No âmbito empresarial e da gestão de processos, a clareza é essencial para garantir a eficiência na operação de um negócio.
É nesse contexto que os fluxogramas se destacam como ferramentas importantes: descrevendo etapas sequenciais de um processo, facilitando a compreensão e a comunicação entre equipes.
Seja para documentar procedimentos internos, otimizar a produtividade ou mapear o fluxo de dados, os fluxogramas ajudam a visualizar e aprimorar processos complexos.
Quer saber mais sobre o que são fluxogramas, como criá-los de forma eficaz? Neste artigo, reunimos exemplos práticos que ilustram sua aplicação em diferentes contextos.
Continue lendo e prepare-se para transformar a maneira como você enxerga e gerencia processos na sua organização.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é um tipo de diagrama visual que representa um processo ou fluxo de trabalho. Utilizando símbolos para descrever diferentes etapas de um processo, esse mecanismo pode ser utilizado em diversos contextos, de projetos de software até processos industriais e mapeamento de atividades.
Nesse sentido, esse recurso atua caracterizando o trabalho que está sendo realizado, o tempo necessário para sua conclusão, quem está realizando a atividade e como ele flui entre os participantes do processo.
Uma de suas principais vantagens está em sua representação visual, que simplifica a compreensão do processo, permitindo uma análise mais clara e eficiente das etapas envolvidas.
No contexto de projetos de software, os fluxogramas são frequentemente usados para representar a lógica interna dos programas, ajudando os desenvolvedores na visualização e entendimento do fluxo de dados e das operações realizadas pelo software.
Em fluxos de algoritmos, por sua vez, eles ajudam a entender a sequência de passos necessários para resolver um problema específico.
Assim, os fluxogramas são ferramentas indispensáveis para visualizar e compreender processos complexos, simplificando a tomada de decisões e facilitando a comunicação entre os envolvidos no processo.
Breve história do fluxograma
O primeiro registro de um fluxograma data da década de 1920, quando os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth apresentaram para Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME – American Society of Mechanical Engineers) um gráfico de fluxos de processos. Sendo uma ferramenta que possibilitava mapear processos industriais e melhorar a eficiência.
Ao longo do tempo, a técnica foi aprimorada e passou a atender outros setores além dos procedimentos industriais. Entre os exemplos de evolução temos a padronização de símbolos pelo Instituto Nacional Americano de Padronização (ANSI). Os fluxogramas que seguem esta padronização utilizam símbolos específicos para identificar os diferentes tipos de tarefas.
Atualmente os fluxogramas são utilizados amplamente em diferentes contextos. Partindo da ideia de analisar um processo, os fluxogramas são aplicados em gestão de projetos, de produção, de dados e marketing.
Quais são os benefícios de usar um fluxograma?
Depois de entender mais sobre o conceito de um fluxograma, chegou a hora de conhecer os seus benefícios:
Clareza nos processos
A clareza nos processos é fundamental para garantir uma execução eficiente e livre de erros.
Nesse sentido, os fluxogramas oferecem transparência necessária ao detalhar cada passo do processo, desde o início até sua conclusão.
Dessa maneira, ao apresentar visualmente as etapas e as interconexões entre elas, os fluxogramas eliminam dúvidas e garantem que todos os participantes compreendam claramente o que precisa ser feito e como ser feito.
Comunicação facilitada
Não é segredo que uma comunicação eficiente é essencial para o sucesso de qualquer projeto ou operação.
Aqui, contar com o fluxograma vai facilitar a comunicação em torno de processos importantes, fornecendo uma linguagem visual comum que é compreensível por todos os membros da equipe.
Isso porque os símbolos e padronizações específicas garantem que as informações sejam transmitidas de forma consistente e sem ambiguidades, facilitando a colaboração e o entendimento mútuo.
Documentação eficaz
Já na etapa de documentação dos processos, os fluxogramas servem como uma forma de resguardar o que precisa ser feito e acompanhar o progresso na conclusão de tarefas.
O resultado é um registro visual claro do processo, permitindo que os profissionais identifiquem facilmente o status de uma tarefa, as responsabilidades de cada parte e as dependências entre as diferentes etapas.
