Os sistemas de ERP possuem vários módulos, dentre eles, o de vendas. Nele há funcionalidades que podem, de fato, ser utilizadas pelos seus vendedores.
Contudo, esse sistema não é a melhor opção para a área comercial.
Primeiramente, ERPs não foram feitos especificamente para vender . Boa parte das empresas veem o valor da plataforma na sua capacidade de integrar setores e controlar finanças.
Sabe-se também que o sistema de impostos brasileiro não tem uma fama muito boa, principalmente no que se refere à simplicidade. Por isso os sistemas de planejamento de recursos empresariais se tornaram indispensáveis para manter a burocracia em dia.
Sistemas de cálculo de impostos e emissão de notas fiscais são alguns dos recursos encontrados na melhores opções do mercado. Por meio deles era possível garantir o bom funcionamento do negócio
Entretanto, por mais robusto que seja, os ERPs também têm seus limites, o que foi percebido por alguns. O módulo de vendas desse sistema, em especial, possui apenas algumas funções específicas, se comparado com outras opções no mercado.
Então quais são essas funções que faltam para a minha área de vendas? Como saber se preciso delas, mesmo já tendo um ERP? Devo substituir meu ERP por um sistema focado em vendas para o departamento comercial? Continue lendo e logo descobrirá.
Vantagens do ERP para vendas
O ERP é uma plataforma muito útil para as empresas em geral, então não podemos desconsiderar suas capacidades.
Mesmo possuindo um módulo incompleto, ele possui recursos úteis para a área comercial. Sendo assim, o que há nesses sistemas atualmente e que pode ser utilizado em vendas?
Registro de contatos
Esta parte é importante para centralizar a informação. O registro de contatos vai ser uma base comum de todos os meios possíveis de abordar o cliente.
A disponibilidade de cada vendedor da sua equipe pode ser diferente. Se cada integrante do time de vendas manter sua própria agenda pessoal, seja no papel ou no celular, o acesso a essas informações fica muito limitado.
Se um desses profissionais estiver inacessível, ter o celular roubado ou perder sua agenda, todos os dados são comprometidos. O atraso para recuperar esses contatos pode afetar a relação com os clientes e as negociações em andamento.
Histórico de clientes
Da mesma forma que é perigoso manter registros individuais para contatos, o mesmo vale para movimentações passadas.
Não adianta nada ter um sistema bom de emissão de notas fiscais se as informações das vendas não estão disponíveis.
Por isso, novamente, o ERP é útil para unificar a base de dados.
Sistema de telefonia integrado
Se os vendedores querem aumentar as chances de fechar uma venda, entrar em contato com o cliente é indispensável. Portanto, ter uma integração com telefonia ajuda a manter o registro e facilitar a discagem.
Com uma lista de contatos unificada, fica mais fácil acessar o número desejado e garantir a abordagem do cliente. Otimizando, dessa forma, o trabalho de entrar em contato com cada cliente.
Se o ERP me oferece essas vantagens para vendas, o que mais eu preciso?
Ter um sistema integrado é útil, disso não resta dúvidas. Contudo, é possível manter essa base de dados do ERP e ainda oferecer funções específicas de vendas para o acompanhamento de clientes.
As vantagens citadas acima apenas arranham a superfície do oceano de funcionalidades disponíveis atualmente.
Continuar insistindo nesse modelo e querer melhores resultados nas vendas é como querer explorar o fundo do mar usando apenas um snorkel. Não que seja impossível, mas usar o equipamento adequado vai garantir melhores condições de ação e planejamento.
Para garantir resultados cada vez maiores é essencial ter um acompanhamento ainda mais próximo ao cliente, com meios de garantir a abordagem da forma mais qualificada e otimizada possível.
Então, aqui estão algumas funções no mercado que são requisito para vendas e podem ajudar no processo da escolha de um novo sistema:
Funil de Vendas
Se o seu conhecimento de vendas atual é limitado a quantos clientes entram em contato e quantos fecham a compra, existe muita coisa aí que você não está vendo.
Da mesma forma que um programador precisa saber de todos os processos internos de um sistema, um vendedor necessita ter conhecimento de todas as etapas da venda.
Portanto, precisamos nos atentar primeiramente a como a cadeia de vendas funciona.
É evidente o fato de que sempre haverá a diminuição do número de interessados no seu produto/serviço se comparado àqueles que realmente compram. Justamente por isso que falamos num processo de funil:
- O topo do funil é marcado pelo primeiro contato vendedor com seu lead (potencial cliente);
- O meio do funil é um processo de qualificação: quais são as dores do lead e como seu produto pode ajudá-lo;
- O fundo do funil é onde seus vendedores enviam, de fato, a proposta comercial e fazem a negociação final para o fechamento da venda.
Ter o conhecimento do comportamento dos leads em cada etapa é importante para melhorar seus resultados e existem sistemas que podem te ajudar a operacionalizar o funil.
Geração de relatórios customizáveis
Se o módulo de vendas do ERP não possui uma boa visão do funil, então não é possível fazer um relatório com métricas de vendas.
Fazer o trabalho prático com o funil é importante, mas é necessário também saber o que você colhe nesse processo.
Caminhar no escuro é o primeiro sintoma do erro. Portanto, fazer uma análise de como anda cada etapa do funil é importante.
Dessa forma, o gestor pode acompanhar cada movimentação dessas oportunidades e identificar pontos fortes e fracos do relacionamento com seus leads. Otimizando o processo todo, o que permite uma eficiência como nunca vista antes.
