Uma das grandes preocupações de gestores de diversas áreas ao contratar um sistema é conseguir conectar o fluxo de informações de maneira precisa entre outros sistemas já existentes no contexto da empresa. A grande maioria das empresas de SaaS (Software as a Service) possui uma série de integrações nativas no estilo plug and play desenvolvidas por uma das partes para facilitar a vida do usuário e agregar valor ao serviço oferecido. Porém o que acontece quando o seu sistema não está nas nuvens ou não existe uma integração nativa entre os dois sistemas?... Leia mais
Em empresas de SaaS, onde a utilização do software pode exigir certa prática por sua complexidade, é comum que os clientes precisem de orientações durante a suas jornadas de compra. E, considerando que a atuação desse segmento é predominantemente online, quando isso acontece, os consumidores recorrem aos canais de serviço ao cliente (Customer Support) disponíveis também online para tirar suas primeiras dúvidas sobre o produto. Este seria, portanto, o primeiro contato do potencial usuário com o lado “humano” do SaaS. ... Leia mais
Até aqui imagino que você já tenha um
certo conhecimento sobre o
conceito de sistema de CRM e, portanto, está buscando se aprofundar
mais sobre o que esta plataforma é capaz de fazer.... Leia mais
Uma das grandes preocupações de gestores de diversas áreas ao contratar um sistema é conseguir conectar o fluxo de informações de maneira precisa entre outros sistemas já existentes no contexto da empresa. A grande maioria das empresas de SaaS (Software as a Service) possui uma série de integrações nativas no estilo plug and play desenvolvidas por uma das partes para facilitar a vida do usuário e agregar valor ao serviço oferecido. Porém o que acontece quando o seu sistema não está nas nuvens ou não existe uma integração nativa entre os dois sistemas?... Leia mais
Em empresas de SaaS, onde a utilização do software pode exigir certa prática por sua complexidade, é comum que os clientes precisem de orientações durante a suas jornadas de compra. E, considerando que a atuação desse segmento é predominantemente online, quando isso acontece, os consumidores recorrem aos canais de serviço ao cliente (Customer Support) disponíveis também online para tirar suas primeiras dúvidas sobre o produto. Este seria, portanto, o primeiro contato do potencial usuário com o lado “humano” do SaaS. ... Leia mais
Até aqui imagino que você já tenha um
certo conhecimento sobre o
conceito de sistema de CRM e, portanto, está buscando se aprofundar
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Grande parte das empresas costuma
analisar a saúde do seu departamento comercial exclusivamente a partir dos
resultados de vendas. Soa moderno contratar pessoas e dar total flexibilidade,
apenas acompanhando a entrega final, mas dessa forma você não conseguirá criar
um processo replicável e, pior ainda, poderá perceber problemas graves de forma
tardia.... Leia mais
Uma interface intuitiva ajuda, mas é longe de ser suficiente
O problema mais frequente com sistemas de CRMs na atualidade é bastante
conhecido pelo mercado: o usuário final dificilmente engaja de fato na
ferramenta.... Leia mais
A Importância do E-mail nos Dias Atuais: Ainda é
relevante?
