O que um CRM para indústrias e distribuidoras precisa para atender bem às suas exigências?
Os sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (Customer Relationship Management, ou seja, CRM) tornam a experiência do setor de vendas mais otimizada e responsiva.
Porém, cada segmento do mercado tem necessidades próprias e escolher o sistema ideal envolve pesquisar a melhor solução para dores específicas do seu negócio.
Em relação ao mercado internacional, as empresas brasileiras adotam, aos poucos, as inovações da Indústria 4.0. Para que as indústrias e distribuidoras nacionais possam fugir da estagnação, implantar novos recursos do setor de tecnologia é uma saída que oferece resultados sem precisar investir tantos recursos.
Apresentamos neste texto sete pré-requisitos que precisam estar em um CRM para indústrias e distribuidoras.
Por que utilizar um CRM para indústria?
1. Automação de Propostas
Primeiramente, sabemos que existe muita burocracia envolvida no processo de negociação da venda de um produto ou serviço.
Da mesma forma, apresentar uma documentação detalhada e com aparência profissional é essencial para a fidelização do cliente.
Pensando nisso, o primeiro diferencial que citamos aqui é a presença de uma função voltada para a automação de propostas, orçamentos e pedidos de venda.
Por que essa função é essencial em CRMs para indústrias e distribuidoras?
Se você busca atrair cada vez mais Leads (potenciais clientes), o ideal é ter um processo de vendas rápido, eficiente e, mais importante, sem margem para erros.
Para quem conhece a prática sabe que fazer propostas e orçamentos de forma manual pode apresentar diversos erros. Desde erros de gramática a erros procedimentais, como número de CNPJ da empresa ou escopo do projeto, tudo pode aparecer quando consideramos o fator humano na equação.
Normalmente isso poderia ser resolvido com a revisão de todos os textos por um profissional específico ou pelo próprio gestor. Contudo, isso exige tempo que nem sempre é possível arranjar ou ocasiona em perda de prazos.
De toda forma, a relação com o cliente é afetada e a imagem da sua empresa fica marcada.
Assim, tornar esse processo da forma mais mecânica possível, por meio de uma automação, pode ajudar muito na criação de novos Leads.
Mas como funciona?
Para a elaboração de cada arquivo vão existir padrões, seja a apresentação visual, disposição dos elementos ou a introdução da empresa. Isso vai estar presente no modelo de cada documento que você precisa produzir.
Para preencher aquilo que é mais específico, como dados do cliente ou identificação dos produtos, existem os campos dinâmicos. Eles são espaços que vão ser preenchidos na versão final, em formato PDF.
As informações que vão substituir esses campos serão ser fornecidas pelo vendedor quando ele indicar esses dados nos formulários da automação.
A vantagem de ter isso no CRM para indústrias e distribuidoras é que não é necessário o retrabalho de digitar os mesmos detalhes a cada proposta ou orçamento gerado para o mesmo cliente. Isso será puxado diretamente da base de dados cadastrados e preenchido de maneira automática.
Além disso, é possível adicionar também informações complementares mais específicas, como o escopo do projeto, para garantir que a automação não engesse o processo de elaborar propostas.
Da mesma forma, é crucial que a automação não apague a identidade da empresa, tornando-a genérica.
2. Cálculo de Impostos Automático
Uma das maiores dificuldades das empresas no Brasil é a questão do cálculo de impostos em qualquer transação comercial.
Fazer negociações entre estados, então, pode tornar tudo mais difícil. As mudanças nas legislações entre cada região e a complexidade do sistema tributário nacional são barreiras que dificultam o crescimento de muitas empresas.
Se considerarmos um setor tão dependente de transporte quanto as distribuidoras, então, ter um bom entendimento da tributação é questão principal para o crescimento. Indústrias também não podem se limitar ao fornecimento local, se não correm altos riscos de estagnação.
Quando pensamos em SaaS (Software as a Service), pensamos em sistemas que possam facilitar a vida das empresas por meio de soluções práticas e eficientes.
