O outsourcing (terceirização, em português), é uma prática que está em pleno crescimento no mundo dos negócios B2B, envolvendo marcas de diferentes setores e tamanhos.
Essa é uma estratégia que consiste na contratação de serviços e recursos de outras empresas, nacionais ou internacionais, para que sejam utilizados em prol de quem contratou.
São muitos os motivos que levam uma organização a adotar o outsourcing como um modelo de negócio, e explicaremos melhor cada um deles adiante.
Neste artigo, a Ploomes explora os prós e contras da terceirização, além de explicar o que é essa prática, como funciona e de que maneira implementar no seu negócio. Boa leitura!
O que é outsourcing?
A estratégia de outsourcing (terceirização) tem sido amplamente adotada por gestores de empresas de diferentes setores e tamanhos, como uma forma de reduzir os custos, otimizar a matéria-prima, aumentar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços comercializados.
Existem diferentes tipos de outsourcing, que vão desde, por exemplo, a terceirização de serviços de contabilidade, limpeza, segurança até a contratação de recursos humanos especializados em áreas como a de tecnologia, engenharia e design.
É costume que as empresas também contratem fornecedores locais ou internacionais, a depender dos custos e das necessidades envolvidas.
Para que o método da terceirização seja bem executado é fundamental que a empresa contratante estabeleça uma boa comunicação com os fornecedores externos e defina claramente as expectativas sobre os serviços a serem prestados.
Também é fundamental que haja um gerenciamento eficiente dos fornecedores, com o objetivo de garantir a qualidade dos serviços prestados e evitar atrasos ou problemas que causem um impacto negativo sobre o processo produtivo e comercial.
Como funciona a terceirização?
A terceirização permite que a empresa tenha acesso a tecnologias mais avançadas e a preços mais acessíveis, assim como conhecimentos que não estão disponíveis internamente. Isso afeta diretamente as finanças da empresa, reduzindo o gasto para implementação de novas tecnologias.
O outsourcing, por outro lado, também apresenta desafios. Como a empresa contratante precisa lidar com a possibilidade de perda de controle sobre alguns aspectos do processo produtivo ou administrativo, isso é um risco que deve ser calculado e considerado antes de tomar uma decisão.
A empresa também precisa gerenciar os riscos relacionados à dependência de fornecedores externos e garantir que os serviços prestados atendam as expectativas dos consumidores da marca.
Em resumo, o outsourcing funciona como uma estratégia que pode trazer ótimos resultados, desde que seja implementado da maneira correta no seu negócio. Para isso, no entanto, é necessário compreender quando e como implementar a terceirização.
Quando e como implementar o outsourcing na empresa?
Implementar o outsourcing em uma empresa pode ser uma decisão estratégica importante e que traz benefícios significativos, mas também pode apresentar desafios.
Para decidir quando e como implementar a terceirização, a empresa deve considerar vários fatores, como os objetivos estratégicos, a natureza dos processos a serem terceirizados, o orçamento e o impacto na equipe interna.
A seguir, confira os quatro passos fundamentais para avaliar na hora de decidir se vai aderir ao outsourcing.
Passo 1
O primeiro passo é avaliar os objetivos estratégicos da empresa e determinar se o outsourcing é uma opção viável para alcançá-los.
A terceirização pode ajudar a reduzir custos, melhorar a eficiência operacional, aumentar a qualidade dos serviços ou produtos, além de permitir que a empresa se concentre em seu core business.
No entanto, a empresa também deve considerar se a terceirização é consistente com sua cultura organizacional e valores, bem como se os processos a serem terceirizados são críticos para a operação – opte por terceirizar sempre o que é menos importante para o resultado final.
Passo 2
O segundo passo é avaliar os processos que serão terceirizados. Deve-se identificar quais processos são adequados para a terceirização e quais processos devem permanecer internos.
É importante avaliar os custos envolvidos na terceirização e compará-los com os custos internos, levando em conta o impacto na qualidade e eficiência do processo.
Passo 3
O terceiro passo é definir um orçamento para o outsourcing e avaliar os fornecedores externos. A empresa deve escolher parceiros que atendam aos requisitos de qualidade, tempo e custo.
É fundamental estabelecer expectativas claras e definir um contrato que especifique as responsabilidades de cada parte e garanta a qualidade dos serviços prestados.
Passo 4
Por fim, a empresa deve implementar um plano de gerenciamento para garantir que a terceirização seja bem-sucedida.
O gerenciamento envolve a definição de um processo de comunicação claro entre ambas as partes envolvidas, a monitoração do desempenho do fornecedor externo e a identificação de medidas corretivas, caso necessário.
É importante lembrar que a implementação do outsourcing não é uma solução única para todos os problemas da empresa e deve ser usada apenas quando apropriado. Além disso, a organização deve estar ciente dos possíveis riscos envolvidos na terceirização e tomar medidas para minimizá-los.