Um relacionamento entre empresa e comprador é firmado por meio do contato entre as duas partes. Muitas vezes este contato é feito através de e-mails, o que tornou essa a ferramenta de mensagens de maior importância no mundo corporativo.... Leia mais
É sempre importante trabalhar lado a lado com o cliente, para reduzir custos e não preços. Por isso, saber com quem você está lidando ganha uma relevância maior. Quanto mais uma empresa conhece seu cliente, maiores são as chances de entender e corresponder à sua real necessidade. É justamente isso que um CRM na indústria te proporciona.... Leia mais
Desde a popularização do computador pessoal na década de 80, a inovação tecnológica revolucionou quase todas as formas de trabalho. Se tudo isso começou com a necessidade de automatizar tarefas repetitivas, calcular de forma mais rápida e guardar informações digitalmente, hoje a tecnologia possui um papel muito maior e abrangente.... Leia mais
Façamos uma conta simples.Suponhamos que, em sua empresa, entre as demais atividades do dia, 6 profissionais geram propostas comerciais. Mantendo a linha conservadora, digamos que cada uma delas gera, em média, 4 propostas por dia. Se acrescentarmos a este cenário o valor da hora de cada profissional e o tempo dedicado à geração de cada proposta, conseguimos então chegar ao seu custo de geração de propostas comerciais mensal. Continuemos então a suposição destes dados:O custo médio da hora de cada profissional de vendas CLT é de R$25,00. O tempo médio para a geração de uma proposta comercial sua é de 15 minutos. Calculemos:
Total de propostas geradas por mês
528
6 (profissionais) * 4 (propostas por dia)* 22 (dias úteis do mês)
Custo da geração de uma proposta
R$ 6,25
0,25 (15 minutos para a geração de uma proposta) * 25 (custo da hora de um profissional)
Custo de geração de propostas comerciais mensal
$ 3.300,00
Resultado da multiplicação dos valores encontrados acima
Assim, chegamos ao custo direto de R$3.300,00 mensais de geração de propostas. (Clique aqui para calcular o seu custo real).O termo “direto” significa que limitamos o cálculo apenas às horas dedicadas dos profissionais a esta atividade. Entretanto, esse custo mensal total ainda sofre acréscimos por fatores de influência indireta, como por exemplo a redução da taxa de conversão causada por:
Erros de digitação;
Lentidão no envio de uma proposta comercial a um prospect;
Perda de documentos ou de versões anteriores;
Falta de acompanhamento (follow-up).
Contabilizar esses valores faz sentido uma vez que são erros eliminados pela automação de propostas comerciais, o que os classifica como custos de oportunidade para aqueles que não se utilizam desta tecnologia. Afinal, como funciona a automação de uma proposta comercial?Primeiramente, separemos um modelo de proposta comercial em 3 partes:
Valores fixos. São aqueles valores que sempre serão os mesmos de uma proposta para outra.
Variáveis automáticas. Embora esses dados se alterem de uma proposta para outra, eles não são preenchidos à mão, mas puxados de uma base de dados de clientes, por exemplo.
Variáveis a preencher. São os dados variáveis (alteram-se de uma proposta para outra) que necessariamente são inseridos manualmente.
Observe o exemplo de modelo de proposta a seguir com cores correspondentes às partes acima:Modelo de proposta exemplo
Proposta comercial#1421/18Direcionada àAcme, a/c. Leandro AugustoDados do clienteCNPJ: 984.658.852/0001-41Endereço: Lugar nenhum, 14 – Cidade inexistente – SCIntroduçãoÉ com muito prazer que, a seguir, disponibilizamos os valores […]Escopo do projetoPara o alcance dos objetivos da Acme, os serviços serão aplicados…Condições comerciaisForma de pagamento: 8 parcelas de R$100,00Atenciosamente,
Octavio Garbi
octavio@ploomes.com
Uma ferramenta de automação de propostas pergunta ao usuário o mínimo de dados possível para a geração deste documento. Observe o formulário abaixo.Formulário exemplo
Cliente
Selecione…
Escopo do projeto
Insira o texto
Forma de pagamento
Selecione uma opção ⤋
Para uma ferramenta de automação de propostas comerciais que conta uma base de dados de clientes e produtos/serviços, esse formulário já seria suficiente para a geração do modelo acima. Quando juntamos isso ao fato de que todas as propostas e suas revisões são armazenadas dentro destes sistemas, embasamos então o argumento de que o uso desta tecnologia elimina todos os “custos indiretos” citados anteriormente neste post.É o amadurecimento de gestores (que cada vez mais enxergam a relevância na utilização deste tipo de sistema) que incentiva o aumento da oferta destas plataformas. Hoje, já há diversas opções no mercado de soluções internacionais como PandaDoc e NiftyQuoter ou nacionais como Proposital, SalesDocs.io e Ploomes. Se você acha que já escuta com frequência sobre automação de propostas, saiba você ainda está em tempo de se tornar um dos primeiros a falar deste assunto.... Leia mais
Se sua empresa já utiliza ferramentas de CRM há algum tempo, são grandes as chances dela se encaixar em um dos dois cenários abaixo:
O CRM faz tudo o que a sua empresa precisa, mas não tem adesão dos usuários e o custo é extremamente alto;
Seus usuários usam e gostam do CRM, o investimento é baixo, mas as limitações de funcionalidade forçam você a sempre buscar soluções em outros lugares.
