Sistemas de Gestão: o que são, tipos e como escolher o melhor sistema para sua empresa

Descubra os diferentes tipos de sistemas de gestão, seus benefícios e como escolher o ideal para a sua empresa.
Rackel
03/04/2024 | 10 min

Gerenciar uma empresa envolve encarar uma série de desafios, desde manter a organização até impulsionar a produtividade do seu time.

Talvez você já tenha notado que a falta de uma visão clara e centralizada de todas as operações da empresa pode levar a um verdadeiro caos organizacional, no qual tarefas se acumulam, a produtividade sofre e, no fim, você acaba se apoiando em planilhas que não conversam entre si. 

Essa realidade soa familiar? Então, é hora de respirar fundo e considerar uma mudança significativa: a adoção de um sistema de gestão adequado ao seu negócio. Neste artigo, vamos analisar o mundo dos sistemas de gestão, descobrindo o que são, explorando seus principais tipos e funcionalidades e muito mais.

Falaremos sobre software de gestão empresarial, como escolher o melhor sistema, como realizar a implementação, as vantagens desses sistema e os diferentes tipos disponíveis no mercado. Tudo isso com o objetivo de fornecer a você as informações necessárias para tomar a melhor decisão, visando o crescimento sustentável e a melhoria contínua da eficiência operacional da sua empresa. Vamos nessa?

O que é um sistema de gestão?

Imagine sua empresa em um cenário ideal, onde cada setor da sua organização — vendas, finanças, recursos humanos e operações — opera em sincronia, impulsionando a empresa em direção aos seus objetivos. Aqui entra em cena o sistema de gestão.

Simplificando, os sistemas de gestão são softwares inteligentes criados especificamente para orquestrar e aprimorar todos os aspectos da sua empresa. Com a implementação deles, dados de diferentes áreas fluem para um único ponto de controle. 

Isso significa decisões mais rápidas e embasadas, menos redundâncias e, o mais importante, processos otimizados que libertam você e sua equipe para se concentrarem no que realmente importa: o crescimento e a inovação do negócio.

Além de promover uma visão integrada da operação, os sistemas de gestão são flexíveis e podem ser personalizados para atender às necessidades específicas da sua empresa, independentemente do setor em que atua. 

Tipos de sistema de gestão e suas funcionalidades

Dentro do universo dos negócios, entender os diferentes sistemas de gestão e suas funcionalidades é essencial para escolher a ferramenta certa que alavancará o sucesso da sua empresa. 

Cada tipo de sistema de gestão tem o potencial de transformar áreas específicas da sua operação, garantindo mais eficiência e melhores resultados. Vamos explorar os mais comuns e como eles podem ser aplicados ao seu negócio.

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP é um sistema integrado de gestão empresarial que automatiza e simplifica processos internos. Isso inclui tudo, da produção e logística à contabilidade e gestão de recursos humanos.

A ideia é proporcionar uma visão completa e atualizada da operação, permitindo um controle financeiro mais apurado e uma gestão de estoques mais precisa. Ao centralizar os dados, o ERP elimina redundâncias e inconsistências, garantindo que todas as decisões sejam baseadas em informações confiáveis e atualizadas. 

2. CRM (Customer Relationship Management)

Enquanto o ERP se concentra nos processos internos, o CRM, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, olha para fora, focando em todas as interações com clientes e potenciais clientes.

Esse tipo de sistema é projetado para organizar, automatizar e sincronizar as atividades de vendas, marketing, atendimento ao cliente e suporte técnico. O objetivo aqui é aprimorar o relacionamento com o cliente, aumentando a satisfação e fidelização, ao mesmo tempo em que se potencializam as vendas. 

Com um CRM, é possível ter um histórico detalhado de cada cliente, personalizar o atendimento e identificar oportunidades de vendas de maneira mais eficaz. 

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3. BPM (Business Process Management)

O BPM foca na otimização contínua dos processos de negócios. Esta abordagem não se limita a um software específico, mas a uma estratégia de gestão que utiliza várias ferramentas para modelar, executar e monitorar todos os processos de uma empresa

O objetivo é tornar cada processo mais eficiente e adaptável a mudanças no ambiente de negócios. Ao implementar o BPM, empresas podem reduzir custos, melhorar a eficiência operacional e adaptar-se rapidamente a novas demandas do mercado ou regulamentações.

Leia também: CRM e ERP: o que são, benefícios, diferenças + guia completo para integração

Benefícios de utilizar um sistema de gestão

Adotar um sistema de gestão na sua empresa pode ser um divisor de águas para o modo como você gerencia operações diárias, toma decisões e planeja o futuro do seu negócio. 

Essas ferramentas não apenas simplificam e agilizam tarefas rotineiras, mas também fornecem uma série de benefícios estratégicos que podem transformar sua empresa em uma operação mais eficiente e lucrativa.

1. Centralização de dados

Ter todas as informações da sua empresa – vendas, finanças, recursos humanos, operações – acessíveis em um só lugar não só economiza tempo na busca por dados em diferentes sistemas ou planilhas, mas também garante que as decisões sejam tomadas com base nas informações mais atualizadas e completas disponíveis.

A centralização de dados proporcionada pelos sistemas de gestão elimina falhas de informações, facilita a análise de dados e melhora a colaboração entre departamentos.