Entendimento de possíveis gargalos
Se você precisa identificar e resolver gargalos, utilizar o fluxograma pode melhorar a eficiência e a qualidade dos processos, uma vez que facilita a identificação de possíveis pontos de melhoria ou áreas problemáticas no processo.
Ao analisar visualmente o fluxo de trabalho, as equipes podem identificar rapidamente onde ocorrem atrasos, desperdícios ou erros e tomar medidas proativas para resolvê-los.
Com isso, há uma melhoria contínua dos processos, aumentando a eficiência e a qualidade do trabalho realizado.
Quais os símbolos de um fluxograma?
Esses são os principais símbolos comumente utilizados na maioria dos fluxogramas. Cada símbolo atua na representação dos processos de forma visual, ajudando a tornar o fluxograma claro e compreensível para todos os envolvidos. Conheça os principais:
Oval
O símbolo oval é frequentemente usado para representar o início ou o fim de um processo em um fluxograma.
Ele serve como um ponto de partida ou término, indicando onde o processo começa ou termina.
Por exemplo, o início de um fluxograma pode ser representado por uma oval com a palavra “Início” dentro dela, enquanto o fim do processo pode ser representado por uma oval com a palavra “Fim”.
Paralelogramas
Já os paralelogramas são utilizados em fluxogramas para representar entradas ou saídas de dados.
Indicam onde o processo recebe informações do ambiente externo ou onde o processo gera saídas que serão utilizadas por outros sistemas ou processos.
Ele pode ser usado para representar a entrada de dados do usuário em um sistema, ou a saída de resultados de um cálculo realizado pelo processo.
Retângulos
Os retângulos são os elementos mais comuns em um fluxograma e são usados para representar ações ou etapas diferentes dentro de uma sequência ou processo.
Cada retângulo no fluxograma representa uma atividade específica que precisa ser realizada como parte do processo.
Um retângulo pode representar, por exemplo, uma etapa de processamento de dados, uma decisão a ser tomada, ou uma tarefa a ser executada.
Diagramas
Os diamantes são símbolos usados para representar pontos de decisão em um fluxograma. Eles indicam que o processo precisa tomar uma decisão com base em uma condição específica.
Ela pode ser tomada com base em uma comparação entre dois valores, uma condição lógica, ou qualquer outro critério relevante para o processo.
Setas Conectoras
Por fim, as setas conectoras são usadas para conectar os diferentes símbolos de um fluxograma, indicando a sequência ou fluxo de trabalho entre as etapas do processo.
Representam a direção do fluxo de trabalho, mostrando como as informações ou ações passam de uma etapa para outra. Pode indicar, por exemplo, que a saída de uma etapa é a entrada da próxima etapa no processo.
Tipos de fluxogramas
Existem diversos tipos de fluxogramas, conheça os principais e entenda quais devem ser utilizados em determinados cenários:
Diagrama de fluxo de trabalho (workflow)
O diagrama de fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é um esquema gráfico das etapas sequenciais de um processo de trabalho.
Mostra como as tarefas são realizadas, quem as executa e em que ordem elas acontecem.
O diagrama de fluxo de trabalho é essencial para identificar e analisar o fluxo de uma organização, destacando oportunidades de otimização e melhorias na eficiência operacional.
Fluxograma de processos
O fluxograma de processos é uma representação das etapas sequenciais de um processo de negócio, demonstrando as atividades, decisões, conexões e fluxos de informação que compõem o processo.
Este fluxograma é amplamente utilizado para documentar, analisar e melhorar os processos organizacionais, ajudando a identificar áreas de ineficiência, gargalos ou oportunidades de melhoria.
Diagrama de fluxo de dados
Já o diagrama de fluxo de dados é uma visualização do fluxo de dados em um sistema de informação.
Ele mostra como os dados são processados e transformados dentro do sistema, incluindo as entradas, saídas, processos de transformação e armazenamento de dados.
Utilizando o fluxo de dados, é possível entender a arquitetura de sistemas de informação complexos para projetar ou melhorar sistemas existentes.