A dominação dos extremos está relacionada a uma história de evolução e revolução no mundo do CRM. Entretanto, o amadurecimento do mercado possibilitou o surgimento do caminho do equilíbrio.
Por que o mercado foi dominado por extremos?O mercado de CRM surgiu na década de 90 e foi dominado, desde então, por gigantes como Salesforce, Oracle, SAP e Microsoft. Com o objetivo de atuar em um mercado de maior poder financeiro, o foco dessas empresas girou em torno do desenvolvimento de funcionalidades e flexibilização das ferramentas para que pudessem atender necessidades mais específicas de seus clientes de grande porte.
Este processo resultou em ferramentas extremamente complexas e engessadas, que quase sempre demandavam a presença de consultorias especializadas em projetos de implantação. Para empresas de pequeno e médio porte, isso significava que elas haviam sido deixadas de lado.
A partir de 2009, entretanto, o cenário começou a mudar. De olho neste mercado carente, diversas startups, como Pipedrive e Insightly, começaram a surgir. Suas estratégias de crescimento se basearam em um posicionamento oposto ao que existia no mercado até então:
Em vez de sistemas complexos, sistemas extremamente simples;
Em vez de implantações longas e caras, implantações de um dia realizadas pelo próprio usuário;
Em vez usabilidade engessada, intuitividade desde o primeiro instante.
A estratégia funcionou de forma espetacular e fez os gigantes tradicionais repensarem suas estratégias, mas também foi responsável pela polarização do mercado em dois tipos de CRM: Enterprise (caro, complexo e poderoso) e Self-service (barato, simples e limitado).O caminho do equilíbrio
Após diversos anos vivendo nesta dicotomia, o amadurecimento das empresas em termos de CRM fez com que os usuários de ferramentas Enterprise passassem a enxergar o valor da intuitividade, já que, sem ela, a plataforma tendia ao completo abandono. No outro extremo, aqueles até então supridos por soluções Self-service começaram a sentir a necessidade de um sistema mais completo e robusto.
Este aparente paradoxo foi o responsável por abrir caminho para um novo tipo de CRM no mercado, ao qual chamamos de CRM Transacional.
O grande objetivo deste novo formato é preservar funcionalidade sem causar danos à usabilidade.
Para que você entenda o que muda entre cada tipo de CRM, preparamos uma pequena tabela comparando cada formato dentro de 4 quesitos: usabilidade, funcionalidade, implantação e investimento.
Self-service
Transacional
Enterprise
Usabilidade
Compreensível em um dia sem material externo.
Compreensível em um dia sem material externo.
Exige treinamento e dias de uso até o entendimento completo.
Funcionalidades
Pouco configurável e focado em gestão comercial simples
Bastante configurável, traz tanto gestão comercial quanto controle operacional de vendas
Totalmente configurável e, em casos avançados, pode ser programado por desenvolvedores para novas possibilidades
Implantação
Totalmente por conta do usuário. Disponibiliza materiais online.
Mix de implantação remota com materiais online.
Consultoria especializada in loco.
Custo
Entre 20 e 50 reais por usuário por mês. Sem custos de implantação.
Entre 50 e 100 reais por usuário por mês. Implantações gratuitas ou que chegam a R$2.000,00
A partir de R$ 100,00 por usuário por mês, com implantações que podem variar entre R$10.000,00 a alguns milhões, dependendo do porte da empresa
Em resumo, o CRM Transacional surgiu para sanar o gap que existia entre os CRMs Enterprise e Self-service. Ele é mais indicado para empresas com equipes comerciais a partir de 4 pessoas, e começa a enfrentar dificuldades em equipes de 200 usuários ou mais.