Portanto, uma das exigências de um CRM para indústrias e distribuidoras é o cálculo de impostos incluído, se possível, no próprio sistema de automação de propostas.
Dessa forma, durante a própria elaboração do orçamento já se torna possível calcular o valor total da venda. Sem surpresas para o cliente e com uma boa imagem para o seu negócio.
Empresas multinacionais de tecnologia não estão tão focadas em resolver esse tipo de problema das empresas nacionais brasileiras, pois são capazes de suprir necessidades mais gerais. Algumas dessas corporações carecem, inclusive, de algum tipo de suporte em português.
Considerando um país com o 9º maior mercado de tecnologia do mundo, essa brecha não pode ser justificada por falta de procura. O que não passa despercebido pelas empresas de SaaS (software as a service) nacionais.
A ferramenta deve incluir em seu serviço de automação de propostas a possibilidade de incluir cálculos de imposto diretamente na formulação da mesma. Assim seus vendedores são capazes de fazer um orçamento rápido e certeiro para os Leads e atuais clientes.
3. Automação de Documentos
As propostas também não são o único tipo de documento necessário no cotidiano de vendas.
Distribuidoras, por exemplo, precisam de contratos para a garantia de respaldo jurídico no oferecimento de seus serviços.
Além dos contratos, também são cruciais termos de confidencialidade e ordens de serviço.
Diferente das propostas, esse tipo de arquivo vai seguir uma rigidez formal maior, pois exige adequação à lei ou aos processos internos da empresa.
Elaborar esse documento do zero pode ser uma tarefa muito custosa para seus vendedores.
Mesmo com a possibilidade de disponibilizar modelos pré-prontos, existem espaços a preencher que precisariam passar por verificações antes da emissão.
Portanto, uma das exigências para um CRM de indústrias e distribuidoras é, junto com a automação de propostas, uma automação de documentos.
Dessa forma, todos os detalhes do cliente e dos serviços/produtos contratados são inseridos de forma automática, desde que estejam cadastrados no sistema.
A ideia central, então, é garantir o mínimo possível de atrito dos vendedores com a burocracia necessária. Assim é mantido um bom registro das negociações e o respaldo para a segurança jurídica da empresa é garantido.
4. Relatórios Customizáveis
Da mesma maneira, é necessário ter uma boa relação com seus clientes, é importante entender o que está sendo feito pela sua equipe de vendas e quais são os resultados deles.
Sem isso, toda a operação de vendas se torna uma caminhada no escuro, algo que não poderia ocorrer com nenhum segmento, mas que, aqui, se torna altamente arriscado.
Avaliar novas estratégias também se torna uma tarefa impossível. Sem relatórios de resultados adequados para o setor de vendas, as previsões não são tão certeiras e fica a impressão de que algo está faltando.
Devido a isso, outro pré-requisito é a possibilidade de gerar relatórios customizáveis, de acordo com métricas específicas do segmento, de equipe e de propostas.
ERPs também podem exibir relatórios, mas as opções de CRM para indústrias e distribuidoras disponibilizam uma análise mais detalhada que não se encontra naqueles sistemas.
Dependendo do tipo de representação visual que se busca, ter uma diversidade de estilos pode ser útil para criar um panorama abrangente dos resultados das suas vendas.
Entre as métricas possíveis para seus relatórios de vendas no CRM estão: ticket médio, ciclo de venda, taxas de conversão. Também é possível filtrar dados específicos de cada membro de sua equipe de vendas como, por exemplo, número de vendas por vendedor, telefonemas, reuniões de follow-up e receita individual.
5. Retenção do Usuário
Da mesma forma, não basta que os relatórios do seu CRM sejam capazes de fazer todo tipo de análise se não houver dados para que isso seja possível.
Seus vendedores precisam se preocupar principalmente em fazer aquilo que é a principal função deles, trazer novos Leads e otimizar as vendas.
Durante todas as movimentações do cotidiano e das negociações, no entanto, pode ser que o registro fique em segundo lugar.