Fluxograma de Swimlane (de raia)
O fluxograma de Swimlane, também conhecido como fluxograma de raia, é uma variação do fluxograma de processos que organiza as atividades em diferentes “raias” ou “swimlanes”, cada uma atribuída a um departamento, função ou profissional específico.
Sendo assim, ele ajuda a visualizar quem é responsável por cada etapa do processo e como as atividades se relacionam entre diferentes partes da organização.
Além disso, essa categoria de fluxograma é útil para identificar e resolver problemas de comunicação, coordenação ou responsabilidade em processos complexos.
Quando usar fluxogramas
Os fluxogramas podem ser usados quando há necessidade de documentar, monitorar ou otimizar um procedimento, criar padronizações e apoiar a tomada de decisão. A seguir, abordaremos sete usos para o fluxograma.
1. Documentar processos
Os fluxogramas são um importante recurso para documentar processos. Eles possibilitam um registro claro e preciso sobre os fluxos das tarefas ou de um sistema, representando o funcionamento na totalidade.
Através dessa documentação, é possível identificar brechas, problemas ou inconsistências e assim buscar uma resolução e garantir a melhoria contínua. Outro ponto positivo é que o fluxograma de processos pode auxiliar no desenvolvimento de manuais de operação, sendo útil para educar os funcionários.
2. Padronizar processos
Utilizando os fluxogramas, é possível entender a participação de cada setor, colaborador e ferramenta no desenvolvimento de um trabalho. É uma representação visual e uniforme do caminho de uma atividade, dentro da empresa.
Com essa informação, é possível criar um guia que apresenta o processo, promovendo a consistência, qualidade e padronização, sendo eficiente para treinamento de equipes.
3. Simplificar e visualizar ideias ou processos
Fluxogramas são ferramentas úteis para apresentar visualmente, de forma acessível e simples, uma ideia ou um processo, mesmo os mais complexos.
Sua forma de visualização clara permite identificar as relações entre as partes, sobreposições e redundâncias. Isso facilita o entendimento do processo, suas lógicas e peculiaridades.
As informações, organizadas de forma lógica, facilitam o entendimento e a comunicação entre os diferentes públicos ou equipes, técnicas e não técnicas.
4. Tomar decisões e justificá-las
Para a tomada de decisões, os fluxogramas funcionam como uma estrutura visual que mapeia os diferentes caminhos de um processo e seus possíveis resultados.
Contribuindo para a organização de ideias, a considerar alternativas de forma lógica e estruturada e prever impactos. Documentar um processo decisório utilizando fluxogramas facilita a justificativa das escolhas realizadas.
5. Organizar a equipe e atribuir tarefas
Os fluxogramas são ferramentas muito úteis para trabalhar a organização da equipe e atribuição de tarefas. Através do mapeamento do processo, é possível identificar os responsáveis por cada etapa e garantir que todos os pontos estejam cobertos.
A forma visual dos fluxogramas facilita a identificação de pontos de sobrecarga, e os ajustes. Pode também promover maior alinhamento e aumento da produtividade, ao melhorar a eficiência do processo.
6. Identificar e evitar gargalos ou problemas
Como já falamos anteriormente, ao mapear um processo, estando atento a cada detalhe e representando-o em um fluxograma, você poderá identificar gargalos, pontos de sobrecarga, redundâncias e inconsistências, que impactam o fluxo geral.
Ao estudar novas ideias de processo de trabalho usando o fluxograma, você conseguirá analisar todos os caminhos e priorizar aquele que apresentar o melhor desempenho.
7. Monitoramento de um projeto
O fluxograma pode ser usado para fazer o monitoramento de um projeto. Neste caso, todo o projeto estará mapeado no fluxo, com cada etapa e prazos definidos.
Com o fluxograma funcionando como um guia para todas as ações de um projeto, gestores e equipes poderão acompanhar o fluxo de trabalho, as ações já realizadas e as pendentes, garantindo a entrega de resultados dentro do cronograma.
Como criar um fluxograma?