Se você deseja conhecer outras ferramentas neste formato, verifique empresas como Nectar CRM, Base CRM e o próprio Ploomes.
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A escolha de um CRM é um momento importante e decisivo para qualquer equipe, uma vez que envolve uma série de fatores. Nesse momento, lida-se com a substituição de um sistema antigo que geralmente já não atende às necessidades, mas é velho conhecido de todos da empresa. Algo semelhante ocorre com o caso das planilhas que, embora não sejam a ferramenta mais apropriada para o controle comercial, tornam-se atrativas ao passo que sua aplicação no dia a dia está internalizada e não há necessidade de um processo de aprendizado para seu uso.É natural, então, que essa fase cause certo receio em toda a equipe, que geralmente está focada nas tarefas do dia a dia para bater as metas no final do mês e muitas vezes não consegue enxergar a importância da substituição da tecnologia utilizada. A implantação de um novo sistema é momento determinante para o sucesso de todo o trabalho futuro com a nova solução, e por isso precisa acontecer de forma estruturada.Se você está pensando em contratar um sistema de CRM, confira algumas dicas da equipe de Pós Venda da Ploomes para saber o que fazer depois de encontrar a plataforma ideal para seu negócio.A ImplantaçãoAssim que acontece a escolha do CRM a ser utilizado, tem-se início um passo muito importante em direção ao sucesso de uso: a implantação. É o momento em que um especialista no sistema escolhido fará uma análise específica do seu modelo de negócio e ramo de atuação, e poderá, através de sua experiência indicar as melhores práticas para que atendam as necessidades do cliente e permitam a conclusão do processo de implantação dentro do menor período de tempo possível, e com a maior economia de recursos humanos e materiais. É um momento intenso que exige dedicação e esforço de todos da equipe, mas que traz resultados no curto, médio e longo prazo, como a familiarização da equipe com as funcionalidades, a motivação para a continuidade do uso e então a possibilidade de usar informações em análises estratégicas.A figura do ImplantadorPara que esse processo aconteça da melhor forma, além da figura do especialista no sistema, é de suma importância que seja feita a escolha de um implantador dentro da equipe. Essa pessoa será responsável por fazer a ponte entre o fornecedor do sistema e sua própria equipe, apresentando demandas, particularidades do dia a dia de funcionamento de sua empresa e dentro disso, alinhando expectativas de resultados. Além disso essa pessoa terá o papel de envolver os demais colegas no processo, por isso precisa estar motivado e com vontade de aprender. Recomenda-se então que seja um papel ocupado pela gestão da empresa e/ou da equipe de vendas, pois espera-se que a pessoa tenha conhecimento do processo, da equipe e de quais são os objetivos da área. É importante citar também que a figura do implantador também é responsável por compilar o conhecimento gerado durante o processo, a fim de disseminá-lo da melhor forma dentro de sua empresa, garantindo a continuidade de uso do sistema para os próximos membros da equipe. A definição de papéisNesse sentido uma grande responsabilidade do implantador é a definição de papéis para cada usuário do sistema. Isso significa que ele deve analisar a equipe com base nas atividades diárias de cada um, e definir, dentro disso, como cada um utilizará o sistema, quais são as responsabilidades de cada membro da equipe, em qual momento e de que forma isso deverá aparecer na ferramenta.É uma postura importante para o alinhamento do grupo, o que facilita a familiarização com o sistema a continuidade da utilização e da gestão, pois cria padrões de uso que poderão ser analisados para obter informações estratégicas, também permite o direcionamento da equipe, deixando claro quais são as atividades realizadas dentro de um programa, e permitindo que seja dado um feedback a respeito do que ficou faltando.PlanejamentoCom isso em mente tem-se início o processo de Implantação em si, que geralmente se divide em momentos de diagnóstico e mapeamento de processos, customização e treinamento.Na Ploomes a etapa inicial da Implantação é chamada de Planejamento, e é composta por uma conversa entre o especialista e o implantador na qual são