Em um mundo cada vez mais digital, fazer a gestão de processos empresariais automaticamente e por meio de um ERP não é mais diferencial, é necessidade. Mas afinal, o que é ERP e quais vantagens em implantar a ferramenta na sua empresa?
De acordo com pesquisa realizada pela Ploomes em parceria com a Opinion Box com mais de 600 profissionais de empresas B2B de todo o Brasil, as empresas digitalizadas têm mais resultados. Entenda o que isso significa e por que é importante ter um ERP para organizar os processos da sua empresa.
O que é ERP?
Resumidamente, a sigla ERP significa Enterprise Resource Planning ou, em português, Sistema Integrado de Gestão Empresarial e é um software de gerenciamento de processos.
Por meio dele, é possível gerenciar e controlar todas as informações de uma empresa, digitalmente, integrando dados, recursos e processos de diversas áreas.
Em um só lugar, os gestores podem acessar informações de departamentos como financeiro, pessoal, contabilidade, fiscal, estoque, compras, produção e logística, entre outros.
É como se o ERP fosse um banco de dados centralizado para vários processos de negócios e que visa reduzir erros, minimizar retrabalho e simplificar fluxos de negócios.
Os sistemas existentes no mercado são formados por interfaces em que todo o time pode ver, analisar e medir a produtividade e a lucratividade da empresa.
Como o ERP funciona dentro das empresas?
Geralmente, as empresas iniciam o uso do ERP com a integração de processos operacionais. Depois, integram os gerenciais e, posteriormente, os processos estratégicos.
1 . Processos operacionais
Os processos operacionais podem ser visualizados no ERP através de orçamento, fluxo de trabalho (workflow), rotinas de estoque (WMS), planejamento e controle de produção (PCP), financeiro, cadeia de suprimentos (supply chain), contábil, fiscal, RH, entre outros.
2. Processos gerenciais
Já os processos gerenciais são controlados no ERP por meio da medição de performances por meio da análise contínua de indicadores, métricas, metas e objetivos (reporting), além de relatórios gerenciais e painéis de controle (dashboards) com números, tabelas, gráficos, entre outras informações.
Também é possível fazer a integração do ERP com processamento analítico online (cubos OLAP).
3. Processos estratégicos
É comum que empresas usem ERP para acompanhar processos estratégicos e métodos de gerenciamento.
A ferramenta Balanced Scorecard (BSC), por exemplo, ajuda a acompanhar o avanço mercadológico e tecnológico, assim como o Gerenciamento Por Diretrizes (GPD) auxilia a garantir maior qualidade na execução das atividades. Ele ainda conta com ferramentas de análise como OKR e MOB.
Quais são as vantagens de ter um ERP na empresa?
Além de agilizar, automatizar e aperfeiçoar o gerenciamento de uma empresa, o ERP auxilia na integração entre softwares, na implantação de mobilidade e conectividade e na inteligência do negócio.
Integração com outros softwares
Uma das principais vantagens do ERP é a possibilidade de integração com outros sistemas e softwares. Isso quer dizer que ele conecta setores, segmentos e informações de diversas fontes de uma empresa.
O ERP faz a integração de softwares de comércio eletrônico com aplicativos de smartphones, por exemplo, tornando o processo de compra e venda de estoque mais rápido e conforme a demanda.
E a integração entre ERP e softwares não para por aí. Veja alguns exemplos de sistemas que podem ser integrados:
- Customer Relationship Management (CRM): solução de gerenciamento do relacionamento com os clientes. Aliado ao ERP, pode melhorar os resultados das ações de pré-venda, venda e pós-venda.
- Recursos Humanos (RH): um software de desenvolvimento, controle e gerenciamento dos recursos humanos da empresa unificado ao ERP facilita a relação entre gestores e times e elimina burocracias.
- Ponto de Venda (PDV): o PDV tem recursos para o controle das informações sobre a rotina da empresa e pode funcionar integrado ao ERP, conectando informações de venda com dados da gestão interna.
Business Intelligence
Outra vantagem em implantar um ERP é a adaptação ao Business Intelligence (BI) ou inteligência de negócios.
Atualmente, é por meio de Business Intelligence que gestores têm a habilidade de cruzar dados, validar tendências, antecipar demandas e propor soluções para problemas.
Tudo isso pode ser feito a partir da organização das informações em gráficos, tabelas e dashboards inteligentes.
Mobilidade e conectividade
Sistemas de ERP ainda permitem grande mobilidade e conectividade entre gestores, funcionários e toda a empresa, agilizando negócios e melhorando resultados.