Criar um fluxograma pode ser uma maneira eficaz de visualizar e comunicar processos e procedimentos em uma organização. Confira, então, um passo a passo para ajudá-lo a criar o seu esquema visual e tenha processos mais organizados:
1. Defina o objetivo do fluxograma
Antes de começar a desenhar qualquer coisa, é importante entender por que você está criando o fluxograma.
Da documentação de um processo para fins de treinamento ou conformidade até a otimização de um fluxo de trabalho para aumentar a eficiência operacional.
Tenha em mente que o objetivo do seu fluxograma orientará as decisões que serão tomadas ao longo do processo de criação.
2. Mapeie seu processo
A etapa de mapeamento dos processos envolve uma análise detalhada dos passos que serão representados.
Assim, procure identificar todas as etapas principais, desde o início até a conclusão do processo.
Lembre-se de incluir atividades, decisões e ramificações, mapeando todas as etapas para que você e sua equipe tenham uma compreensão clara de como as diferentes partes se encaixam e interagem.
3. Colete informações para o fluxograma
O primeiro passo é reunir todas as informações necessárias para criar um fluxograma preciso e completo.
Aqui, vale a revisão de documentos existentes, entrevistas com partes interessadas ou observação direta do processo em ação.
Além disso, certifique-se de ter uma compreensão abrangente de todos os aspectos do processo antes de começar a desenhar o fluxograma.
4. Escolha um modelo de fluxograma
Existem vários tipos de modelos de fluxograma disponíveis, como fluxogramas de processo, fluxogramas de decisão, fluxogramas de sistema, entre outros.
Sendo assim, basta escolher o modelo que melhor se adapta ao tipo de processo que precisa ser mapeado.
Lembre-se que começar com um modelo pré-definido pode ajudar a economizar tempo e garantir consistência na representação dos símbolos.
5. Adicione formas ao fluxograma
Uma das etapas mais importantes na criação de um fluxograma é se atentar às formas apropriadas para representar cada etapa do seu processo.
Assim, utilize retângulos para representar etapas ou atividades, losangos para representar decisões, círculos para representar pontos de início ou fim, entre outros símbolos, caso necessário.
Certifique-se de selecionar as formas que melhor comunicam cada aspecto do seu processo.
6. Conecte as formas em uma sequência lógica
Depois de adicionar as formas ao seu fluxograma, conecte-as em uma sequência lógica que represente o fluxo do processo.
Use linhas ou setas para indicar a direção do fluxo entre as diferentes etapas, garantindo que a sequência das etapas esteja clara e compreensível para quem estiver visualizando o fluxograma.
Ferramentas para fluxograma
Agora chegou a hora de conhecer as ferramentas para construir o seu fluxograma, veja as principais:
Miro
Miro é uma plataforma de colaboração online que permite gerenciar projetos, brainstorming, diagramação e muito mais.
Para fluxogramas, o Miro oferece uma variedade de ferramentas, incluindo formas básicas e avançadas para criar fluxogramas detalhados.
Sua interface intuitiva facilita a criação e edição de fluxogramas, permitindo que equipes colaborem facilmente em tempo real.
Além disso, o Miro torna simples compartilhar seus fluxogramas com colegas de equipe através de integrações com Slack, e-mail ou um link privado.
Lucidchart
Lucidchart é uma ferramenta de diagramação online que oferece uma ampla gama de recursos para criar fluxogramas, diagramas de processos, mapas mentais e muito mais.
Com uma biblioteca extensa de formas e símbolos pré-definidos, o Lucidchart facilita a criação de fluxogramas detalhados e visualmente atraentes.
Além disso, ele permite colaboração em tempo real, comentários e revisões, tornando mais fácil para equipes trabalharem juntas em fluxogramas.
O Lucidchart também oferece integração com outras ferramentas de produtividade, como Google Drive, Microsoft Office e Atlassian.
Canva
Embora o Canva seja mais conhecido por ser uma ferramenta de design gráfico, ele também pode ser utilizado para criar fluxogramas simples e elegantes.
O Canva oferece uma variedade de modelos de fluxograma que podem ser facilmente personalizados com arrastar e soltar.