2. Redução de custos

Um dos maiores benefícios de implementar um sistema de gestão é a sua capacidade de reduzir custos operacionais. 

Ao automatizar tarefas manuais, como entrada de dados, controle de estoque e processamento de pedidos, você não apenas libera sua equipe para se concentrar em tarefas de maior valor, mas também minimiza os erros humanos que podem levar a retrabalho e desperdício.

Além disso, a otimização de processos ajuda a identificar áreas onde recursos estão sendo subutilizados, permitindo realocá-los de maneira mais eficiente.

3. Melhor gestão de processos

Ter visibilidade e controle total sobre seus processos empresariais é fundamental para qualquer gestor que deseja melhorar a eficiência e a produtividade. Com um sistema de gestão, você pode monitorar o desempenho em tempo real, identificar gargalos operacionais e implementar melhorias contínuas. 

Essa visão panorâmica dos processos permite não apenas corrigir ineficiências, mas também adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado ou às demandas dos clientes.

4. Aumento da produtividade

Um dos benefícios mais tangíveis de um sistema de gestão é o aumento significativo na produtividade da equipe. Ao automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, como entrada de dados, geração de relatórios e monitoramento de estoque, a ferramenta libera seus funcionários para se concentrarem em atividades que realmente exigem atenção humana e criatividade.

Isso não apenas acelera processos internos, mas também melhora a satisfação no trabalho, pois os colaboradores podem dedicar mais tempo a tarefas estratégicas e menos a procedimentos monótonos.

5. Tomada de decisão baseada em dados

Em um mundo empresarial dinâmico, tomar decisões rápidas e fundamentadas pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso. Os sistemas de gestão oferecem acesso imediato a dados confiáveis e atualizados, permitindo que gestores façam escolhas informadas com rapidez. 

Seja avaliando o desempenho de vendas, monitorando fluxos de caixa ou analisando tendências de mercado, essas plataformas fornecem insights valiosos que suportam uma tomada de decisão estratégica.

Critérios para escolher o sistema de gestão ideal

Selecionar o sistema de gestão ideal para sua empresa requer uma análise minuciosa e um entendimento profundo das suas necessidades empresariais. Um sistema de gestão eficaz pode transformar operações complicadas em processos simplificados, economizando tempo e aumentando a produtividade.

Entenda as necessidades da sua empresa

O primeiro passo para escolher o sistema de gestão certo é ter uma compreensão clara das necessidades, dores e objetivos do seu negócio. Isso envolve uma análise profunda de como sua empresa opera, identificando áreas que requerem melhorias e funcionalidades específicas que possam atender a essas necessidades. 

Seja para gerenciar o fluxo de caixa, otimizar o gerenciamento de estoque ou aprimorar o relacionamento com o cliente, entender o que sua empresa realmente precisa é fundamental.

Priorize a facilidade de uso

A facilidade de uso é crucial para garantir a rápida adoção do sistema pela sua equipe. Um sistema intuitivo, com uma interface limpa e uma curva de aprendizado suave, pode fazer uma grande diferença na forma como sua equipe interage com o software. 

Isso não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também minimiza a resistência à mudança, que é comum com a introdução de novas tecnologias.

Escolha sistemas customizáveis

Nenhum negócio é igual a outro, e a capacidade de personalizar seu sistema de gestão para atender às especificidades da sua empresa é essencial. 

Sistemas customizáveis oferecem a flexibilidade para ajustar funcionalidades, fluxos de trabalho e relatórios para se alinhar com os processos únicos do seu negócio, garantindo que o software cresça e evolua com suas necessidades.

Observe a integração com outros sistemas

Um sistema de gestão que se integra perfeitamente com outros softwares usados pela sua empresa, como sistemas de contabilidade, plataformas de e-commerce ou ferramentas de e-mail marketing, pode otimizar fluxos de trabalho e melhorar a eficiência

A capacidade de compartilhar dados entre sistemas elimina redundâncias e garante a precisão das informações.

Avalie o custo-benefício

O custo é sempre uma consideração importante, mas focar apenas no preço pode ser um erro. 

Avalie o valor que o sistema agrega à sua empresa em termos de eficiência, produtividade e retorno sobre o investimento. Considere os benefícios a longo prazo, como redução de custos operacionais e melhorias na satisfação do cliente, para fazer uma avaliação justa do custo-benefício.

Verifique o suporte técnico e atualizações

Por fim, um suporte técnico responsivo e a disponibilidade de atualizações regulares são cruciais para manter seu sistema de gestão operando sem problemas ao longo do tempo. 

Um bom suporte técnico pode ajudá-lo a resolver rapidamente quaisquer problemas que surjam, enquanto atualizações regulares garantem que seu sistema permaneça atualizado com as últimas funcionalidades e melhorias de segurança.

Ao considerar esses critérios, você estará bem equipado para escolher um sistema de gestão que não apenas atenda às necessidades atuais da sua empresa, mas que também possa se adaptar e crescer junto com seu negócio no futuro.

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Ao escolher o sistema de gestão certo, você pode colocar “ordem na casa”, melhorar a produtividade, e garantir que sua empresa esteja no caminho certo para o crescimento e sucesso sustentáveis.

Avalie suas necessidades, considere os critérios acima, e não hesite em explorar as opções disponíveis para encontrar a solução que melhor atenda às necessidades do seu negócio.

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