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Seja em projetos complexos ou tarefas de rotina: sem dúvida a produtividade é um fator essencial para que as entregas sejam feitas com qualidade e de forma organizada.
Muitas equipes, no entanto, enfrentam dificuldades justamente na hora de organizar as atividades que precisam ser realizadas, testando inúmeros recursos e ferramentas com o objetivo de tornar o time mais produtivo.
Independentemente do escopo de atividades e da área de atuação, uma coisa é certa, ter clareza de todas as tarefas e dos responsáveis por cada uma deve fazer parte da rotina de qualquer empresa.
Essas são características de uma metodologia muito utilizada atualmente, a 5W2H.
De forma geral, o recurso fornece uma visão geral do plano de ação, bem como prazos, responsáveis por cada tarefa e os custos envolvidos na produção.
Quer saber mais sobre essa poderosa ferramenta e como ela pode aumentar a produtividade do seu negócio? Continue lendo e descubra suas potencialidades!
O que é 5W2H?
A metodologia conhecida como 5W2H é comumente utilizada para dar suporte às atividades desempenhadas em uma empresa, tornando os processos ágeis e mais eficientes.
A ferramenta permite ter clareza de todas as tarefas que serão desenvolvidas, respondendo questões que dão nome ao método, são elas:
5W:
- What (o que será feito?)
- Why (por que será feito?)
- Where (onde será feito?)
- When (quando será feito?)
- Who (por quem será feito?)
2H:
- How (como será feito?)
- How much(quanto vai custar?)
Essas perguntas dão o direcionamento necessário para que as atividades sejam feitas de forma assertiva, funcionando com um checklist em projetos específicos ou em uma área do negócio.
Assim como outras ferramentas, – como o Kanban – sua origem remete ao Toyotismo na década de 1950, tendo como fonte de inspiração o Fordismo – modelo desenvolvido por Henry Ford na indústria automobilística.
A metodologia, no entanto, sofreu algumas adaptações. Isso porque os especialistas japoneses observaram uma alta incidência de desperdícios ao ver o modelo sendo aplicado nas fábricas da Ford.
A principal razão para isso diz respeito à fabricação em massa nas linhas de produção.
Com o intuito de eliminar os desperdícios, a Toyota repensou a metodologia para que a produção fosse mais enxuta e baseada nas demandas dos clientes, reduzindo os gastos com matéria-prima e do tempo de espera pelos automóveis.
O resultado foi um aumento da produtividade e da eficiência nas produções em todas as etapas.
Além disso, com tempo hábil para consertar possíveis irregularidades no sistema, houve uma considerável diminuição de erros nas linhas de produção.
Foi em busca de uma solução para que a produção dos automóveis acontecesse de forma ágil que as fabricantes introduziram a metodologia ágil 5W2H nas produções, o que permitiu o acompanhamento de todos os processos.
Por que utilizar o 5W2H no meu negócio?
Criar planos de ação rápidos e que sejam eficientes é uma tarefa desafiadora. Uma maneira de contornar isso, porém, é contar com a metodologia 5W2H, que viabiliza tanto o desenvolvimento, quanto o acompanhamento das tarefas.
Seja na Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, a ferramenta contribui e muito para a otimização dos processos em cada uma dessas frentes.
Na etapa do planejamento orçamentário, por exemplo, ela traz organização e praticidade nas tomadas de decisão, ajudando a empresa a não perder o controle financeiro.
Uma de suas principais vantagens é ser flexível para empresas de diversos portes e segmentos, já que se trata de uma técnica relativamente simples de ser empregada. Nesse caso, basta um entendimento claro do que precisa ser melhorado e, assim, ter respostas claras para cada um dos questionamentos.
Além disso, não há necessidade de uma equipe especializada para sua aplicação. Dessa forma, diferentes tipos de equipes podem aplicar a técnica na rotina da empresa.
Ao responder às 7 perguntas da metodologia, gestores, coordenadores e outros profissionais terão insumos básicos para colocarem um bom plano de ação em prática, incluindo informações relevantes para a ativação da estratégia.
Se você já acompanha metas e sabe exatamente o que precisa ser feito para chegar aos objetivos do negócio, a pergunta How (como fazer) será essencial para obter respostas práticas e mensuráveis.
