Blog da Ploomes
Departamento Financeiro

4 formas de melhorar o departamento financeiro de uma empresa de SaaS

Nos dias de hoje, é comum comparar uma empresa a um grande organismo vivo.

Na analogia para o universo corporativo, as áreas da empresa e as pessoas que a compõem são como órgãos e tecidos que mantém a sobrevivência e o funcionamento desse corpo.

Primeiramente, é importante lembrar que uma empresa, seja do tamanho que for, precisa dessa divisão em setores, áreas ou departamentos. Assim é permitido o mínimo de organização para que a operação flua e a empresa funcione.

O departamento financeiro é, sem dúvidas, um dos mais burocráticos e processuais entre os mais diversos segmentos de empresas – e empresas de SaaS não são exceção.

No entanto, muitas vezes a estruturação desta área é deixada para o segundo plano, preferindo primeiramente deixar questões de produto e operação em ordem  para que o negócio possa, de fato, começar a rodar.

E o que faz um departamento financeiro?

O departamento financeiro é responsável pela administração dos recursos de uma empresa. Em muitos negócios (pequenos e grandes), ele também é responsável por suprimentos, ou seja, pelas compras necessárias para manter a operação rodando.

É uma área de diversas responsabilidades que requer muita atenção e visão de futuro, uma vez que, de forma bem resumida, lida com o dinheiro da empresa. A forma como a área é conduzida pode impactar diretamente nos resultados e na sobrevivência da empresa no longo prazo.

Veja abaixo algumas atribuições básicas de um departamento financeiro:

  • Tesouraria: responsável pelo fluxo de caixa;
  • Gestão de contas a pagar e a receber: realiza os pagamentos de parceiros e fornecedores e controla os recebimentos dos clientes;
  • Planejamento Financeiro: responsável pelo orçamento e pela atribuição de metas a partir dos dados e do cenário atual da empresa;
  • Contabilidade: responsável pelo cálculo do lucro/prejuízo da empresa, bem como por lidar com questões fiscais e tributária, ou seja, faz a gestão do patrimônio da empresa;
  • Relação com investidores: responsável pelos métodos e práticas que propiciem a interação entre atividades e departamentos jurídico, contábil/fiscal, financeiro, marketing e de comunicação a fim de estabelecer uma ligação entre a administração da empresa e seus acionistas;
  • Gestão de riscos: avalia riscos de mercado, de crédito, de câmbio e outros riscos financeiros que impactam diretamente na saúde financeira da empresa.

Como otimizar meu departamento financeiro?

É claro que, em grandes empresas, existe no mínimo um responsável para cada subárea citada e equipes inteiras executando as mais diversas atividades que tangem esse universo.

No entanto, muitas vezes em empresas jovens e pequenas, como as startups, toda essa responsabilidade pode recair para uma pessoa só – ou, então, também pode ser comum que cada um faça de tudo um pouco.

Além disso, um grande número de processos burocráticos e engessados pode passar a falsa impressão de que tudo corre bem. Mesmo com todos os boletos pagos em dia e caixa, isso não é sinônimo de eficiência e saúde financeira.

Uma equipe financeira bem estruturada faz com que o restante do time foque nas coisas que realmente dizem respeito à sua área de atuação (vendas, tecnologia, atendimento).

Confira abaixo um breve tutorial de ações simples, porém importantes, para que o seu departamento financeiro opere com eficiência máxima e, assim, garanta a saúde financeira da sua empresa.

1. Automatizar processos

Em empresas que começam pequenas, como as startups de SaaS, é comum que uma única pessoa seja responsável por diversas funções – algumas delas até fora de sua área de conhecimento ou formação.

Isso acaba sendo gerando a necessidade de aprender coisas novas todos os dias, seja na prática ou pelo autodidatismo.

Apesar do grande mérito que isso representa, infelizmente o ser humano está muito suscetível a falhas principalmente nestas condições. Confiar a resolução de tarefas e cálculos de forma manual deixa muitas brechas para erros.

Como o departamento financeiro de uma empresa engloba operações extremamente delicadas. Haja vista que lida com todo o dinheiro da organização, um erro bobo pode ter consequências muito sérias – o famoso efeito borboleta.

Por isso, se torna primordial automatizar processos: evitam-se erros dos mais diversos (desde cálculos até o esquecimento do envio de uma segunda via de boleto, por exemplo), traz agilidade ao departamento, faz com que menos pessoas sejam necessárias para a operação e ajuda na satisfação do cliente (que passa a sofrer menos com os problemas causados pelos pontos já citados).

