Não há como negar que as planilhas cumprem um papel importante na rotina de quem precisa manter suas tarefas e processos bem organizados.
Não por acaso, elas fazem parte da rotina de muitos profissionais de marketing e vendas, permitindo o acompanhamento de métricas, análises de resultados e a consolidação de estratégias.
Quando falamos especificamente da área de vendas, esse recurso torna-se ainda mais importante, pois permite realizar uma série de controles essenciais para garantir que a equipe se mantenha organizada e a par de todos os processos comerciais.
Se você já usa as planilhas na sua rotina, mas quer explorar outras possibilidades dessa poderosa ferramenta, continue lendo e descubra como estruturar um modelo de planilha capaz de extrair insights importantes para o negócio.
Introdução à planilha de vendas: importância e benefícios
Muito além de registrar transações, as planilhas de vendas desempenham um papel fundamental na análise do comportamento dos clientes – ou potenciais clientes.
Trata-se de um componente importante para realizar segmentações, identificando padrões de compra e preferências, auxiliando na criação de estratégias de marketing mais personalizadas.
Outro aspecto é a capacidade da planilha de proporcionar uma visão ampla do ciclo de vida do cliente. Desde o primeiro contato até a pós-venda, ela registra interações, feedback e histórico de compras.
Assim, além de aprimorar o atendimento ao cliente, a adoção de planilhas também contribui para a construção de relacionamentos duradouros com a base de prospects.
Quando falamos de métricas-chave, como taxa de conversão, tempo médio de ciclo de vendas e eficácia de campanhas de marketing, as planilhas também contribuem para manter o acompanhamento de dados ao longo do período desejado.
O resultado é uma otimização constante dos processos e um aprimoramento da eficácia geral das operações comerciais.
E por falar em otimização de processo, a integração da planilha com ferramentas de análise de dados e Business Intelligence aprimora ainda mais a capacidade de extrair informações relevantes.
Além de permitir a criação de relatórios detalhados, gráficos e dashboards que simplificam a interpretação dos dados, gestores e equipes de vendas conseguem entender o desempenho das ações comerciais e identificar oportunidades de melhoria.
Definição de métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar
As métricas e KPIs de vendas ajudam na avaliação e no aprimoramento do desempenho da área comercial de uma organização, sendo a base para a tomada de decisões embasadas.
Ao acompanhar métricas específicas, como o volume de vendas, a taxa de conversão e a satisfação do cliente, fica fácil obter informações úteis para aprimorar suas estratégias.
Mas afinal: quais métricas devem ser priorizadas na área de vendas? Como acompanhá-las de forma constante e garantir que os esforços da equipe estão cumprindo os objetivos definidos?
Número de oportunidades abertas e concluídas
O número de oportunidades abertas e concluídas são um reflexo direto da eficácia do funil de vendas.
A monitorização constante desse indicador fornece caminhos claros para aprimorar a conversão de leads em clientes, identificando áreas que necessitam de otimização nos processos.
Ticket médio
O Ticket médio, por sua vez, oferece uma visão do valor médio de cada venda. A análise contínua desse indicador possibilita ajustes estratégicos na precificação e a identificação de oportunidades para aumentar o valor das vendas, contribuindo para um melhor retorno financeiro.
Custo de Aquisição por Cliente (CAC)
O CAC representa o valor médio gasto para adquirir um novo cliente e é calculado dividindo o custo total de aquisição (incluindo despesas de marketing, vendas e outros custos relacionados) pelo número de clientes adquiridos durante um determinado período.
Avaliar o investimento necessário para conquistar novos clientes é fundamental para garantir que os custos não superem os retornos, sustentando assim a saúde financeira do negócio.
Lifetime Value (LTV)
Já o LTV representa o valor total que um cliente médio agrega ao longo do relacionamento com a empresa.
O cálculo dessa métrica leva em consideração a receita gerada pelo cliente, menos os custos associados ao fornecimento de produtos ou serviços, além da retenção ao longo do tempo.
Sua comparação com o CAC oferece uma perspectiva aprofundada sobre a viabilidade a longo prazo das estratégias de aquisição de clientes.
Tempo médio de venda
Incorporar essa métrica em análises de desempenho permite uma avaliação mais precisa da eficiência dos processos de vendas.
Assim, o monitoramento contínuo do tempo médio de venda possibilita a identificação de áreas de otimização nos processos, contribuindo para a redução de ciclos de venda desnecessariamente prolongados.
Taxa de follow up
Já a taxa de follow up assume um papel significativo ao medir a consistência e eficácia das ações de acompanhamento após o contato inicial com o lead.
Um follow up eficaz pode contribuir para o aumento das taxas de conversão, viabilizando a construção de negociações produtivas com os potenciais clientes.
Canais de vendas
Os canais de vendas são os meios pelos quais uma empresa comercializa os seus produtos ou serviços aos consumidores.
Canais como e-mail, telefone, redes sociais, chatbots e parcerias com influenciadores são alguns exemplos de como uma empresa pode alcançar potenciais clientes.
Sendo assim, avaliar e acompanhar a entrada de novos consumidores a partir desses canais é indispensável para compreender o desempenho de cada um, permitindo a alocação eficiente de recursos e um bom retorno de investimento das ações de marketing e vendas.
Como estruturar uma planilha de vendas?
Agora que você já conhece as vantagens e a importância de utilizar uma planilha de vendas, vamos entender como colocar em prática esse instrumento tão importante para a área comercial!
