Ao iniciar a gestão projeto, é fundamental que todos os passos estejam bem alinhados para que o resultado final saia como o esperado.
Na prática, isso inclui uma comunicação clara de todos os processos que serão executados, além de garantir a clareza de todas as etapas.
Assim, a equipe envolvida conseguirá trabalhar da melhor forma possível, evitando erros, retrabalho e fortalecendo a relação com os stakeholders.
Além de viabilizar a entrega de resultados aderentes às expectativas dos parceiros, esse alinhamento faz com que o time trabalhe de forma mais produtiva e colaborativa.
A esse processo damos o nome de kick off – conceito fundamental para assegurar que a entrega de um produto ou serviço aconteça de forma organizada e eficiente.
Quer saber mais sobre esse processo e entender como implementá-lo na sua empresa? Continue a leitura!
Kick off: tradução
Traduzido de forma literal, kick off significa “pontapé de saída” e representa o início de algum projeto no mundo corporativo. Inicialmente, o conceito era utilizado no mundo dos esportes, mais especificamente quando todos os jogadores estão em suas posições e o jogo está prestes a começar.
O que é kick off?
Se no ambiente esportivo esse conceito representa o início de uma partida, no mundo dos negócios o kick off não é muito diferente.
Ele diz respeito a uma parte importante do planejamento estratégico, representado pelo momento em que todos os stakeholders se reúnem para definir aspectos importantes da estratégia.
Nessa etapa, clientes, colaboradores e gestores debatem sobre metas, prazos e todo o escopo do projeto.
Ao apresentar a ideia, a companhia terá a validação dos envolvidos a respeito da viabilidade da ação, entendendo se existem pontos de melhoria, por exemplo.
O encontro também é uma oportunidade para esclarecer dúvidas, uma vez que todos os envolvidos no projeto estarão presentes e deverão ter clareza de seu papel ao longo do processo.
Mais do que a definição do projeto em si, o kick off é o momento para ouvir diferentes opiniões – seja da equipe envolvida ou dos próprios clientes.
Além de evitar retrabalho, essa prática promove o engajamento do time e torna as entregas mais assertivas, já que o projeto terá o aval dos clientes em toda a sua concepção.
Claro que mudanças podem acontecer, mas é importante que os clientes estejam cientes do que está por vir, e que a equipe tenha total clareza de seu trabalho.
Por fim, o que se espera é que todos trabalhem de forma colaborativa, envolvendo os clientes e gestores nas tomadas de decisão e garantindo entregas que estejam alinhadas com os objetivos propostos.
Qual a importância do kick off?
Quando se trata de um projeto que possui uma série de etapas, com um alto nível de complexidade e metas desafiadoras, ter uma visão geral de todas as atividades é essencial para que os resultados sejam satisfatórios.
Além de mais engajada, a equipe terá uma visão clara do que precisa ser feito, e o cliente terá mais confiança na companhia. Os benefícios são muitos, por isso listamos cada um a seguir.
Alinhamento de expectativas
É comum que ao estabelecer o escopo de um projeto, as expectativas dos clientes sejam diferentes do que foi proposto pela empresa.
Isso é muito comum e fácil de ser resolvido a partir da reunião de kick off. Isso porque o cliente terá a oportunidade de visualizar cada etapa do projeto e propor ajustes caso necessário.
Por outro lado, a equipe terá abertura para tirar dúvidas, propor melhorias e participar ativamente de todas as etapas.
Certamente isso aumentará o engajamento do time, fortalecendo a comunicação e tornando os próximos passos mais claros e precisos.
Definição do plano de ação
É fato que o alinhamento de expectativas está em total consonância com o que de fato será executado para que o projeto ganhe corpo.
Sendo assim, nada melhor do que aproveitar a reunião para definir o planejamento das ações, seus objetivos e tarefas.
Ao definir um plano de ação, os membros da equipe estarão prontos para desempenhar suas atividades com maior clareza e produtividade.
Engajamento da equipe
Inserir a equipe em todo o escopo de um projeto não só fornece o aparato necessário para a execução das atividades, como também fortalece o engajamento do time.
Ao envolver os colaboradores nas etapas iniciais, a liderança demonstra confiança e valorização na equipe, que terá mais autonomia e disposição para entregar sua melhor performance.
Produtividade
Parte dessa estratégia está pautada em dar visibilidade e informações para que os envolvidos no projeto consigam desempenhar suas funções.
Quando os gestores focam em definir claramente as etapas, prazos e metas, fica fácil visualizar os próximos passos e aumentar a produtividade, certo?
Assim como um treinador que fornece as coordenadas para uma partida de futebol, a liderança precisa indicar os recursos e ferramentas necessárias para a execução de um projeto.
Visão clara das metas
Nada melhor do que saber exatamente quais são as metas e os objetivos a serem alcançados.
Além de aumentar o engajamento de quem atua no projeto, esse direcionamento facilita a implementação de metas individuais, uma vez que o propósito geral da estratégia estará claro para toda a empresa.