Algumas atividades possíveis e importantes de serem automatizadas:

  • Assinaturas de contratos;
  • Envio de boletos e notas fiscais;
  • Ações de cobrança para clientes inadimplentes;
  • Bloqueio de clientes inadimplentes;
  • Cancelamento de contratos e assinaturas.

2. Estabelecer métricas

Independente do segmento da empresa e, dentro dela, do setor ou departamento, estabelecer métricas é fundamental para atingir os objetivos.

Elas ajudam a traçar um caminho e, ao longo dele, avaliar o desempenho do setor. E a vantagem aqui é a alta capacidade de empresas de SaaS gerarem métricas! Dessa forma, é possível identificar gargalos e mudar rotas caso necessário.

Um departamento financeiro lida, no final das contas, com o dinheiro da empresa. Então, as métricas estabelecidas para esse setor indicam como os recursos estão sendo usados e como as demais áreas estão performando.

Ainda, elas ajudam a prever e enxugar gastos, reduzir o custo fixo e fazer projeções de receita a fim de tomar decisões estratégicas sobre investimentos. Exemplos de métricas úteis para o departamento financeiro são:

  • ROI – retorno sobre o investimento
  • CAC – custo de aquisição por cliente
  • crescimento real de receita
  • receita por empregado
  • fluxo de caixa
  • lucro

3. Padronizar as suas vendas

Para empresas de SaaS, que ganham na recorrência, é muito fácil se deixar levar pelo “quanto mais clientes, melhor”.

Visibilidade Departamento Financeiro
Processos padronizados facilitam a identificação de oportunidades e problemas

Principalmente no início de suas atividades, quando é necessário juntar um caixa e formar a carteira de clientes. E isso se faz negociando e fechando a qualquer custo.

Como resultado, muitos dos clientes trazidos nessa onda acabam sendo não-fit com o negócio. Isso dá margem para operações em caráter de exceção dentro do financeiro, o que pode comprometer a organização do setor e o fluxo natural de suas atividades.

Por isso, é importante desde o começo estabelecer um padrão para as vendas, e que esteja bem alinhado entre as equipes de vendas e financeira.

Isso contribui, inclusive, para uma maior previsibilidade do retorno das métricas de determinado período.

Alguns exemplos de padronizações:

  • descontos máximos por plano e por vendedor
  • definição de um público-alvo
  • estabelecer piso de usuários
  • valor dos planos

4. Ter um ERP ou um sistema integrado

Um departamento financeiro é sinônimo de muita papelada e documentos. Muito mais do que você acharia ser possível!

Principalmente em startups e empresas muito jovens, nas quais é comum o Financeiro também fazer as vezes de RH, Contabilidade, Suprimentos, Administrativo…

Desta forma, é muito fácil se atrapalhar e acabar com a organização, gerando dores de cabeça desnecessárias, o que também resulta em perda de tempo, de energia e de esforços.

Por isso torna-se tão importante ter um sistema que centralize a organização e gestão de todas estes documentos e burocracias.

Os ERPs (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais – você pode ler mais sobre este tema aqui!) nasceram justamente para essa função de otimizar o tempo dos gestores.

Esse tipo de ferramenta oferece serviços como fluxo de caixa, gerenciamento de contas a pagar e a receber, controle de estoque, cálculos de impostos, dentre outras várias funcionalidades que, além de automatizar certas ações financeiras, tornam desnecessário que o operador precise trocar de sistema ou método a cada operação (por exemplo, ter cada funcionalidade em uma planilha diferente).

A saúde do seu negócio depende do seu departamento financeiro

Algumas das ações listadas neste artigo são simples e podem ser resolvidas em uma reunião entre os tomadores de decisão envolvidos (como estabelecer metas e padronizar vendas, por exemplo).

Outras requerem esforços um pouco maiores que podem envolver pessoas internas, externas e recursos financeiros (como a implantação de um sistema como o ERP, que pode ser demorada e custosa).

Mantendo a organização financeira da empresa, enxerga-se com maior clareza onde existe a oportunidade de economizar, o que traz mais retorno, qual área ou produto não está performando como deveria e assim por diante.

E isso, além gerar previsibilidade neste tema – o que contribui para planejamentos a curto, médio e longo prazo e evita surpresas desagradáveis ao final de um período – dá a empresa mais credibilidade e a torna mais atrativa para investimentos. O que pode ter impacto direto na continuidade da operação em startups.

Avatar

Ploomes Sistemas Empresariais

Sistema de automação da força de vendas.
CRM, Funil de vendas, Automação de Propostas e Pedidos de Vendas em um só lugar!

Comentar

Siga-nos nas redes sociais

Facebook
Facebook
YouTube
LinkedIn
Instagram
Wordpress Social Share Plugin powered by Ultimatelysocial