A implementação do outsourcing deve ser vista como um processo contínuo de melhoria e adaptação, com a empresa sempre buscando novas formas de melhorar a eficiência e a qualidade dos processos terceirizados.
Vantagens do outsourcing
Agora que você já sabe o que é o outsourcing, como ele funciona, para que serve e de que maneira implementar, listamos todas as principais vantagens de adotar esse método na sua empresa.
1- Redução de custos
Uma das principais vantagens que o outsourcing traz para as empresas é a redução de custos. Isso ocorre porque terceirizar significa não precisar investir em recursos próprios para executar a demanda (recursos humanos e matéria-prima).
A contratante se concentra no seu core business enquanto a contratada foca nas atividades que foram terceirizadas.
2- Acesso a especialistas
Contratar e manter especialistas gera um custo bastante elevado para qualquer empresa. Com o outsourcing, é possível ter acesso a especialistas de diferentes áreas, sem precisar investir na contratação integral desses profissionais.
Isso costuma ser um fator determinante para melhorar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e tomar decisões melhor embasadas.
3- Foco no core business
A terceirização permite que a empresa se concentre em seu core business, enquanto as atividades não essenciais ou “transferíveis” são realizadas pelas terceirizadas.
Dessa forma, pode aumentar a eficiência da empresa e melhorar sua capacidade de inovação, já que há mais tempo livre para focar em outras demandas.
4- Flexibilidade
A flexibilidade é outra vantagem que o outsourcing oferece às empresas. Elas podem aumentar ou diminuir a demanda pelos serviços terceirizados de acordo com as necessidades do negócio.
Isso permite que o negócio se torne mais ágil e capaz de se adaptar a mudanças no mercado – que acontecem frequentemente.
5- Redução de riscos
A terceirização pode reduzir os riscos associados a determinadas atividades, como conformidade regulatória e segurança da informação.
A empresa de outsourcing será responsável por gerenciar esses riscos, ou seja, ao optar por esse modelo de trabalho você tem menos preocupações com processos burocráticos – mas lembre de que para isso é indispensável contratar uma empresa confiável.
6- Aumento da competitividade
Ao reduzir custos, sobra mais investimento para aplicar em outras áreas de interesse para a empresa. Com isso, há uma melhora na qualidade do serviço e, consequentemente, na competitividade do negócio frente aos concorrentes.
Outro fator de destaque é que também sobra mais tempo para a empresa se concentrar em tarefas com maior importância estratégica.
O modelo de outsourcing, contudo, não é perfeito. Por isso, achamos importante listar também as desvantagens da terceirização, para que você possa tomar uma melhor decisão sobre valer ou não a pena investir nesse processo.
Desvantagens do outsourcing
As desvantagens do modelo de outsourcing dizem respeito a falta de controle absoluto que terceirizar um serviço gera para a sua empresa.
A seguir, listamos os cinco principais riscos de adotar esse sistema para o seu negócio.
1- Perda de controle
Ao terceirizar determinadas atividades, a empresa pode perder algum controle sobre elas. Isso pode levar a problemas de qualidade ou atrasos nos prazos de entrega, pois a contratada de outsourcing pode ter prioridades diferentes das da empresa contratante.
2- Dependência do provedor
Quando uma empresa terceiriza uma atividade, ela se torna dependente do provedor de serviços para realizar essa atividade. Isso pode criar um risco significativo para a empresa se a terceirizada não for confiável ou se não tiver recursos suficientes para cumprir seus compromissos.
3- Falhas de comunicação
A terceirização pode levar a dificuldades na comunicação, especialmente se a empresa de outsourcing estiver localizada em outro país ou se houver barreiras linguísticas. Isso pode levar a mal-entendidos e atrasos na entrega dos produtos ou serviços – algo que todo cliente detesta.
4- Segurança das informações
A terceirização pode representar uma ameaça à segurança das informações confidenciais da empresa. A contratada pode não ter os mesmos padrões de segurança que a contratante, o que pode levar a vazamentos de informações ou violações de dados – mas calma, existem muitos bons fornecedores por aí, basta pesquisar.
5- Custos ocultos
Embora a terceirização possa reduzir os custos em certas áreas, também pode levar a custos ocultos que não foram inicialmente previstos. Por exemplo, a empresa pode precisar investir em treinamento para se adaptar aos processos do provedor de serviços, ou pode precisar gastar mais tempo gerenciando o relacionamento com a terceirizada.
Conheça as vantagens e desvantagens da terceirização logística
O transporte de produtos é uma das principais etapas do processo de logística, exigindo tempo, materiais e recursos humanos que nem sempre estão disponíveis na quantidade necessária. Por isso, muitas empresas optam pela terceirização logística.
Se você tem dúvidas a respeito de assumir a responsabilidade pelo transporte e realizar tudo internamente ou terceirizar, a Ploomes preparou um conteúdo completo sobre o tema, listando todas as vantagens e desvantagens desse processo no link acima.