Como realizar uma boa reunião de kick off?
De modo geral, as reuniões de kick off apresentam uma estrutura pré-definida, mas que podem sofrer ajustes a depender do perfil do negócio.
Contudo, para que ela cumpra o seu papel, é fundamental que a equipe inicie o encontro com a listagem dos tópicos que serão abordados. Isso tornará a reunião mais produtiva e dinâmica.
Confira os passos a seguir:
Estabeleça uma estrutura para a reunião
Uma maneira de tornar a reunião produtiva e garantir que todos fiquem na mesma página é definir uma estrutura com todas as etapas do projeto.
Em linhas gerais, essa estrutura é composta por diversas etapas que compõem o escopo da estratégia. Veja a seguir:
Apresentação
Se o intuito é conquistar a confiança do cliente e manter a equipe engajada, é fundamental separar um momento para que todos se apresentem.
Contexto
Feito isso, é hora de apresentar o projeto em si para que todos tenham um contexto a respeito de sua concepção e de seus objetivos.
Escopo do projeto
Em seguida, é o momento de descrever o escopo do projeto, ou seja, o plano de ação que será executado e quais as etapas serão fundamentais para as entregas. Além de definir prazos e discutir o que deve ser feito para alcançar os objetivos, este será um espaço para dúvidas e questionamentos.
Planejamento
Com o escopo em mãos, a equipe fará todo o planejamento, detalhando recursos, ferramentas e responsáveis por cada atividade. Lembre-se que esse processo será o responsável por guiar todos os envolvidos nas tarefas, portanto é importante que ele seja o mais visual possível.
Orçamento
Defina, então, o orçamento necessário para que o projeto aconteça. Nesta etapa a equipe deve analisar o budget e como ele se aplica às diversas áreas envolvidas no projeto.
Canais de comunicação
E para que nenhuma informação se perca ao longo do processo, é imprescindível definir canais de comunicação. Assim, tanto a equipe conseguirá se comunicar ativamente, quantos os clientes conseguirão saber o status do projeto e fazer alinhamentos com o time.
Perguntas
Por fim, não se esqueça de delimitar um tempo para perguntas. Afinal de contas, todos devem estar cientes do que foi proposto e dos próximos passos para que o projeto gere bons resultados.
Documente tudo
Por mais que os canais de comunicação estejam abertos para dúvidas e questionamentos, documentar o processo gera otimização de tempo e garante que nenhuma informação importante se perca. Portanto, ao iniciar suas reuniões de kick off, certifique-se de que alguém fique responsável pela ata.
Conte com uma plataforma para o acompanhamento do projeto
Se o objetivo é conduzir o projeto de forma eficiente e produtiva, é fundamental contar com uma plataforma para que todos os envolvidos acessem informações e visualizem o status do projeto em tempo real.
Se para a equipe esse processo facilita a execução das tarefas e torna a rotina mais organizada, para o cliente isso garante transparência e demonstra comprometimento em relação às entregas.
Finalize a reunião
Como dito, o fechamento da reunião pode ser uma oportunidade para fazer perguntas e esclarecimentos. No entanto, isso não é uma regra. A ideia é que a empresa utilize esse momento para gerar engajamento na equipe e fortalecer o relacionamento com o cliente.
Faça follow ups
Para garantir a efetividade de um projeto, é essencial que sejam feitas reuniões de follow ups para acompanhar o status das tarefas, entender se existe algum gargalo travando a execução e compreender se os prazos estão sendo cumpridos.
Assim, será possível fazer ajustes no processo e verificar o que aconteceu caso o projeto não esteja caminhando como o combinado.
Além de proporcionar melhorias no projeto em si, os follow ups influenciam no desenvolvimento do time como um todo, aumentando a produtividade e diminuindo entraves que dificultam o alcance dos resultados.
Acompanhe resultados
Acompanhar os resultados é uma das etapas mais importantes de qualquer estratégia. Isso porque é a partir dessa análise que a equipe conseguirá entender se as ações geraram o retorno esperado, ou seja, se as metas estipuladas no início de seu desenvolvimento tiveram retorno.
Se tratando de um projeto cíclico – como o desenvolvimento de estratégias de marketing, por exemplo, esse acompanhamento fornecerá insumos para possíveis ajustes e melhorias constantes.
Conclusão
Ficou claro que a execução de um projeto depende do esforço de toda a equipe para que os resultados saiam conforme o esperado. Além disso, o apoio da tecnologia pode impulsionar ainda mais a performance de uma estratégia.
Uma plataforma de CRM, por exemplo, centraliza todas as informações em um único lugar, evitando a perda de dados importantes de clientes e otimizando o tempo dos vendedores.
E se em uma reunião de kick off é preciso ficar atento aos detalhes, um sistema automatizado conta com funcionalidades que dão suporte a todo o processo de vendas: da gestão de tarefas aos relatórios gerenciais.
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