alinhadas as expectativas da empresa com a utilização do sistema e particularidades do dia a dia da equipe de vendas que trabalhará com a ferramenta: o que a empresa faz, como acontece a entrada de clientes, como funciona o processo comercial, quantos usuários terão acessos, como o trabalho é feito hoje, necessidades de automações e inclusão de dados, e por fim, qual o gatilho chave para que o usuário identifique que a implantação do sistema deu certo em sua empresa. É nessa fase também que será traçado um planejamento de duração do processo de implantação, tendo em vista as necessidades específicas e complexidade de cada negócio.Configuração Com base nos insights gerados na fase de Planejamento parte-se para a etapa de Configuração, na qual a conta será parametrizada de acordo com as necessidades mencionadas. É uma etapa importante principalmente na implantação de sistemas que permitem um nível elevado de configuração, pois é o momento de adequar a ferramenta às necessidades da empresa de forma estrutural, ou seja, essa fase contribuirá para deixar o trabalhodiário o maisnatural possível. Ao identificar-se com os parâmetros encontrados no sistema, a definição de papéis dos membros da equipe fará sentido e adoção de uso será facilitada, uma vez que a ferramenta estará pronta para receber as atividades do dia a dia. Usabilidade Depois de feita a configuração da conta, é o momento de simular o processo da equipe de forma prática dentro da ferramenta. Nesse momento ocorrerá de fato a definição do que cada usuário será responsável por fazer no sistema, em que momento ele deve atuar, e quais serão os resultados buscados através das atividades pelos gestores. Nesse momento o implantador estará munido de conhecimentos e materiais, e deve usá-los para montar um treinamento prático para sua equipe, de acordo com o formato preferido pelos usuários. É nesse ponto também que serão testados na prática todos os parâmetros definidos e as formas de utilização, a fim de aproveitar o momento de início de input das informações na conta para fazer quaisquer ajustes que sejam necessários. AdoçãoPassadas todas as fases da Implantação, o cliente está apto a migrar para o processo de Adoção, no qual será acompanhado por um especialista ao longo do tempo, que o ajudará a validar se os objetivos definidos durante o processo anterior estão sendo atingidos, e de que forma ele poderá ter um rendimento cada vez maior dentro das possibilidades oferecidas pelo sistema. É possível perceber assim que o processo de Implantação é definitivo para o sucesso da utilização de uma ferramenta de CRM e que garante o alinhamento entre os resultados esperados e as possibilidades dadas pelo sistema, permitindo que todos os envolvidos se beneficiem e evitem o retrabalho e a frustração trazido pela troca de ferramenta. Nesse sentido a participação de todos os membros da equipe de forma comprometida, assim como a figura do gestor e do especialista selecionado pela empresa fornecedora do sistema torna-se chave para o bom andamento do processo. Portanto no momento da contratação de um CRM considere em sua análise empresas que trabalham com uma metodologia de implantação, valorizando esse quesito ao fazer a sua escolha. ... Leia mais
Se sua empresa é como a maioria, seus colaboradores ainda criam propostas comerciais e orçamentos usando Word, Excel ou PowerPoint.
Embora estas sejam ferramentas fantásticas, elas apresentam diversos problemas quando usadas para este fim:
Excesso de tempo gasto: para cada proposta a ser gerada, é necessário reescrever todos os dados do cliente, inserir produtos e serviços com suas respectivas informações, calcular preços na mão, ajustar visual, escrever textos, etc.
Erros: para tentar reduzir o tempo, os colaboradores começam a copiar e colar informações de outros documentos, ou até mesmo copiar um arquivo inteiro e modificar a proposta a partir dali. Neste processo, eles esquecem de trocar o nome do cliente ou de refazer um cálculo, causando o envio de um preço errado.
Dificuldade de armazenamento e busca: o mais comum é anexar arquivos em pastas compartilhadas, já que você precisa ter todos os documentos guardados de forma segura. Neste formato, entretanto, fica muito complicado encontrar propostas antigas e praticamente impossível extrair qualquer tipo de inteligência e relatório dali.
