Planejar recursos é parte essencial de uma boa empresa. Ter controle de matéria-prima é uma vantagem frente à concorrência, pois assim todo o capital investido é aproveitado, gerando lucros.
Como garantir isso, no entanto, é uma tarefa mais complexa do que essas simples palavras fazem parecer.
Embora não seja possível prever, com total certeza, qual é a demanda do próximo mês, existem ferramentas que podem te ajudar nessa questão. As plataformas de CRM são um exemplo.
Então quais são os riscos envolvidos no controle de matéria-prima? Como posso evitá-los? Quer saber como manter um passo à frente da concorrência em termos de produção e vendas? Então continue conosco neste texto.
Riscos na falta de controle de matéria-prima
Dependendo do tipo de material que você necessita, não é possível simplesmente estocar uma grande quantidade por muito tempo. Indústria alimentícia ou têxtil, por exemplo, não poderia comprometer sua produção usando matéria-prima sem qualidade.
Mesmo com materiais mais duráveis, como compostos químicos e metais, ainda há a possibilidade de ocorrer perdas. Oxidação, vazamentos ou pequenos incêndios podem afetar toda a receita de um mês.
Outro fator é a perda de fluxo de caixa quando se busca manter um estoque sempre cheio. Se sua empresa alimenta um abastecimento exagerado, sem considerar perdas, ela perde capital para outros investimentos que contribuiriam para seu crescimento.
O inverso também não é ideal. Manter o mínimo necessário o deixa vulnerável às demandas não previstas. Não ter condição de oferecer seu produto pode ser mais prejudicial que perder uma venda.
Contudo, essas quantidades nem sempre são tão claras. Por isso boa parte do controle de matéria-prima se resume a previsibilidade da demanda.
Entenda como seus clientes se comportam
Se você não consegue enxergar algum padrão na demanda dos seus consumidores, então é necessário rever a qualidade dos seus relatórios.
A falta de visibilidade nas suas vendas normalmente é resultado da dedicação de seus vendedores em garantir a quantidade das vendas e não a qualidade.
Como eles precisam focar em resultados, acaba não sobrando tempo para o planejamento estratégico ou cumprimento dos registros de informações importantes sobre seus clientes.
Contudo, sem ter acesso aos dados de cada venda, não é possível entender o desempenho da sua área comercial e, consequentemente, da sua demanda. Foi a partir desse problema (e outros) de vendas que surgiram as plataformas de CRM.
Customer Relationship Management (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é a cultura de adquirir, reter e desenvolver clientes mantendo a melhor relação possível.
As plataformas de CRM que estão presentes no mercado atualmente buscam garantir esse acompanhamento por meio de funcionalidades que facilitem o registro pelos vendedores e a execução de tarefas operacionais.
Dessa forma, sua base de dados vai se manter bem alimentada por todas as atividades realizadas pela sua equipe de vendas. Vai ser a partir dessas informações que será possível definir como está a saúde do seu negócio e qual é a tendência por trás dos acontecimentos de cada período.
Em resumo, o CRM não é só uma forma de melhorar a qualidade do seu atendimento com o cliente, mas também de obter melhor visibilidade do seu negócio.
Uma vez que já demonstramos como as plataformas de CRM ajudam a manter uma boa base de dados, é necessário falar sobre a forma como essa informação será apresentada: os relatórios.
Relatórios direcionados para melhor previsão
A partir do que foi registrado no sistema, é possível usar determinados indicadores para medir os resultados de vendas. Entre eles estão:
- Ticket médio: a soma do valor de todas as vendas e o número de clientes;
- Quantidade de negócios fechados: o desempenho diário de vendas;
- Interações realizadas (follow up): quantas e quais abordagens seus vendedores fazem;
- Taxa de conversão: divisão das propostas que resultaram em venda por todas que foram enviadas.
Esses números vão te mostrar qual é o sucesso das suas vendas e, consequentemente, a demanda gerada. Realizando essa análise ao longo do tempo você vai ganhar um melhor entendimento de quanta matéria-prima vai ser exigida no próximo mês.
Para melhorar a sua análise, as plataformas de CRM disponibilizam uma série de relatórios a serem utilizados. Gráficos, tabelas, situação do funil de vendas e até mapas que permitem ordenar melhor os seus indicadores.
Para o controle de matéria-prima, o ideal é olhar para o panorama geral, mas também há a possibilidade analisar os resultados de cada vendedor. Se você possui mais de uma unidade, esse recurso pode ser útil para fazer a previsão de demanda para cada fábrica.
Melhor capacidade de atender à demanda imediata
Normalmente, quando falamos de indústrias, sua produção só sabe o que foi vendido quando o processo de venda já foi fechado. Contudo, os relatórios produzidos no seu CRM podem ser úteis também para outras áreas.
A produção, por exemplo, costuma sofrer de um grande problema de visibilidade. No uso de ERPs, por exemplo, só fica registrada uma venda quando ela é finalizada.
Se o seu chão de fábrica só tem informações da área comercial quando seu cliente já requisitou um produto, ela só pode trabalhar com os materiais que estão disponíveis no momento.
Com as plataformas de CRM, no entanto, é possível criar uma dashboard específica para a produção que mostre informações importantes sobre os produtos e antecipe a demanda.
Disponibilizar informações como o número de leads que estão na fase final do funil e quantos desses convertem em vendas, torna possível prever quantos produtos serão vendidos.
Usando um exemplo mais prático, imagine uma produtora de equipamentos hospitalares. Existem 150 possíveis clientes que estão na fase final e você sabe que pelo menos 10% deles costumam fechar negócio baseado nos dados dos seus últimos meses.
Se você guardar essa informação apenas para vendas, o que eles podem fazer é criar condições para melhorar esses números.
No entanto, caso você compartilhe essa informação também com seu estoque, eles já podem fazer a aquisição dos materiais necessários para fabricação desses produtos.
Assim, agora o seu controle de matéria-prima pode ser feito de forma muito mais imediata com uma previsibilidade mais assertiva.
Não obstante, é possível ainda operacionalizar uma linha de produção baseada em exigências específicas do cliente. Tendo conhecimento do que é necessário antecipadamente, seu estoque não precisa se preocupar com a falta ou o excesso de matéria-prima para manter uma operação tão diversificada.
Controle sua matéria-prima sabendo o que o cliente precisa
Concluindo, as plataformas de CRM vão além de sistemas para vendas. Dentro de indústrias, eles possibilitam o estabelecimento de uma previsão mais robusta para sua linha de produção e controle de estoque.
Seu chão de fábrica não precisa mais esperar que as vendas já estejam feitas para ter conhecimento da sua demanda. Agora eles são capazes de acompanhar, de forma simples e intuitiva, o que pode ser garantido a partir do que já foi registrado por você.
Afinal, para se ter controle de matéria-prima, é necessário antes de tudo, ter conhecimento sobre o seu público consumidor.
