Uma das principais vantagens competitivas que uma empresa pode ter é a previsibilidade sobre o seu fluxo de caixa.
Além de trabalhar com números reais, isso ajuda a determinar futuros investimentos, bem como traçar estratégias que priorizem a boa saúde financeira do negócio. Ao método para o cálculo dessa projeção se dá o nome de forecast.
Forecast (previsão) pode ser utilizado para qualquer situação em uma empresa, que necessite prever algo com base em dados.
Neste artigo, estamos nos referindo ao forecast como meio de calcular o faturamento futuro do seu negócio, ou seja, um forecast de vendas.
Se você é um gestor que gosta e acha necessário trabalhar com eficiência e resultados com a maior previsão possível, este conteúdo foi feito para lhe ajudar a entender de uma vez por todas o que é o forecast, qual a sua importância, de que forma calculá-lo e como sua aplicação, desde que feita corretamente, é ótima para o setor de vendas.
Boa leitura!
O que é forecast?
O forecast – ou forecast de vendas -, é um cálculo de previsão de faturamento, cujo objetivo é garantir maior previsibilidade sobre o fluxo de caixa da empresa em um determinado período de tempo.
Por se tratar de algo que não é concreto, é importante ressaltar que o forecast não dá um número que corresponderá com exatidão ao cenário final, mas uma ideia de qual será o cenário no futuro, baseado em diferentes fatores – falaremos sobre isso adiante.
Imagine o seguinte: é início de ano e você, como um bom gestor, já está pensando no fechamento do primeiro trimestre.
Sendo assim, conversa com seus vendedores e, baseado em uma análise do perfil de clientes da sua empresa e nas oportunidades em aberto no funil de vendas, chega a uma projeção de quanto dinheiro entrará no seu caixa durante os próximos três meses.
Parece simples, certo? Essa facilidade ao longo do processo, porém, só é possível de ser alcançada se o negócio dispor das ferramentas certas.
Com um bom sistema de coleta, armazenamento e análise de dados, há um maior controle sobre a cartela de clientes e o relacionamento com o cliente, o que traz mais confiança aos resultados. Um exemplo de ferramenta que faz isso é o CRM.
Qual a importância do forecast?
Como explicamos acima, o grande objetivo do forecast é proporcionar previsibilidade ao gestor sobre o faturamento da empresa.
As vendas funcionam como uma espécie de motor na empresa, ou seja, se seus fechamentos estão em baixa, é sinal que o motor está lento, se estão em alta, significa que os resultados se mantêm dentro – ou até mesmo acima – do esperado.
Esses resultados, inclusive, são os principais mensuradores para indicar com precisão qual é o ritmo de crescimento do negócio.
Lembre-se de que quanto mais uma empresa cresce, mais dinheiro em caixa para investimentos ela tem. Para isso, contudo, não basta utilizar “achismos”, é preciso se basear em dados concretos.
Daí vem a importância do forecast. Ele existe com base no histórico de vendas em períodos anteriores e, desse modo, serve para traçar uma expectativa de crescimento, também em um período pré-determinado.
Essas informações de anos passados somadas a eficiência de um bom CRM ou ERP, faz com que se chegue à previsão.
O forecast de vendas também é útil para verificar se as métricas da empresa para o período serão alcançadas ou se algo deve ser feito para corrigir os problemas identificados.
Com estratégia, o tempo é otimizado e o foco vai para trabalhar em soluções para esses problemas pertinentes.
Como calcular um forecast de vendas?
Partindo do pressuposto que você tem as informações certas em mãos, o cálculo do forecast de vendas é relativamente simples.
A conta é feita com base nos indicadores de desempenho que fazem sentido para a realidade da empresa, sendo os mais comuns o ticket médio e taxa de conversão.
O ticket médio diz respeito ao valor total das suas vendas em um período de tempo, dividido pela quantidade de clientes que compraram.
Por exemplo: se o seu faturamento no trimestre foi de R$100 mil e você teve 10 clientes, o ticket médio, nesse caso, foi de R$10 mil gastos por cliente.
A taxa de conversão, por outro lado, é o resultado da divisão do número de leads obtidos pelo número de leads que compraram.
Por exemplo: se em três meses a sua empresa obteve 100 leads, mas apenas 40 compraram, a taxa de conversão no trimestre foi de 40%. Para calcular o valor médio de vendas, basta dividir o ticket médio pela taxa de conversão.
O forecast da sua empresa será o resultado da multiplicação do valor médio de vendas pelo número de leads ativos no seu banco de dados.
Por que somente os leads ativos? Porque eles representam oportunidades potenciais de venda, que podem ser mensuradas semanalmente ou mensalmente.
Como criar um forecast para a minha empresa?
Se você ainda se sente perdido em relação a como obter as informações necessárias para calcular o forecast, vamos ensinar, abaixo, como formular essa previsão e de que maneira os elementos essenciais para esse cálculo devem ser coletados. O levantamento de dados é feito a partir de três tópicos. Confira quais são.
Mapeamento das oportunidades
Pegue o seu funil de vendas – jornada de conteúdos – e identifique a quantidade de oportunidades de negócio (leads) coletadas durante o período de tempo selecionado por você para o cálculo do forecast.
Número de conversões
Para a taxa de conversão, verifique, também no funil de vendas, quais leads estão avançando na jornada e não estão apenas estagnados no topo. Como saber quais são os leads qualificados?
São aqueles contatos para os quais foram enviadas propostas comerciais, negociações diretas (presenciais, por ligação telefônica, etc) e conversão em vendas, ou seja, os leads que, de fato, compraram.
Valor de faturamento
Faça o cálculo do seu ticket médio – como ensinamos anteriormente. Esse número é vital para a construção do forecast, já que é o quanto a sua empresa faturou com as vendas em um determinado período.
Seguidos estes três passos, você tem todas as informações necessárias para calcular a projeção de maneira confiável e obter um panorama sobre o faturamento para os próximos meses.
Uma dificuldade, porém, está com a coleta de dados, já que quanto mais leads foram gerados, mais trabalho para mapear. Com a ajuda de um CRM, no entanto, isso é simplificado.
Como usar o CRM na criação de um forecast de vendas?
O Customer Relationship Management (CRM) é um software criado para facilitar o gerenciamento do relacionamento entre uma empresa e a sua cartela de clientes.
No caso do forecast de vendas, se você deseja simplificar todo o processo, basta contar com um bom CRM para fazer o levantamento de todos os dados necessários.
Lembre-se de que, por mais que tenhamos apresentado apenas o ticket médio, a taxa de conversão e o valor médio de vendas, podem ser utilizadas outras métricas para o cálculo, tudo depende da estratégia do seu negócio e daquilo que faz sentido para o cenário atual.
Um ponto de atenção é com as sazonalidades, de que maneira elas podem afetar a empresa e o que fazer para solucionar isso ou minimizar os impactos.
Com o CRM, você tem uma ferramenta que vai auxiliar a diminuir o tempo de análise e revisão das previsões.
Se hoje você faz a previsão trimestral e vai se preocupar com isso somente no próximo trimestre, é hora de reduzir esse tempo, independente de qual tamanho tenha o seu ciclo de venda.
A ferramenta possibilita fazer análises de maneira mais prática, semanalmente, e antecipar o efeito das sazonalidades, trazendo ainda mais precisão para a projeção, que pode ser alterada frequentemente.
Desse modo, ao final do trimestre o número real do seu faturamento estará bastante próximo da projeção.
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