O que é Automação de Propostas?Automação de Propostas é um tipo de sistema criado justamente para resolver os problemas citados acima e focado na equipe comercial.
Você pode guardar todos os modelos de proposta que sua empresa usa no dia a dia dentro de sistemas de Automação de Proposta. Cada modelo possui o que chamamos de variáveis, ou seja, espaços que serão substituídos de forma automática por informações do cliente, dos produtos/serviços contidos na proposta, do usuário que gera a proposta, entre outros.
Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas. É muito comum que você consiga, inclusive, migrar dados de clientes/produtos/serviços de outros sistemas para lá de forma massiva, assim você não precisa começar do zero.
Além do preenchimento de dados automático, as ferramentas mais avançadas também oferecem cálculos de preço e imposto, bem como a criação de outras regras definidas por sua empresa, como controle de descontos oferecidos, formas pré-definidas de pagamento, entre outros.
Por fim, as melhores ferramentas de Automação de Proposta também oferecem a possibilidade de acompanhar a evolução de cada proposta, indicando se uma proposta foi convertida em venda ou não, por exemplo, além de oferecer relatórios para análises mais gerenciais.
Por que contratar uma ferramenta do tipo?Após a contratação de uma ferramenta de automação de propostas, você deverá notar as seguintes evoluções:
Diminuição drástica no tempo de geração de proposta a partir das automações de dados e cálculos;
Fim dos erros de português, de cálculo e de informações provindas da cópia de uma outra proposta;
Padronização visual das propostas enviadas por sua equipe
Organização e facilitação nas buscas por propostas enviadas;
Controle sobre o andamento das propostas enviadas;
Relatórios geral das propostas comerciais.
Que empresas podem se beneficiar da Automação de Propostas?
Indústrias e grandes escritórios de representação/revenda: estas empresas geralmente automatizam suas propostas comerciais por ERPs, mas o acompanhamento é pobre, existe limitação visual, pouca liberdade para propostas que fogem do padrão e por isso, podem se beneficiar muito de uma ferramenta mais moderna. CRMs com Automação de Proposta são capazes de tirar o vendedor do ERP e centralizar a vida dele em uma única ferramenta.
Serviços Serializados (softwares, medicina ocupacional, eventos, Rádio e TV, entre outros): essas empresas possuem preços e serviços bem definidos, e são extremamente propícias a automatizar propostas, já que não são atendidas por ERPs atualmente. A substituição do CRM atual por um que automatize propostas é o caminho mais tradicional.
Serviços não serializados (engenharia, agências de marketing e desenvolvimento, consultorias): estes casos são mais difíceis de automatizar, pois as propostas variam bastante de uma pra outra. Entretanto, existem soluções flexíveis que trazem um esqueleto mínimo e permitem ao usuário realizar grandes modificações visuais como em um editor de documentos.
Comércio e pequenos escritórios de representação/revenda: nestes casos, um ERP ainda não é uma ferramenta viável. Por isso, você pode começar desde já a automatizar suas propostas a um custo muito menor em uma ferramenta muito mais rápida e fácil de implantar
Processo de contratação e implantaçãoAs grandes empresas de CRM tradicionais do mercado possuem ferramentas para automação de propostas, mas costumam ser extremamente caras e com baixa adesão do usuário.
Prefira ferramentas mais modernas e simples de usar e implantar. A maioria delas funciona online e realiza cobranças mensais.
A implantação costuma ser bastante simples e dura poucos dias, com exceção dos casos de indústrias com regras de imposto complexas. Neste cenário, pode tomar um pouco mais de tempo e capital humano.
Se você deseja se preparar melhor, tenha os seguintes itens em mãos:
Modelos de propostas definidos (geralmente, Word ou Excel. A maioria das ferramentas não trabalha com formatos de PowerPoint);
Base de produtos, se for necessário, disponível em Excel;
Se você quiser automatizar precificação, é importante ter regras de preço formalizadas.
Vinicius Sampaio
Mariana Ruiz
Ploomes Sistemas Empresariais
Gustavo Félix
Matheus Pagani
Fábio Diniz
Mariana Bernardi