Vender é uma das principais funções dentro das empresas, pois é dessa atividade que provém os lucros da organização que, entre outros aspectos, garante a sua sobrevivência no mercado.
É por isso que o processo deve ser feito com planejamento estratégico e os relatórios de vendas têm um papel importante nesse quesito.
A atividade de vendas está em constante evolução e os clientes acompanham essa curva, sempre exigindo novas maneiras de abordagem e formas de relacionamento para optarem por comprar de uma empresa e não de sua concorrente.
Portanto, para mensurar essas exigências dos clientes e também outros fatores, é muito importante para o profissional de vendas acompanhar resultados mensuráveis e quantificados. Por isso, a relevância da elaboração e acompanhamento de relatórios completos.
Mas qual é, efetivamente, o papel do relatório de vendas nas empresas, como criar esse documento e quais são os dados que devem ser analisados? Tudo isso será respondido nos tópicos a seguir. Então não deixe de acompanhar!
Qual é o papel do relatório de vendas?
Os relatórios de vendas têm um importante papel nas empresas, pois podem ser úteis não apenas para o setor comercial, mas também para outras áreas da organização.
Isso se justifica pelo fato de que o documento pode incluir informações úteis para o departamento de marketing, por exemplo. Assim ele poderá produzir peças publicitárias e anúncios que vão ao encontro daquilo que é desejado pelos clientes, pois haverá mais conhecimento sobre as necessidades e anseios dessas pessoas.
Outra área da empresa que pode ser beneficiada com o relatório é o setor de cobranças, que poderá ter uma listagem completa das vendas realizadas em determinado período.
Dessa forma, é possível agilizar a abordagem para que os clientes paguem por aquilo que foi comprado ou contratado, evitando as inadimplências. Logo, o relatório de vendas também contribui para a boa saúde financeira da organização.
Vale destacar que o relatório de vendas também contribui para tomadas de decisões estratégicas. Isso porque, de acordo com as métricas obtidas em um determinado período, por exemplo, o gestor poderá verificar o que deu certo e o que deu errado, reestruturando o planejamento estratégico nos pontos destacados.
Como criar um relatório de vendas eficiente?
Para criar um relatório de vendas é preciso seguir um passo a passo básico, de modo que não se deixe passar nenhuma informação relevante que precise estar presente no documento. Veja a seguir algumas dicas de como fazer um relatório eficiente.
Registre apenas as informações relevantes
Não perca tempo preenchendo muitas informações desnecessárias em seu relatório. Analise o que realmente é preciso e evite perder muito tempo com registros irrelevantes.
Padronize os seus relatórios
Recomenda-se que os relatórios tenham um layout padrão, que deve ser seguido por todos os vendedores da empresa. Assim, fica mais fácil de localizar informações e coletar dados de forma ágil para definir métricas.
No Ploomes é possível mensurar os resultados na aba de Relatórios, de forma padronizada.
Inclua metas
Para uma questão comparativa, é importante que sejam incluídas metas nos relatórios. A ideia é que o vendedor possa entender qual é o valor estimado de vendas que se espera que ele faça e, caso não seja possível bater as metas, deve-se buscar meios para tornar isso viável.
Defina prazos
Os vendedores precisam criar a cultura de descrever as suas tarefas. Por isso, a inclusão de prazos para a entrega do material é necessária. Assim, todos terão uma data para produzir os relatórios, não postergando as entregas para datas que vão além do exigido pela organização.
Quais dados e métricas devem constar em um relatório de vendas?
Os dados e métricas que devem fazer parte de um relatório de vendas varia de acordo com cada empresa, uma vez que cada negócio tem as suas necessidades específicas para serem cumpridas.
Entre as principais métricas, que geralmente estão presentes em relatórios de vendas de áreas diversas, estão as descritas a seguir.
Taxas de conversão
As taxas de conversão têm o objetivo de fazer com que a empresa entenda qual é o retorno dos investimentos realizados, o que não inclui apenas dinheiro, mas também tempo e força de trabalho.
Desde quando uma pessoa toma conhecimento dos produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, ela entra em um processo chamado de funil de vendas, que segue uma série de etapas até que a compra seja efetivada.
As taxas de conversão, portanto, demonstram quantas das pessoas que ingressaram no funil chegaram até o final e se tornaram clientes da organização.
Ticket médio
O ticket médio indica se a empresa está tendo lucros ou prejuízos, pois demonstram o valor médio de compras que cada cliente faz em uma empresa.
Para fazer esse cálculo é preciso fazer uma divisão entre o faturamento bruto da organização e o volume de vendas ou então entre o total em dinheiro e o número de clientes atendidos no período.
Quantidade de negócios fechados
Também é importante que os relatórios contenham a quantidade de vendas realizadas por dia. No caso de não serem cumpridas as metas, deve-se avaliar quais fatores estão fazendo com que isso aconteça.
Interações realizadas
Os vendedores precisam colocar em seu relatório diário a quantidade de visitas a clientes, ligações telefônicas feitas ou e-mails enviados.
Assim, é possível identificar quais das abordagens são mais eficientes e também perceber se é necessário diminuir ou intensificar as interações agendadas.
Outro ponto interessante é fazer a identificação de qual desses canais é mais eficiente e traz mais vendas para a empresa.
Qual é o papel do sistema de automação da força de vendas nesse processo?
Para otimizar o seu trabalho no que se refere às vendas, recomenda-se que você tenha um sistema de automação comercial.
Trata-se de uma ferramenta inovadora, que substitui as planilhas no Excel, sistemas ERPs e outros similares, em uma única plataforma.
Com esse tipo de ferramenta é possível fazer relatórios de vendas completos, integrando-os a outros documentos, como o funil e as propostas automatizadas. Tudo isso em uma interface intuitiva e fácil de ser utilizada.
O Ploomes é um sistema que integra todas essas funcionalidades e pode contribuir significativamente para a produção de relatórios de vendas na sua empresa. Tudo isso garantirá mais lucratividade e organização para o seu negócio.
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