Administrar uma empresa nunca foi, tampouco será, uma tarefa simples. É por esse motivo que, constantemente, são criadas metodologias, ferramentas e tipos de automação para facilitar e otimizar o trabalho de toda a equipe gestora.
As possibilidades são quase infinitas: tudo depende de qual é o seu cenário, sua rotina e recursos disponíveis para investimento. O mais interessante é que isso pode ser aplicado a qualquer empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Para lhe ajudar com isso, neste post veremos quais são os principais tipos de automação em que uma empresa precisa investir, e qual é a sua importância. Continue lendo e confira!
A automação e os seus benefícios
Para começarmos a falar de automação de processos, é necessário introduzir o conceito — que é bem simples, inclusive. A automação se refere a utilização de tecnologias, sistemas computacionais e bancos de dados para tornar automáticas as tarefas cotidianas de uma empresa.
Isso pode ser aplicado a processos de produção, prestação de serviços, gestão etc., otimizando, assim, tarefas maçantes, burocráticas e que apresentam potencial risco de falha humana.
Os benefícios de se adotar os diferentes tipos de automação de processos são inúmeros, mas podemos começar citando a redução do tempo de produção.
Não apenas no ato da execução das tarefas, mas também em seu início, quando ainda está em fase de planejamento, na aquisição de insumos, na produção em si, até na estocagem, na venda e no pós-venda.
Além disso, há a possibilidades de usar indicadores de performance para avaliação e supressão de gargalos nos processos. O monitoramento dos dados pode ocorrer em tempo real, o que permitirá tomadas de decisão bem mais ágeis.
Falando apenas da gestão de uma empresa — principal ponto em que a automação se torna indispensável —, encontramos uma economia de tempo e recursos financeiros e, principalmente, um aumento no faturamento.
Principais tipos de automação para se investir em empresas
1. Automação de vendas
Vender é um processo que tem múltiplas características, podendo ser total ou parcialmente automatizado, a depender da necessidade da empresa interessada. Nesse sentido, a automação de vendas se faz essencial.
Em ambas as circunstâncias — visando evitar uma falha na implantação —, é indicado a orientação de um profissional, que classificará o negócio em um dos modelos a seguir:
No-touch
Esse é o caso de quanto o cliente faz o trabalho de compra de um produto ou serviço sem nenhum contato humano. Um bom exemplo disso é uma loja on-line, em que o consumidor entra, escolhe um produto, efetua a compra e aguarda pela entrega, tudo de forma autônoma.
Low-touch
Se, em algum momento, o potencial cliente precisa entrar em contato com um atendente humano para finalizar o processo de compra ou tirar alguma dúvida quanto a um produto, quer dizer que o processo não é totalmente automatizado, mesmo havendo um baixo envolvimento. Esse é o caso de um caixa de supermercado, por exemplo.
High-touch
Trata-se do processo em que haverá, de fato, interação humana para fechar um negócio. Modelo muito utilizado por empresas que oferecem produtos de SaaS, por exemplo, em que o sucesso do cliente é garantido pela interação com um especialista.
Mesmo em modelos como esse, vale dizer, é possível ter parte do processo de venda automatizado.
Field-sales
Aqui a interação humana é indispensável — uma realidade em grandes empresas de infraestrutura e serviços complexos. Ainda assim, uma parte do processo pode ser automatizado. Afinal, todos os dados sempre devem ser armazenados, analisados e utilizados em favor do negócio e do cliente.
2. Automação de marketing
Com o aumento constante do acesso à internet, surgiram diversos meios de se criar estratégias de marketing e, consequentemente, aumentar as oportunidades de negócios.
Um sistema de automação de marketing, por exemplo, utiliza os leads — ou oportunidades de negócios — para criar meios de interação para conversão de vendas.
Essa conversão é feita, na maioria dos casos, com o disparo de e-mails personalizados para a nutrição do vínculo entre a empresa e os potenciais clientes.
Existem vários outros recursos em ferramentas de automação de marketing, tudo depende da ferramenta escolhida e da estratégia da empresa. Redes sociais, formulários de captação de leads, landing pages etc. — todos são bons exemplos de recursos que podem ser automatizados.
3. Automação de propostas
Em muitas empresas, é comum criar propostas comerciais em uma planilha eletrônica ou mesmo em um processador de textos. Com poucos clientes, isso pode até dar certo — mas por um tempo. Chegará um momento em que existirá uma enorme quantidade de arquivos em seu computador.
Então como localizar, filtrar ou relacionar tudo isso?
É aqui que um sistema criado exatamente para essa tarefa será necessário. Procure uma solução que seja flexível, personalizável e, principalmente, que possibilite o armazenamento e a recuperação das informações rapidamente, como o sistema de automação de propostas do Ploomes.
4. Automação de contratos
Quando existe uma transação comercial — principalmente em se tratando da prestação de serviços ou fornecimento constante de um produto —, é de suma importância que ambas as partes envolvidas nesses ciclos de vendas sejam asseguradas por um contrato.
Quanto a isso, o sistema de automação de contratos não apenas gera, imprime e arquiva o documento, mas também realiza o controle de validades, oferece a opção de aditamentos (quando se acrescenta um prazo maior ou reajuste financeiro) ou supressões.
5. Automação via API
API é a sigla para Interface de Programação de Aplicações, algo que proporciona maior flexibilidade para desenvolvedores de software. É por meio das APIs que ferramentas de automação conseguem importar notas fiscais eletrônicas geradas no site da SEFAZ, por exemplo.
Bons sistemas de automação — quando necessário — proporcionam diversas integrações via API e facilitam ainda mais a vida dos gestores.
Entretanto, existem cenários em que o uso desse tipo de recurso não é necessário. Assim, mais uma vez, é importante se lembrar da importância de consultar um profissional antes de fechar um contrato.
6. Automação de relacionamento com o cliente
Não basta apenas criar propostas, contratos e realizar vendas. O mercado é competitivo e inova a todo momento, logo, um atendimento personalizado faz toda a diferença.
Com tanta informação sendo gerada, um sistema integrado que gerencie o relacionamento com o cliente (também chamado de CRM) é uma ferramenta indispensável. Afinal, ele armazena todo histórico de interações com o cliente e as exibe em uma linha do tempo.
Além disso, possibilita o registro e a visualização das especificidades de cada um, como horários ideias para contato, preferências etc. Uma forma de entender melhor quais são as suas necessidades e em que momento sua empresa poderá ajudá-lo.
Veja também: Vale a pena investir na automação de pagamentos para empresas?
Uma dica: prefira sempre sistemas integrados
Diante de tantos tipos de automação nos processos gerenciais de uma empresa, muita informação é gerada e armazenada. Assim, o sistema ideal é aquele que trabalha com módulos integrados, mas possui apenas um banco de dados, centralizando todas essas informações e reduzindo o risco de redundância das informações.
Informe-se sobre os tipos de automação do mercado
Falar sobre os diversos tipos de automação de processos gerenciais é muito importante, principalmente quando se trata da necessidade do seu uso em empresas de pequeno e médio porte.
Afinal, como vimos, eles serão um diferencial para sua produtividade e organização, além de de demonstrar sua seriedade e profissionalismo a seus clientes e concorrentes. Pense nisso!
Enfim, gostou do nosso artigo? Agora que já entende os principais tipos de automação, aproveite para entrar em contato conosco e veja como podemos lhe ajudar com isso!