Embora não seja tão avançado quanto o Miro ou o Lucidchart em termos de recursos de diagramação, o Canva é uma ótima opção para quem procura criar fluxogramas de forma rápida e fácil, especialmente para projetos menos complexos.
Exemplos de fluxograma
Que tal conhecer alguns exemplos de fluxograma e entender como aplicar cada um na sua rotina de trabalho?
Fluxograma de produção
Um fluxograma de produção é uma representação gráfica das etapas envolvidas no processo de fabricação de um produto. Ele ajuda a identificar e melhorar a eficiência do processo, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas de maneira correta e ordenada.
O processo começa com o recebimento de matéria-prima, onde ocorre a chegada e inspeção dos materiais, seguidos pelo armazenamento no estoque.
Em seguida, vem a preparação e corte, onde os materiais são selecionados e cortados conforme especificações.
A próxima etapa é a montagem, onde as peças cortadas são combinadas e há uma verificação de qualidade durante a montagem.
Depois disso, há o processamento, que pode incluir tratamento térmico ou químico, além de pintura ou revestimento.
Após o processamento, ocorre a inspeção final para verificar a qualidade do produto final e fazer ajustes e correções, se necessário. Finalmente, o produto é embalado e expedido para os clientes.
Fluxograma de dados
Já um fluxograma de dados mostra como os dados fluem dentro de um sistema, desde a entrada até o processamento e a saída. Ele é usado para entender e otimizar os processos de gerenciamento de dados.
O processo começa com a entrada de dados, que envolve a coleta de dados brutos e a validação dos mesmos. Em seguida, há o processamento de dados, onde eles são limpos, transformados e armazenados em um banco de dados.
Depois disso, ocorre a análise de dados, onde são executadas consultas e análises para a geração de relatórios. Por fim, há a saída de dados, que envolve a visualização dos resultados e a distribuição de relatórios.
Fluxograma de trabalho de marketing e vendas no CRM
Um fluxograma de trabalho de marketing e vendas no CRM ajuda a ilustrar como as equipes de marketing e vendas colaboram para captar e gerenciar leads até a conversão em clientes.
O processo começa com a geração de leads, que pode incluir campanhas de marketing digital e captura de leads através de formulários.
Em seguida, há a qualificação de leads, onde eles são avaliados com base em critérios pré-definidos, sendo classificados como “quentes” ou “frios”.
Depois disso, ocorre a nutrição de leads, que pode incluir o envio de e-mails , a realização de webinars, eventos, etc.
Os leads qualificados são então transferidos para a equipe de vendas, que agenda reuniões.
A etapa seguinte é o fechamento de vendas, onde ocorrem a negociação e a elaboração de propostas até o fechamento do contrato.
Conheça o Ploomes
O Ploomes é uma plataforma de CRM que automatiza e simplifica os processos de vendas, permitindo que as equipes de vendas e marketing trabalhem de forma mais eficiente. A plataforma
oferece diversas funcionalidades, como gestão de leads e oportunidades, onde é possível organizar e acompanhar todos os leads e oportunidades de vendas em um único lugar.
Com a automação de tarefas, o Ploomes reduz o trabalho manual através de automação de tarefas e fluxos de trabalho personalizados. A ferramenta também permite a geração de relatórios detalhados e a obtenção de insights sobre o desempenho de vendas.
Além disso, o Ploomes oferece integrações com outras ferramentas e plataformas que a empresa já utiliza e permite customização para adaptar a plataforma às necessidades específicas do negócio.
Conheça o Ploomes e comece agora mesmo a otimizar os seus processos!
Conclusão
Como vimos, o fluxograma é uma ferramenta indispensável para compreender e otimizar processos. Pode ser usado nas mais diversas áreas e serve desde a documentação de fluxos, passando pela orientação de equipes até o monitoramento de projetos.
Além disso, oferece uma visão detalhada dos procedimentos, contribuindo para identificação de gargalos, redundâncias, pontos de sobrecarga e de insights para melhorar a eficiência. Ou seja, é uma ferramenta poderosa para todo gestor que deseja conhecimento completo sobre cada estágio do negócio.
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