Essa é uma das principais vantagens da ferramenta, que se torna a cada dia uma plataforma mais inteligente, conectada 24 horas por dia e com poucos recursos necessários (um celular com boa internet, por exemplo).
ERPs para diferentes setores
O ERP pode ser usado em diferentes setores, integrando dados para gerenciar recursos e processos. O uso dessa ferramenta visa simplificar processos, fazer a gestão de recursos, reduzir erros e retrabalho.
Cada setor exigirá configurações específicas do ERP, para desenvolver soluções que sejam personalizadas e atendam ao seu modelo de negócio, garantindo maior eficiência em processos administrativos, transparência nas ações e fornecendo dados relevantes para a tomada de decisões.
No setor industrial, o ERP é utilizado para integrar processos de produção, controlar a cadeia de suprimentos e o estoque. Quando aplicado no setor de varejo, auxilia em tempo real na gestão de estoque, nas vendas e no atendimento ao cliente. Já para empresas de serviços, contribui para centralizar todos os dados sobre clientes, projetos, faturamentos e contratos.
Independente do setor, o ERP possibilita centralizar as informações importantes, tanto de processos, como sobre clientes e dados financeiros, por meio de módulos específicos que atendam ao segmento. Resultando em melhorias operacionais e vantagens competitivas.
Principais módulos do ERP
Como falado anteriormente, são os módulos do ERP que agem nas áreas distintas de cada setor e contribuem para melhorar a gestão. Confira a seguir os principais módulos:
- Financeiro: responsável pelo controle do caixa, gestão de orçamentos e as entradas e saídas.
- CRM: este módulo gere o relacionamento com o cliente, acompanhando todo o ciclo de vendas.
- Estoque: controla o inventário da empresa, buscando otimizar o uso de recursos.
- Manufatura: gerencia o planejamento, a produção e o controle de qualidade dos produtos.
- Recursos Humanos: responsável pelo controle sobre dados dos colaboradores, recrutamentos, capacitações, controle de ponto e folha de pagamento.
- Supply chain: controla a cadeia de suprimentos, como transporte, armazenamento e distribuição.
Cada empresa pode escolher os módulos que melhor atendem às suas necessidades. Estas integrações são o que tornam o ERP uma ferramenta poderosa, que contribui com o crescimento do negócio.
Como o ERP contribui para a segurança de dados?
O ERP contribui para a segurança dos dados, por concentrar todas as informações em um único lugar, reduzindo a sua dispersão. E por contarem com recursos para a proteção de dados, como autenticação e criptografia, eles garantem que somente usuários autorizados tenham acesso às informações.
Estes sistemas passam por atualizações frequentes que garantem que estejam em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Além de sistemas de segurança, como firewalls, que ajudam a manter os dados protegidos.
ERP Local vs. ERP na Nuvem
Um ERP local ou na nuvem pode apresentar as mesmas funcionalidades e tem seus méritos, mas se diferenciam principalmente quanto à hospedagem do sistema.
O ERP local costuma ser instalado nos servidores da companhia, sendo uma opção para empresas que desejam gerenciar internamente todos os seus dados. Este tipo de sistema não necessita de conexão com internet para seu funcionamento.
Já os ERPs na nuvem precisam de conexão à internet para hospedar e acessar as informações. Os pontos positivos deste sistema estão no fato de terem um menor custo com infraestrutura física e manutenção. Além de possibilitarem o acesso de qualquer lugar com internet.
A escolha do sistema depende do valor disponível para investimento, das necessidades específicas e da estratégia utilizada pela empresa.
Como encontrar o melhor ERP? Confira essas 10 dicas
Se a sua empresa ainda não trabalha com sistema ERP, a implantação de um novo sistema será mais fácil e agilizará muito os processos internos.
Já se possui, a troca pode ser um pouco desgastante, mas não impossível. Se o seu sistema atual não atende suas necessidades, vale o transtorno de buscar novas soluções. É necessário entender que as mudanças podem ser desconfortáveis, mas a longo prazo, os resultados compensam.
Para o sucesso da implantação de um ERP, é preciso considerar o projeto como um todo e seguir algumas dicas que podem ajudar.
- Primeiro, é necessário definir bem o projeto e depois delinear as responsabilidades de contratante e contratado.
- Posteriormente, definir quem são as pessoas responsáveis pelo processo de implantação e estipular um cronograma de etapas. Tendo, assim, um planejamento de início, meio e fim.
- Para ter certeza de que está contratando uma ferramenta de qualidade, é importante verificar o que o mercado oferece, conversar com especialistas e fazer testes.
