma forma, se os vendedores possuem uma cartela de clientes extensa, lidar com esse volume requer cuidado.

Manter registro das movimentações em cadernos ou mesmo planilhas é semelhante a querer trabalhar com uma máquina de escrever. Provavelmente funciona, mas você está apenas atrasando seu desempenho (e sua equipe) com uma ferramenta antiga.

Como a automação de processos pode ajudar no meu acompanhamento?

Os CRMs, citados na seção anterior, ajudam a resolver esse problema. Como sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, seu foco é justamente registrar todo o contato feito com clientes.

Com uma boa plataforma centralizando todos os dados é possível ver cada movimentação realizada, como ela foi feita e por quem.

controle automação de processos
Tenha controle de toda a operação de vendas

Além disso, é possível fazer automações periódicas, baseadas no tempo de inatividade de um lead. Assim fica mais fácil fazer o follow up de clientes que pararam de utilizar um serviço ou não fazem uma compra há algum tempo.

Mesmo em casos de desistência ou recusa de uma proposta, oportunidades dependem de estar no lugar certo na hora certa. Por isso, fazer um acompanhamento mais próximo do cliente aumenta as chances de encontrar ele nas condições perfeitas para o fechamento da venda.

Melhore a cadência das atribuições entre os colaboradores

A automação também permite a melhor fluência de processos entre os seus colaboradores. Isso porque é possível fazer a atribuição automática de tarefas a partir de outras ações realizadas no CRM.

Se sua empresa possui uma equipe de marketing e uma equipe de vendas, o primeiro vai cuidar de atrair leads e o segundo vai garantir a venda.

Para evitar a perda de clientes nesse processo, seu marketing pode qualificar um cliente como SQL (Sales Qualified Lead, ou seja, Lead Qualificado para Vendas).

Ao fazer isso, dentro do CRM, um dos seus vendedores já recebe a atribuição automática de contatar esse lead e garantir o fechamento da venda.

Cálculo de métricas de vendas

Isso nos leva a outro aspecto importante para a realização do trabalho em vendas. No final do mês é comum que haja o fechamento, ou seja, a reunião dos resultados conquistados.

Se os vendedores usaram os cadernos e planilhas falados anteriormente, imagina-se que juntar tudo em algo que faça sentido é algo desgastante e pode esconder muita coisa.

Por isso é importante ter uma plataforma que unifique esses dados e forneça os indicadores necessários para definir seu sucesso.

Quais sistemas podem me ajudar nisso?

Os ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos da Empresa) unificam a base de dados de todos os setores e pode fornecer dados de vendas.

Contudo, esses sistemas são incompletos para vendas, sendo mais indicadas as plataformas citadas anteriormente, como as ferramentas de Outbound Marketing e CRM.

Esses dois exemplos te ajudam com métricas mais direcionadas para a performance dos seus vendedores. Se quiser saber mais sobre esses indicadores de vendas, separamos 12 indicadores que consideramos essenciais para qualquer negócio.

Os dados mostrados por esses sistemas ainda são coletados em tempo real. Não é mais necessário esperar o caos do fechamento para poder tomar uma decisão.

Logo, se seus concorrentes ainda não possuem esses recursos, começar a utilizá-los é um importante diferencial. Caso eles já tenham, correr atrás do atraso é urgente para evitar maiores prejuízos.

Os CRMs ainda têm a vantagem de registrar toda a atividade comercial num único lugar, desde a busca por leads até o fechamento dela. Com essa exclusividade fica mais fácil dos vendedores realmente usarem o sistema, afinal eles são dependentes dele.

Portanto, se você ainda encontra surpresas desagradáveis, escondidas pelo mar de informações de cada vendedor, é sinal que você precisa urgente desses sistemas.

Geração de Propostas Comerciais

Propostas são essenciais para qualquer negociação. Além de fornecerem dados completos sobre o tipo de produto/serviço que você está oferecendo, elas também passam uma imagem de profissionalismo e integridade.

É possível pensá-las como cartões de visita para o fechamento de uma venda. Por isso muitas propostas incluem também um layout personalizado com a imagem da empresa.

Contudo, esse tipo de documento requer uma redação processual e extensa. A inclusão dos pormenores precisa de atenção para não deixar passar nada.

Se a intenção é fazer algumas propostas no dia, é possível que uma pessoa dedicada a isso conseguisse cumprir. Contudo, a demanda dos seus vendedores vai além das propostas e não dá para ficar o dia inteiro elaborando esse documento.

automação de processos propostas
A elaboração manual de propostas e demais documentos pode prejudicar as vendas

Então, como usar a automação de processos na elaboração das propostas?

Existem sistemas que fazem automação de documentos no geral, mas é mais comum encontrar um bom sistema para propostas em CRMs.

Devido ao seu foco em vendas, esse sistema pode oferecer mais vantagens na elaboração desse documento para negociação.

A automação de propostas é constituída basicamente de campos dinâmicos que serão preenchidos a partir dos dados registrados.

O funcionamento desses campos não é muito diferente dos que eu citei acima nos sistemas de envio de e-mail. O diferencial fica pela complexidade.

Vão ser exigidos mais campos que apenas o nome do cliente e a assinatura do vendedor. É possível incluir, por exemplo, uma introdução com a cultura da empresa, os detalhes de cada produto da venda e até especificar manualmente o escopo de um projeto.

Diferentes CRMs vão oferecer diferentes funções em suas automações. Então, se for considerar a contratação dessa plataforma, pense bem nos benefícios de uma automação de proposta.

Num mundo digital, a automação de processos é essencial

Sabemos que os procedimentos de uma boa empresa exigem uma carga considerável de burocracia. No entanto, continuar ignorando as soluções que já existem no mercado para problemas antigos é ficar para trás no mercado.

Para estar à frente das concorrentes, a máquina administrativa de sua empresa precisa ser a mais otimizada e eficaz possível. Confiar em estratégias que não dão mais certo é insistir em erros que podem custar caro no futuro.

Portanto, incluir a automação nos seus processos atuais é o segredo para manter as engrenagens funcionando de maneira rápida e sincronizada. Assim você garante a visibilidade dos processos e os resultados necessários para impulsionar o seu negócio rumo à liderança.

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Ploomes Sistemas Empresariais

Sistema de automação da força de vendas.
CRM, Funil de vendas, Automação de Propostas e Pedidos de Vendas em um só lugar!

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