Cabeçalho e títulos
Para começar, insira uma nova linha no topo da sua planilha e escreva “Planilha de Controle de Vendas”. Em seguida, reúna as células dessa linha para criar um cabeçalho destacado.
Nas células abaixo do cabeçalho, insira os títulos que serão atribuídos para cada coluna, como:
- Data;
- Produto vendido;
- Valor do pedido;
- Condição de pagamento;
- Desconto;
- Valor líquido da venda;
- Nome do vendedor;
- Percentual de Comissão;
- Valor da Comissão.
Formatação de colunas
Depois, selecione a coluna “data” e clique com o botão direito. Vá para “Formatar Células” e escolha o formato de data desejado.
Selecione as colunas relacionadas a valores (pedido, valor líquido, comissão) e formate como moeda. Clique na coluna “percentual de comissão” e formate como percentual.
Adicione cores à planilha
Além de melhorar a visualização, acrescentar cores à sua planilha de vendas ajuda a destacar células com informações importantes, como cabeçalho, totalizações, ou mesmo linhas específicas para evitar erros de preenchimento.
Acrescente as somatórias
Abaixo da tabela, insira linhas para as somatórias. Não se esqueça de utilizar fórmulas para calcular o total de vendas, total do valor líquido e total das comissões.
Adicione fórmulas de desconto e valor líquido
Supondo que a coluna de condição de pagamento seja a coluna E, e a coluna de valor líquido seja a coluna G, utilize a fórmula SE para aplicar desconto em vendas à vista:
=SE(E2=”à vista”; G2-(G2*5%); G2)
Fórmula de Comissão
Agora, supondo que a coluna de percentual de comissão seja a coluna I, e a coluna de valor líquido seja a coluna G, utilize a fórmula para calcular a comissão:
=G2*I2
Integre a planilha em sua rotina diária
Antes de usar a planilha regularmente, procure inserir alguns dados fictícios para testar todas as fórmulas e formatações.
Mantenha a planilha atualizada regularmente, inserindo novos dados conforme as vendas ocorrem. Isso garantirá que as análises sejam precisas.
Ao seguir esses passos, você terá uma planilha de controle de vendas funcional, formatada e pronta para ser usada em sua rotina diária de gestão de vendas.
Planilhas de vendas grátis
Como você viu, as planilhas de vendas permitem o controle sobre o desempenho comercial, permitindo o acompanhamento das metas de vendas, a projeção de vendas para períodos específicos e a melhoria no planejamento financeiro.
Além disso, esses componentes facilitam o gerenciamento da equipe de vendas, possibilitando a análise do desempenho individual, o cálculo de comissões e a tomada de decisões estratégicas para otimizar resultados.
Melhor ainda é poder utilizar esse recurso valioso de forma gratuita, não é mesmo?
Pensando nisso, disponibilizamos duas planilhas exclusivas e gratuitas para você: uma para que você tenha total controle do funil de vendas, e outra dedicada a acompanhar as atividades relacionadas ao CRM.
Planilha de funil de vendas
Acompanhar o funil de vendas é fundamental para ter uma visão abrangente desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento da venda, permitindo identificar áreas de melhoria, gargalos e oportunidades para otimizar o desempenho da equipe.
Ao oferecer uma visibilidade clara do processo, é possível compreender onde os leads podem estar encontrando obstáculos ou convertendo, permitindo o ajuste das táticas de vendas ao longo de todo o processo.
A nossa planilha de funil de vendas gratuita permitirá à você realizar essa gestão eficiente dos leads e oportunidades no seu funil de vendas, acompanhando todas as etapas do funil, monitorando o status de cada lead e claro, fechando muito mais vendas. Faça o download:
Planilha de CRM de Vendas
A fidelização do cliente, e fortalecimento de laços que aumentam a probabilidade de compras e recomendações, são só algumas vantagens de realizar uma boa gestão do relacionamento com leads e clientes.
Além disso, esse acompanhamento permite uma compreensão mais profunda das necessidades dos clientes, facilitando a personalização de abordagens e ofertas alinhadas com as expectativas individuais de cada cliente.
Com esta planilha gratuita, você poderá fazer o gerenciamento do relacionamento com os clientes de forma eficaz, realizando follow up das interações com pessoas e empresas e concluindo o fechamento de contratos com sucesso. Baixe agora:
Utilize um software de CRM em vez da planilha de vendas
Embora as planilhas ocupem um lugar importante na rotina dos profissionais de vendas, existem soluções tecnológicas que permitem ir além, proporcionando um controle automatizado de cada etapa do processo de vendas.
Uma das principais vantagens está na centralização de dados, uma vez que o CRM reúne todas as informações sobre leads e clientes em um único sistema, evitando a perda de dados importantes e proporcionando acesso rápido e consistente aos dados.
Além disso, a automação de processos é uma característica que se destaca nos softwares de CRM, sobretudo quando o assunto é agilizar as atividades habituais, como o envio de e-mails, atribuição de leads, acompanhamento de atividades e lembretes automáticos.
Ferramentas como o Ploomes, além de automatizar processos de ponta a ponta, permite que a delegação de tarefas, o acompanhamento de oportunidades, a definição de prazos e a passagem de bastão se transformem em ações automatizadas.
Que tal sair das planilhas e ter mais controle sobre suas vendas com o Ploomes? Conheça a ferramenta e centralize toda a sua operação comercial!