Assim, toda a equipe se manterá alinhada quanto aos rumos das atividades e suas atribuições.
E se o seu objetivo é reduzir tempo e recursos empregados na execução das tarefas, esse é mais um dos benefícios do 5W2H nos planos de ação.
Isso porque as tarefas ficarão mais claras, as dúvidas serão respondidas e todos os envolvidos saberão exatamente o que fazer em cada etapa do projeto.
Além da economia, o nível de alinhamento entre a equipe será muito maior, o que representa uma grande evolução na qualidade das entregas.
Quando aplicar o 5W2H?
Por se tratar de uma ferramenta flexível e prática, ela pode ser aplicada em várias situações, até na vida pessoal.
Se você busca o aprimoramento das atividades do planejamento à execução, o 5W2H é o recurso ideal, pois facilita o controle de todos os processos.
No entanto, existem situações em que a metodologia pode ser ainda melhor aproveitada, como no lançamento de um produto, durante o planejamento estratégico, no mapeamento de processos, entre outros.
O importante é ter em mente que o recurso é um aliado na resolução de problemas, respondendo a perguntas essenciais para estabelecer as soluções necessárias.
“Minha empresa é pequena, devo usar a ferramenta?’’ A resposta é: sim. Caso você seja o único responsável pelo projeto ou existem poucos colaboradores envolvidos, a metodologia dará clareza para atingir os objetivos da melhor forma possível.
Dicas para colocar o 5W2H em prática
Como toda metodologia, aplicá-la requer alguns passos básicos, mas que poderão garantir um uso ainda melhor da ferramenta. Definir metas, indicadores e acompanhar resultados são alguns exemplos. Veja a seguir:
Defina metas
De nada adianta colocar essa poderosa ferramenta em prática se não há um caminho claro de onde se quer chegar.
Como em qualquer processo, é necessário estabelecer metas claras, deixando toda a equipe ciente do que foi definido. É importante que as metas sejam realistas, mas nem por isso deixem de ser desafiadoras.
Assim, todos estarão motivados e em busca dos mesmos objetivos. Lembre-se, sem alinhamento não há resultados!
Faça um diagnóstico
Partir do princípio que existe um problema ou desafio a ser solucionado é importante para traçar os próximos passos com assertividade, certo?
Aqui, o que vai definir essa visão é fazer um diagnóstico do que precisa ser mudado.
Um bom exemplo é a redução de despesas – objetivo a ser alcançado por muitas empresas – dessa forma, questione-se sobre os custos envolvidos em cada projeto e como eles impactam a saúde financeira da organização.
Por outro lado, há também a eficiência operacional, que envolve fatores relacionados à capacidade produtiva da equipe, por exemplo. Nesse caso um exemplo seria o tempo gasto para desempenhar uma atividade.
Aqui, o objetivo não é exercer nenhum controle da equipe, mas mapear gargalos no processo que podem ser melhorados.
Use ferramentas de controle
Dependendo do volume das informações e da complexidade dos processos, contar somente com planilhas pode não ser o suficiente para manter o controle da operação.
Sendo assim, considere a utilização de aplicativos ou ferramentas de controle.
Isso vai ajudar a manter todas as informações importantes em um único lugar, favorecendo ainda mais a organização e a produtividade dos times.
No mercado, existem ferramentas pagas e gratuitas, a escolha depende da complexidade dos seus processos.
É importante se atentar, portanto, na complexidade do recurso. Afinal de contas, ele será utilizado para tornar os processos mais dinâmicos, não para torná-los mais complexos e burocráticos.
Veja também: 6 ferramentas para uma gestão eficiente da sua empresa
Crie o plano de ação
Com as metas definidas, o diagnóstico feito e as ferramentas em mãos, é hora de, finalmente, traçar o plano de ação, respondendo às perguntas com detalhes.
Novamente, a organização dos processos é o que vai garantir que o planejamento seja cumprido de maneira eficiente.
Nesse caso, é fundamental seguir um checklist com todas as etapas que devem ser executadas, deixando claro para os responsáveis quais suas funções e o prazo para cada uma.