- Vale elencar quais são os pontos necessários em um sistema de gestão. Para isso, você pode baixar um template gratuito que vai auxiliar na contratação do ERP.
- Esse template ou Request for Proposal (RFP) é facilmente preenchido e mostra quais os recursos necessários para uma empresa e quais são precisos na implantação do ERP.
- Ao baixar a planilha, você encontra todos os recursos e opções para excluir ou adicionar itens de acordo com a necessidade da sua empresa. Além de receber o apoio de um consultor da empresa Sankhya para preencher a sua planilha RFP.
- Após preencher, avaliar o RFP e considerar todos os processos manuais de cada setor, é preciso entender quais setores já estão automatizados e quais ainda serão otimizados pela nova solução.
- Com os processos que devem ser aperfeiçoados em mãos, é necessário avaliar as opções de ERP disponíveis no mercado e quais melhor atendem às necessidades do negócio.
- Também é preciso considerar um investimento em infraestrutura tecnológica. Afinal, não adianta contratar um ERP excelente se os equipamentos estiverem ultrapassados.
- É importante solicitar orçamentos e até mesmo conversar com o time de especialistas para verificar se a opção atende aos requisitos da empresa.
ERP Sankhya
O ERP Sankhya é um dos mais completos do mercado e é considerado o único ERP do Brasil 100% web (ERP na nuvem).
Flexível e customizável, o ERP Sankhya conta com BI e dashboards nativos, Inteligência Artificial e um ambiente totalmente colaborativo.
Com a utilização do ERP Sankhya, é possível:
- Reduzir custos operacionais;
- Aumentar vendas;
- Aumentar competitividade;
- Analisar rentabilidade;
- Realizar gestão financeira;
- Automatizar processos;
- Agilizar tomada de decisões, entre outros.
Especializada na gestão de negócios, a Sankhya atende mais de 14 mil empresas de segmentos como varejo, indústria, serviços, atacado e distribuidor e agronegócio. Conheça o ERP na Prática.
Quais soluções podem ser integradas ao ERP?
Quando se integram soluções complementares ao ERP é possível potencializar o sistema para que atenda melhor às necessidades da empresa e se obtenha um processo mais eficiente. A seguir apresentaremos as principais integrações.
BI (Business Intelligence)
A integração com sistemas BI (Business Intelligence) permite a coleta e análise dos dados operacionais, transformando-os em relatórios que auxiliam o processo de tomada de decisão.
Esta ferramenta ajuda a identificar tendências, analisar o desempenho financeiro, monitorar os KPIs ou perceber falhas no processo. Tudo de uma maneira visual e intuitiva, baseado em dados robustos.
RH (Recursos Humanos)
Quando integrado com um sistema de RH, o ERP passa a ser otimizado para a gestão de pessoas, permitindo o monitoramento do ciclo de vida do funcionário na sua empresa.
Além disso, aprimora as tarefas rotineiras, como gestão de folha de pagamento e cálculo de horas trabalhadas, através da automatização dessas tarefas.
Outro ponto positivo é que este sistema facilita a análise de produtividade e do engajamento, contribuindo para a retenção de talentos e da aplicação de políticas de benefícios.
CRM (Customer Relationship Management)
Sistemas de CRM integrados ao ERP potencializam a gestão de clientes. Esta conexão faz com que você tenha as informações sobre todo o ciclo de vida dos clientes, alinhados aos dados logísticos e financeiros.
Isso resulta em uma experiência do cliente mais proveitosa, com maior precisão e eficiência das ações, estando alinhadas ao planejamento estratégico.
Integre seu ERP ao Ploomes
O Ploomes é um CRM voltado à gestão comercial, sendo uma ferramenta poderosa para empresas que buscam maior eficiência.
Esta integração possibilita automatizar os processos de vendas, como acompanhamento do funil de vendas, dos pedidos, leads e geração de propostas. Além de promover a comunicação entre as operações e a equipe de vendas.
Conheça o CRM do Ploomes e garanta maior agilidade para o atendimento aos clientes e no fechamento de negócios.
Conclusão
Como vimos, o ERP é um importante sistema para a gestão de empresas. Ele potencializa os processos, integra setores e fornece dados valiosos para tomada de decisão e evolução das estratégias.
Quando integrado a outros sistemas, como CRM, BI ou RH, é possível otimizar ainda mais suas ações, melhorando o rendimento interno e a experiência do cliente.
Agora que a definição e os benefícios de um ERP ficaram claros, é hora de conhecer as opções de sistema que se mostraram mais completas e que se adaptam melhor ao seu negócio.
