Chegou o dia da reunião da equipe. Você é o gestor da área e precisa dar um feedback geral de como foi o desempenho da equipe, como estão as vendas, conversões, principais métricas da área.
Mas, onde estão os dados que precisam ser analisados para obter essas informações? Em 65348 planilhas do Excel, que você mal sabe onde estão, qual foi a última a ser atualizada, se todas as informações estão mesmo ali ou se acompanham o modelo padrão que você havia solicitado.
Uma loucura não é mesmo? De fato, é bem complicado analisar dados quando não estão centralizados em um único lugar. E é aqui que um CRM entra para te salvar dessa preocupação.
A centralização de dados gera muitos benefícios à equipe comercial e não apenas ao gestor responsável por acompanhar os KPIs da área.
De modo geral, o vendedor consegue trabalhar de uma forma mais fluida e ágil, enquanto o gestor tem total controle do que está acontecendo, em tempo real. Abaixo segue uma lista de benefícios da centralização de dados:
1. Controle da operação em tempo real
Uma das principais dificuldades ao usar planilhas do Excel, é não ter as informações em tempo real do que sua equipe está fazendo.
Como saber se estão precisando daquela ajuda para finalizar uma negociação específica? Se a sua equipe for pequena, com 1 ou 2 vendedores, já será difícil, imagina se de repente sua equipe quadriplica e você ainda está no Excel? Melhor nem imaginar o desafio gigantesco que seria.
Ao centralizar os dados em um CRM, você tem controle das atividades e históricos que seus vendedores estão imputando na plataforma, além de acompanhar as tarefas futuras que eles têm pendentes.
Com esses dados em mãos, fica muito mais fácil de agir proativamente a fim de colaborar e tornar mais tranquilo o dia a dia deles.
2. Análise do Forecast: controle da previsibilidade do processo comercial
O Forecast revela pontos importantes para o bom funcionamento do processo comercial e, apesar de ser um indicador de previsão, gera muitos insights interessantes aos gestores.
Analisando as oportunidades que foram fechadas versus a previsão estabelecida anteriormente, é possível identificar erros no processo e também necessidades de contratação, por exemplo.
É necessário que o gestor tenha total controle de:
- quantos leads precisam ser gerados para que a sua equipe consiga bater a meta?
- quanto tempo a equipe gasta em cada etapa do funil?
- como isso reflete nas conversões?
- existe alguma etapa que torna o processo mais difícil para a equipe?
Analisar o histórico é muito importante, considerando o contexto atual para ter uma previsibilidade mais confiável.
Aqui o alinhamento de expectativa é realmente primordial para todos, sem contar que conhecer como o seu time de vendas costuma trabalhar e agir perante à cada resultado, garante uma previsão de sucesso assertiva mesmo diante das possíveis variações do processo.
3. Organização e integração com outros departamentos
Por mais organizada e bem formatada que seja a sua planilha, a partir do momento que muitas pessoas estão acessando o documento, o risco de que o formato seja editado ou alguma informação seja inserida fora do padrão é enorme.
Uma vez que os dados estão dentro de uma plataforma que já tem um formato padrão de input de dados, edição, inserção de históricos, eliminamos essa possibilidade.
Nesse ponto facilitamos não apenas a busca por informações, como também eliminamos o risco de perda de dados.
Outro benefício, não menos importante, é a unificação da comunicação. Possibilitando que os vendedores possam obter informações entre si ou até mesmo com o seu gestor diretamente.
Expandindo um pouquinho mais esse relacionamento, podemos impactar na comunicação com outros setores da empresa tornando o processo muito mais claro para todos.
Centralização dos dados é essencial para a organização
São inúmeros os benefícios e vantagens da centralização de dados: organização, integração entre departamentos, maior conhecimento dos clientes, possibilidade de análise de dados mais assertivos, segurança para decisões estratégicas, análise de performance da equipe entre tantos outros.
Todo gestor precisa ter um controle seguro de tudo que está acontecendo na operação e, se posso dar um conselho, é: comece pela centralização de dados.
Quanto antes esse ponto for realizado, menos dor de cabeça você terá no futuro.
Se a sua informação está espalhada por diversas planilhas e/ou sistema, é possível que algum dado importante seja perdido no caminho e afete diretamente em suas decisões. Seja por não ter a informação necessária ou por ter uma informação desatualizada.
Garantindo que os dados estejam em um único lugar, é o primeiro passo para o sucesso da sua área, sua gestão e consequentemente sucesso de toda empresa.