Lembre-se de criar o plano de ação em conjunto com a sua equipe, ouvindo e absorvendo ideias e propostas para torná-lo ainda mais promissor.
Acompanhe os resultados
Para garantir a melhoria contínua dos resultados, é fundamental fazer um acompanhamento constante do que deu certo e do que pode ser aprimorado. Afinal, nem sempre a solução de um problema acontecerá na primeira tentativa.
Para isso, estabeleça indicadores de desempenho e faça análises de dados constantes.
Só assim será possível rever o que foi feito fazendo as devidas revisões, replicando o que gerou bons resultados e implementando novas ações de forma eficaz.
Lembre-se que, fazer alterações ao longo do percurso é uma tática bem-vinda, uma vez que o 5W2H é uma ferramenta extremamente flexível e simples de ser implementada.
Nesta etapa, contar com ferramentas que forneçam os dados necessários para as análises é fundamental.
Exemplos de 5W2H
Com tantas maneiras de usar a ferramenta, fica fácil pensar em um exemplo que se encaixe em uma situação típica de várias empresas.
Confira, abaixo, alguns exemplos os quais podem ser facilitados com a ferramenta 5W2H:
- Implementação de um novo sistema;
- Elaboração de estratégia de conteúdo;
- Criação de hábitos para elevar a produtividade da equipe;
- Mudança de um novo local para a empresa;
- Organização de uma comemoração na empresa.
Suponhamos, por exemplo, que a sua empresa esteja em busca de otimizar os processos comerciais a partir de uma ferramenta automatizada, que registre informações de clientes e auxilie na produtividade do time de vendas.
Com o cenário em mente, é hora de partir para as perguntas que compõem o 5W2H.
- What – O que? Adquirir uma ferramenta de gestão do relacionamento com o cliente
- Who – Quem? Ana, Gerente de vendas
- When – Quando? Em um mês, tempo necessário para avaliar algumas soluções do mercado
- Where – Onde? A partir de pesquisas na internet e, posteriormente, na participação em reuniões de apresentação da solução
- Why – Por que? A ferramenta gera economia de tempo dos profissionais, produtividade, torna os processos mais eficientes e fornece insumos para tomadas de decisão
- How – Como? Considerando o budget disponível, setor de vendas irá validar as funcionalidades, entendendo qual alternativa mais se alinha com suas necessidades. Em seguida, o departamento financeiro ficará por conta dos processos de pagamento e aquisição.
- How much – Quanto vai custar? O orçamento total é R$ 5 mil
Aqui temos um exemplo claro sobre como o 5W2H auxilia no processo de aquisição de uma ferramenta, deixando todo o processo de aquisição visível e bem direcionado.
Vamos agora, supor um outro cenário: o de solução de um determinado problema.
- What – O que? Lentidão na plataforma de vendas online
- Who – Quem? Supervisor de atendimento juntamente com sua equipe
- When – Quando? Problema identificado há 7 dias, em diferentes horários do dia
- Where – Onde? O problema ocorre na etapa de pagamento
- Why – Por que? Impacta na finalização da compra, impactando no número de vendas da empresa
- How – Como? O sistema demora para responder, fazendo com que os consumidores abandonem a compra
- How much – Quanto vai custar? Ao todo, 200 transações não foram finalizadas, impactando na entrada de R$ 2 mil
Esses são alguns exemplos de situações que podem ser identificadas a partir da ferramenta 5W2H.
No entanto, existem diversos cenários que podem ser relatados com base na metodologia, facilitando a solução de problemas e a definição de estratégias para a empresa.
Se você já tem uma situação em mente, não deixe de aplicá-la na metodologia 5W2H!
Conclusão
Ficou claro que contar com metodologias de apoio para a realização de planejamentos e execução de projetos é fundamental quando o objetivo é alcançar o sucesso desejado.
Agora que você já conhece e sabe quais os benefícios do 5W2H, que tal dar mais um passo e aplicar outro método que visa estabelecer a melhoria contínua dos processos?
Trata-se do Ciclo PDCA – uma metodologia de gestão de projetos que tem como objetivo a melhoria contínua de processos e produtos.
O recurso permite criar planos acerca do que precisa ser mudado ou aprimorado em uma organização e depois testá-las em ciclos de mudanças contínuas.