Exemplos de métricas para vendas são:
- Ticket médio: o quanto se fatura em cada compra, essencial para identificar lucro ou prejuízo nas vendas;
- Quantidade de negócios fechados: saber quantas vendas foram feitas no dia ajuda a ter uma perspectiva melhor do cumprimento da meta;
- Interações realizadas (follow-up): é o tipo e a quantidade de interações realizadas entre o vendedor e os leads. Assim é possível prever quais abordagens são mais efetivas para o fechamento da venda;
- Taxa de conversão: é a divisão entre o número de propostas convertidas e de propostas enviadas. Ela permite uma melhor análise sobre a qualidade da sua proposta, do seu produto e da situação atual do mercado.
Além disso, fazer a compilação de dados apenas no fim do mês gera desgaste para os colaboradores e leva a uma série de erros operacionais. Para evitar isso, alguns sistemas permitem a geração de em tempo real.
Assim seus vendedores podem identificar uma deficiência antes que ela vire, de fato, uma crise. O gestor também tem maior poder de decisão, pois pode ver mais de perto o que cada equipe de vendas faz e seus resultados ao longo do tempo.
Automação de vendas
A chegada de robôs nas linhas de produção foi uma grande revolução para o setor de manufatura. Processos que causavam desgaste físico e, portanto, lentidão no resto da cadeia, passaram a ser feitos de maneira quase autônoma por potentes máquinas.
Outros setores foram mais resistentes às automações. Vendas, por exemplo, exige um contato mais próximo com o cliente e colocar um robô para atendê-lo pode não agradar todos.
Isso não significa, no entanto, que não existam formas de automação que tragam vantagens. Sabe-se que, para garantir o bom funcionamento da empresa e a salvaguarda jurídica, há muita burocracia envolvida na venda.
Contratos, ordens de serviço e propostas são exemplo de documentos que exigem algum tempo de elaboração, recurso escasso que poderia ser direcionado para ações mais eficientes.
Para isso que existem algumas opções no mercado que focam na automação de documentos. Eles são como formulários para a inclusão das partes e produtos envolvidos.
Se você ainda tem uma integração do ERP com um sistema de vendas, todos os dados de clientes e produtos já registrados são adicionados automaticamente. Assim, erros de digitação são evitados, impedindo que a relação com o cliente ou a segurança jurídica da empresa não sejam comprometidos.
Em alguns sistemas ainda há a possibilidade de incluir detalhes adicionais a depender da especificidade da negociação.
Outro tipo de automação permite ainda que você designe tarefas após a conclusão de determinadas etapas dentro do sistema.
Por exemplo, se um vendedor consegue fechar a venda, outro recebe a notificação para gerar o contrato ou ordens de serviço necessárias e por aí vai. Isso agiliza a comunicação entre seus colaboradores e evita desencontros como mensagens não vistas ou esquecimento dessas tarefas.
Registro de histórico de clientes
Uma parte importante da venda é o follow up. Estar sempre próximo dos clientes é trabalho dos vendedores. Caso não façam isso, a negociação pode esfriar e, por fim, ser esquecida.
Infelizmente, nem sempre é tão fácil identificar quem é que deixa de fazer contato, sabemos apenas aquilo que é evidente. Ainda mais quanto temos somente o módulo de vendas do ERP.
Mesmo com uma equipe de vendas competente, se tudo não for bem registrado, a chance de perder algumas oportunidades no caminho é alta.
Por isso que alguns sistemas, como os CRM (Customer Relationship Management) e plataformas de Outbound Marketing podem ser úteis nesse processo.
Como o nome em inglês indica, os programas de gestão de relacionamento com o cliente fornecem ferramentas úteis para acompanhar de perto os leads.
Muitos oferecem, por exemplo, a possibilidade de criar tags (etiquetas) para cada motivo de desistência de uma compra. Assim é possível criar relatórios a partir desses dados e focar em soluções específicas para a recuperação de clientes perdidos.
Em Outbound o foco é prospectar leads que não demonstraram interesse inicial na sua empresa, por meio de envios de e-mails e outras automações.
Em ambos os exemplos é possível fazer uma automação que notifique ou faça por si própria a ação de tentar contato mais de uma vez depois de algum tempo.
Conseguir fechar uma venda é questão de capacidade, mas depende também de encontrar o cliente no lugar certo na hora certa. Com esse retorno às desistências passadas, você aumenta as chances de acertar o seu timing com o lead e garantir mais um bom resultado.
Com a integração com serviços de ligação e e-mail ainda é possível acompanhar o que cada vendedor faz. Assim o gestor pode mobilizar maior atenção para um lead quando achar necessário.
Se meu ERP não serve para vendas, o que posso fazer então?
Como buscamos mostrar acima, é importante buscar opções no mercado que ofereçam soluções para a deficiência do ERP em vendas.
Fazer um acompanhamento próximo do cliente é essencial para melhores resultados, mas ir atrás de um por um é mais fácil dito que feito.
Portanto, munir-se de ferramentas de automação é uma forma de garantir que nada seja perdido e seus vendedores possam focar em ações ativas que aumentem as chances de venda.
É claro que obter mais ferramentas significa ter mais custo. Entretanto, tais ferramentas, utilizadas da maneira correta, com certeza trarão mais lucros para sua empresa. Isso vai levar a um retorno sobre investimento muito maior do que o que já se tem apenas utilizando um ERP.
Acomodar-se com uma opção obsoleta pode deixar sua empresa igualmente ultrapassada, perdendo a concorrência tão cara a um negócio.