A culpa não necessariamente é deles, visto que a parte mais prática é importante para tornar o cliente mais próximo à sua empresa. Então como faço para garantir a boa performance deles e o uso correto do sistema?
Uma boa interface para o usuário é o primeiro passo. Se eles não usam o software contratado, é provável que a culpa seja da interface e não de quem a usa.
Outro fator importante é a concentração das funções em único lugar.
Se você tem um escritório onde seus funcionários trabalham localmente, imagina-se que todos as ferramentas que eles necessitam devem estar no mesmo cômodo. Colocar as mesas numa sala, os grampeadores no cômodo ao lado e a impressora no andar de cima criaria um ambiente pouco produtivo.
Portanto, a forma mais inteligente de garantir a permanência do usuário em um único lugar é disponibilizar tudo de maneira centralizada e acessível.
Então, um dos pré-requisitos de um CRM para indústrias e distribuidoras é garantir a permanência do usuário dentro do sistema.
O CRM deve buscas trazer integração com e-mail e chamadas. Dessa forma, mesmo essas atividades (normalmente realizadas de maneira autônoma pelos vendedores) serão feitas dentro do sistema.
Isso facilita não apenas a vida do profissional de vendas, como também unifica todo o registro num sistema de fácil acesso ao gestor.
6. Integração com ERP
Anterior aos CRMs, os ERPs são sistemas que auxiliaram na melhoria da performance dos processos administrativos das empresas.
Nascidos dos antigos MRPs, os ERPs (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Corporativos) integram todos os sistemas de gestão. Isso reduziu o retrabalho na hora de cadastrar clientes e agilizou a comunicação entre os setores.
Pelo caráter essencial que esse sistema mostrou ter, o sexto pré-requisito de um CRM para indústrias e distribuidoras é a capacidade de se integrar aos ERPs.
Enquanto um é capaz de integrar toda a atividade administrativa, o outro fornece funções complementares ao time de vendas, o motor de propulsão de um negócio.
É possível tralhar com o módulo de vendas já existentes nos sistemas de gestão de recursos. Contudo, deixar seus vendedores sem as ferramentas que já são utilizadas no mercado pode ser um risco para o crescimento da empresa.
A partir de funcionalidades como funil de vendas, automações, gerenciamento da caixa de e-mail, é possível atingir resultados mais satisfatórios e ampliar sua base de Leads.
7. Facilidade na Implantação
Outro fator importante é o tempo de implantação.
Considerando um segmento que exige rapidez e performance, o CRM para indústrias e distribuidoras tem que requerer uma curva de aprendizado coerente.
Trazer um sistema cheio de recursos pode ser intimidador para seus vendedores, além de demandar uma quantidade generosa de tempo para o total aprendizado.
Nas gigantes do mercado isso é possível de alguma forma, pois há recursos que cobrem as despesas com treinamento. Quando o orçamento é mais limitado, no entanto, o ideal é ter uma equipe capacitada o quanto antes.
Cada hora gasta aprendendo a como trabalhar com o sistema é preciosa e pode resultar na perda de oportunidades importantes.
Assim, escolher CRMs com um pacote de funcionalidades mais focado nas necessidades do seu negócio pode ser melhor que comprar um grande conjunto de ferramentas que nunca vão ser utilizadas.
Dessa forma, o tempo de implantação é reduzido e seus vendedores poderiam focar naquilo que eles realmente deveriam estar fazendo: fechar vendas e atrair novas oportunidades.
CRM para Indústrias e Distribuidoras precisa ser sinônimo de eficiência
Se pudéssemos resumir esses sete pré-requisitos em uma única exigência, seria: garantir a eficiência real da equipe de vendas pela aderência total ao sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente.
A disponibilidade de uma ótima ferramenta para os vendedores e um ótimo registro para os gestores é o segredo por trás de um eficiente CRM para indústrias e distribuidoras.
Esperamos que as informações dispostas aqui tenham ajudado a esclarecer melhor quais as necessidades desses segmentos e o que é possível encontrar no mercado para solucionar essas deficiências.
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